Problemi di competenze e risorse frenano l'eGov: le soluzioni

Osservatorio eGovernment 2013-2014

I risultati della ricerca dell’edizione 2013-14 dell’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano dimostrano che c'è bisogno di individuare modelli organizzativi ed economici per rendere sostenibile alla PA la gestione dell’innovazione. E così favorirne l’omogeneità territoriale. Necessario anche definire una comunicazione più efficace dei benefici per i cittadini, con forme di partecipazione alla creazione dei servizi

di Michele Benedetti, Responsabile della Ricerca dell'Osservatorio eGovernment

I risultati della ricerca dell’edizione 2013-14 dell’Osservatorio eGovernment riflettono la necessità di individuare modelli organizzativi ed economici volti a rendere sostenibile per la PA la gestione dell’innovazione e a favorirne l’omogeneità territoriale, e la necessità di definire una comunicazione più efficace dei benefici per i cittadini derivanti da una PA digitale, prevedendo forme di partecipazione nella definizione dei servizi.

Dall’ascolto del Web, effettuato tra novembre 2013 e maggio 2014 (analisi di oltre 730.000 commenti pubblicati sui Social Network da parte di utenti italiani che discutevano esplicitamente di Pubblica Amministrazione e PA digitale) emerge un giudizio complessivamente negativo sulla PA, tanto più se digitale. Le riforme annunciate negli ultimi mesi hanno però notevolmente migliorato il sentiment. Dai commenti positivi emerge un apprezzamento per gli sforzi fatti in tema di digitalizzazione e per le connesse potenzialità di semplificazione che possono comportare anche vantaggi economici non trascurabili. Tra le note dolenti, invece, sia i limiti infrastrutturali, sia i ritardi registrati. Infine, una quota non indifferente di soggetti rimpiange il vecchio sportello, lamentando la scomparsa del rapporto personale con la PA. In questo contesto, come si sta muovendo la Pubblica Amministrazione? L’indagine  dell’Osservatorio eGovernment evidenzia che circa il 60% degli Enti ha sviluppato progetti di innovazione nell’ultimo anno e di questi, il 50% sta gestendo più di un progetto e ci sono Comuni che ne hanno attivi più di cinque contemporaneamente.

Tuttavia, meno del 33% dei Comuni dichiara di aver portato a termine con successo più del 75% dei progetti avviati negli ultimi 3 anni e uno su quattro non è riuscito a portarne a termine nessuno.  La principale criticità sembra risiedere nella mancanza di competenze e risorse. Criticità che diventano difficilmente gestibili nei Comuni con meno di 10.000 abitanti, dove più dell’80% non ha istituito un ufficio dedicato all’innovazione. E così, se da una parte i nuovi finanziamenti europei rappresentano una grossa opportunità per la PA italiana che vuole cambiare, dall’altra il rischio di non riuscire a coglierla è alto, visto che solo il 12% degli Enti dichiara di essere sufficientemente strutturato per affrontare un progetto in autonomia. Quando però si lavora insieme ad altre Amministrazioni, questa percentuale sale al 67%. La collaborazione tra Enti sembra quindi essere la strada giusta per migliorare i processi di innovazione della PA: il 92% di chi l’ha sperimentata ha rilevato una riduzione dei costi dell’ICT e un miglioramento nella qualità dei servizi.

Una forma di collaborazione promossa oggi dalla recente legge Del Rio, è la Gestione Associata delle funzioni comunali, in grado di offrire agli Enti possibilità che, se adottate, potrebbero generare forti risparmi nella finanza pubblica. Se dalla previsione giuridica e dalla teoria, però, si passa a considerare le pratiche effettive, si deve riconoscere che il grado di utilizzo degli istituti previsti dalla legislazione è ancora relativamente limitato. I Comuni sono oggi sempre più sollecitati ad approntare forme integrate finalizzate alla gestione delle funzioni e dei servizi comunali. Il 55% delle aggregazioni interpellate dall’Indagine (i cui 105 rispondenti si ripartiscono equamente tra Unioni dei Comuni e Comunità Montane) ha evidenziato l’intenzione di modificare l’attuale assetto della Gestione Associata, nella maggior parte dei casi, passando da comunità o convenzione in Unione dei Comuni.

