Cosa fare quando la PA rifiuta una fattura elettronica?

Domanda  

Abbiamo ricevuto da un cliente pubblica amministrazione (è un Comune) una notifica di rifiuto riguardante una fattura elettronica trasmessa qualche giorni prima. Cosa dobbiamo fare?

Grazie in anticipo per il prezioso servizio che svolge.

Luca M.

Risposta

Dopo che il fornitore ha trasmesso la fattura elettronica alla PA tramite lo SDI, la PA ha 15 giorni di tempo (giorni di calendario) per eventualmente emettere una “Notifica di esito cessionario/committente” che potrà essere di rifiuto oppure di accettazione, diversamente lo SDI invierà ad entrambi una “Notifica decorrenza termini”, a significare che le parti non potranno più utilizzare lo SDI per colloquiare, ma dovranno utilizzare altri canali quali la email, la PEC, etc.

I 15 giorni di tempo concessi alla PA per verificare la bontà contabile della fattura elettronica ricevuta, sono giustificati dal fatto che a norma dell’art. 23 del DPR 633/72 “il contribuente deve annotare entro quindici giorni le fatture emesse”, mentre la emissione della “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione oppure di rifiuto non è un obbligo in capo alla PA, ma una opportunità che dovrebbero seguire tutte le PA, anche se ad oggi non è proprio così. Va rilevato poi che l’missione di una  “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione da parte della PA,  non significa che la fattura elettronica verrà pagata, dato appunto che in questa fase viene eseguito un mero controllo di conformità contabile della fattura mentre la fase della liquidazione è successiva.

Il comportamento che il fornitore dovrà seguire dopo che la fattura elettronica è stata rifiuta dalla PA, lo possiamo distinguere in due diverse tipologie:

• Riemissione della stessa fattura corretta (stesso numero e data).

E’ certamente la modalità più utilizzata dalle PA, soprattutto dalle PA locali, ed è dovuto al fatto che  il controllo delle fatture elettroniche viene svolto a livello di protocollo informatico (le fatture non sono cioè ancora contabilizzate), ed in caso di emissione della “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, viene semplicemente richiesto al fornitore la riemissione della medesima fattura corretta (stesso numero e data) e la fattura rifiutata non viene contabilizzata;

• Emissione di nota di credito e nuova fattura elettronica

E’ la modalità utilizzata da talune PA, ma soprattutto dalle PA centrali che impiegano il sistema SICOGE (Sistema informativo di contabilità integrata delle PA), ove la verifica di correttezza contabile della fattura elettronica viene svolta dopo che è stata contabilizzata, e quindi in caso di emissione della “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, è necessario richiedere una nota di credito ed una nuova fattura dato che la precedente fattura rifiutata era stata contabilizzata.

Va aggiunto che in entrambi i casi in Piattaforma di certificazione dei crediti (PCC) si potrà riscontrare il solo credito derivante dalla seconda fattura corretta, dato che nel primo caso (riemissione della stessa fattura) la prima fattura risulterà con lo stato di “respinta”, mentre nel secondo caso è stata annullata dalla nota di credito. Se la PA non emette alcuna “Notifica di esito cessionario/committente”, decorsi i suddetti 15 giorni lo SDI invierà ad entrami una “Notifica decorrenza termini”, e qualsiasi rettifica alle fatture emesse dovrà eseguirsi tramite note di credito.

E’ sempre utile ricordare quindi, che al fine di agevolare il comportamento dei fornitori, quando la PA emette la “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, dovrebbe compilare il campo “descrizione” (ove è possibile inserire delle note per un massimo di 255 caratteri), indicando sia il motivo esatto del rifiuto, sia il comportamento richiesto al fornitore per rettificare la fattura rifiutata.

Per rispondere alla domanda del gentile lettore quindi, e sempre che la PA abbia sfruttato al meglio il sistema messo a disposizione da Sogei, andando a verificare quanto riportato nel campo “descrizione” potrà capire il comportamento che dovrà seguire: riemissione stessa fattura corretta oppure emissione di nota di credito  e poi fattura corretta.

Diversamente, se cioè la PA non ha riportato alcuna indicazione, è necessario confrontarsi telefonicamente o tramite email/PEC con la PA per capire come rettificare la fattura  rifiutata.

Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

In particolare per i temi di FatturaPA, per interagire con un più ampio pool di esperti, la piattaforma da utilizzare è RispondiPA di FPA.

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of  Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.

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Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of  Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.