La Gestione Associata delle funzioni comunali  potrebbe favorire il processo di riuso di soluzioni innovative, che oggi rimane appannaggio del solo 16% dei Comuni, i più strutturati, questo ancorché il 47% dei rispondenti affermi di avere intenzione di acquisire una soluzione a riuso. Emerge pertanto come la propensione dichiarata non si concretizzi poi nella scelta della pratica del riuso, nonostante coloro che hanno optato per tale scelta si dichiarino soddisfatti, evidenziando soprattutto benefici di tipo economico. La maggiore criticità percepita da chi ha affrontato un processo di riuso risulta essere la formazione del personale all’utilizzo delle nuove soluzioni, indicata da un Ente su due. Seguono le difficoltà di gestione del processo di introduzione della soluzione e quelle per ricercare le soluzioni a riuso.  I dati rilevano come l’approccio al Riuso sia ancora molto destrutturato: il 50% dei degli Enti viene a conoscenza delle soluzioni esistenti tramite passaparola, mentre solo il 17% tramite la consultazione del catalogo AgID. Quanto riportato porta a considerare come il riuso sia ancora una pratica complessa, che richiede differenti competenze per poter essere intrapresa, anche a causa dalla forte destrutturazione delle fasi del processo. Tale complessità è fortemente percepita dalle Amministrazioni, che in due casi su tre dichiarano di dover investire abbastanza o molto, in termini di tempo e risorse economiche, per affrontare un processo di riuso.

L’edizione di quest’anno dell’Osservatorio eGovernment ha voluto focalizzarsi anche sul tema della razionalizzazione degli acquisti, tema che ha un ruolo centrale per la PA che vuole ottimizzare i propri costi e rendere più semplici e trasparenti le proprie procedure. Tuttavia i processi di acquisto dei Comuni appaiono ancora poco strutturati: nel 2014 il 45% degli Enti dichiara di non aver ancora formalizzato le proprie procedure di acquisto. Inoltre, sono solo il 10% i Comuni che pianificano gli approvvigionamenti e meno del 20 quelli che rilevano i fabbisogni interni in modo sistematico. Molti Comuni sembrano diffidare dei nuovi modelli messi a disposizione dal legislatore. Il 50% degli Enti ritiene che le centrali di committenza non aumenteranno né la disponibilità di personale né la qualità della fornitura e solo un Ente su tre crede che avrà effetti positivi sulla durata del processo d’acquisto. Con questi presupposti, a maggio 2014 l’eProcurament è già stato sperimentato dall’82% dei Comuni Italiani, anche se non sempre con i risultati sperati. Infatti, due Comuni su tre dichiarano di avere grosse difficoltà a ricercare i prodotti desiderati e a verificare a priori l’effettiva qualità del fornitore. E così, solo l’11% degli Enti è realmente passato al telematico, con più del 75% degli acquisti effettuati sul Web. Dal lato dell’offerta, le imprese intravedono chiaramente nell’eProcurament una possibilità per snellire la burocrazia e ampliare i propri canali di vendita. Tuttavia dall’indagine svolta in collaborazione con Unioncamere emerge che, oggi, le difficoltà maggiori sono proprio legate agli adempimenti burocratici necessari per abilitarsi alle piattaforme elettroniche e all’onerosità delle procedure telematiche per la fornitura dei propri servizi. E così, fino ad ora, solo il 7% dei potenziali fornitori del Pubblico, pari a meno del 3% delle imprese italiane, dichiara di aver sperimentato i mercati elettronici della PA.

Per quanto attiene l’importante tema dei pagamenti innovativi nei confronti della PA In Italia, ancora solo il 23,5% dei cittadini afferma di aver effettuato almeno un pagamento elettronico alla Pubblica Amministrazione, anche se le percentuali variano sensibilmente a seconda della tipologia di pagamento. Non esiste un identikit di chi paga attraverso i canali innovativi ma è comunque più probabile che abbia meno di 55 anni, che possegga una laurea e che risieda in centri con più di 100.000 abitanti. L’80% di chi li ha utilizzati è rimasto soddisfatto o molto soddisfatto soprattutto perché ha potuto risparmiare tempo e spostamenti. Ma allora, perché 3 cittadini su 4 non hanno ancora usufruito di questi servizi? Circa il 65% di chi non li ha utilizzati afferma di preferire altri canali o di non fidarsi del Web. La restante parte, sostiene che non ne conosceva l’esistenza, di aver provato a utilizzarli ma senza successo o di non aver trovato quello che cercava. Dal lato dell’offerta, poco più di un quarto degli Enti afferma di mettere a disposizione un sistema di pagamento digitale alla propria utenza, mentre superano i due terzi i Comuni con più di 50.000 abitanti che lo fanno.  I pagamenti relativi ai tributi, alle attività parascolastiche e alle multe sembrano essere quelli più multicanale. Tuttavia, l’attuale approccio alla multicanalità dei Comuni sembra più frutto di una governance poco strutturata che di una ponderata strategia. Infatti solo un ente su due ha individuato al proprio interno un unico centro di competenza per la gestione di questi aspetti. Inoltre, meno dell’1% dei rispondenti ha realizzato un’unica piattaforma per la gestione di tutti i servizi di pagamento e, se il 31% sta valutando se adottarne una, circa i due terzi non considerano questo un tema prioritario nella propria agenda.

La Ricerca dell’edizione 2013-14 ha infine portato alla luce come prevedere forme di partecipazione nella definizione dei servizi di egovernment sia un presupposto fondante perché aumenti il livello di utilizzo degli stessi nel nostro Paese. Trasparenza, collaborazione e partecipazione: sono questi i pilastri su cui si fonda il paradigma dell’Open Government, promosso dall’Unione Europea quale modello di riferimento per una Pubblica Amministrazione che si deve aprire ai propri cittadini per favorire una crescita intelligente, sostenibile e inclusiva. Con il Decreto Trasparenza anche l’Italia ha cominciato questo percorso. Tuttavia, a circa un anno dalla sua entrata in vigore, poco meno della metà dei Comuni si dichiara già in regola con gli obblighi di legge. A far più fatica sono soprattutto quelli con meno di 5.000 abitanti, che lamentano soprattutto la mancanza delle competenze necessarie per gestire la sezione trasparenza sul proprio sito, ma anche gli Enti più grandi faticano a comprendere quali dati pubblicare e come organizzare la loro raccolta. Il 76% dei Comuni ritiene che la diffusione dei dati aperti consentirà una maggiore visibilità sull’operato dell’Ente, ma sono in pochi a pensare che favorirà anche la crescita del proprio territorio, ad esempio attraverso la nascita di nuove iniziative imprenditoriali. Forse anche per questo l’89% dei Comuni popola la sezione Trasparenza con file difficilmente modificabili. Invece, quando si parla di coinvolgere i cittadini nella politica, il 72% dei Comuni con più di 10.000 abitanti afferma di aver attivato o voler attivare dei processi partecipativi anche se meno di un Comune su due ha definito obiettivi, strumenti e regole per farlo, con percentuali notevolmente più basse per i Comuni di piccole dimensioni. I canali per comunicare con i cittadini sono prevalentemente di tipo tradizionale: il 64% dei Comuni dichiara di non utilizzare nessun social network, sebbene anche in questo caso la dimensione dell’Ente sembra fare la differenza. Infatti, nel 2014, il 59% dei Comuni capoluogo ha attivato un profilo ufficiale su Facebook, il 28% in più rispetto al 2013, e il 63% ha un account su Twitter, con un incremento del 74% rispetto al 2013. Questi primi passi verso una PA aperta mostrano risultati positivi ma anche la necessità che questo cammino sia guidato affinché nessun Comune rimanga indietro.

03 Luglio 2014

TAG: egovernment; eprocurement; epayement; riuso; gestioni associate; open government; trasparenza; social network; piattaforme d'acquisto