Il protocollo IVA nelle fatture elettroniche di acquisto

Domanda

Dott. Zanini, oggi riceviamo le fatture di acquisto cartacee, e durante la registrazione in contabilità, l’impiegata scrive a mano sulla fattura il “protocollo IVA”, cioè il numero progressivo di registrazione che propone il sistema di contabilità.

Se dal 2017 alcuni fornitori decidessero di inviarci le fatture elettroniche XML firmate digitalmente tramite il sistema di interscambio e noi le volessimo conservare in digitale, come potremmo inserire il protocollo iva nelle fatture dato che sono firmate digitalmente? Se modificheremo il file XML la firma digitale segnalerà che il file è stato manomesso.

Complimenti per la chiarezza e la competenza, e grazie per la risposta

Roberta M.

Risposta

Il “protocollo IVA” non è altro che il numero di registrazione che propone il sistema di contabilità, e deve essere aggiunto alla fattura di acquisto, dato appunto che a norma dell’ art.25 del DPR 633/72, “Il contribuente deve numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione, comprese quelle emesse a norma del secondo comma dell’articolo 17 e deve annotarle in apposito registro anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta”.

Il motivo alla base di questo obbligo, è la necessità di creare un collegamento tra fattura di acquisto e registrazione contabile riportata nel registro iva acquisti, collegamento che con riguardo alle fatture di vendita viene invece garantito annotandole secondo l’ordine della loro numerazione nel registro delle fatture emesse.

E’ necessario quindi assicurare che l’auditor o il verificatore possano ricercare agevolmente e velocemente la fattura di acquisto partendo dalla registrazione contabile riportata nel registro iva acquisti, e viceversa, cioè ricercare la registrazione contabile partendo dalla fattura di acquisto.

E’ evidente che se l’impresa dal 2017 riceverà dai propri fornitori le fatture elettroniche in formato XML con firma digitale, se il cliente intenderà conservarle in digitale vi sarà la necessità di indicare il suddetto “protocollo iva” adottando però procedure alternative alle tradizionali, dato che il file non potrà essere alterato pena la validità della firma digitale e quindi della fattura elettronica che non sarà più in grado di garantire l’autenticità dell’emittente e l’integrità dei dati trasmessi.

E’ necessario quindi seguire soluzioni diverse che comunque riescano ad assicurare le medesime garanzie, rilevando altresì che il “protocollo IVA” non necessariamente deve essere aggiunto in fattura, ma può anche essere alla stessa associato.

La soluzione suggerita dall’Agenzia delle Entrate, estrapolabile dalla procedura indicata con riferimento agli acquisti Intracomunitari, è quella di creare un nuovo file (casomai anch’esso in formato XML) ove inserire sia l’impronta della fattura elettroniche ricevuta e firmata digitalmente, che altre eventuali informazioni, come il protocollo IVA, dopodichè il suddetto file dovrà anch’esso essere conservato in formato digitale congiuntamente alle fatture elettroniche. La suddetta soluzione non è certamente semplice da implementare, sia da un punto di vista informatico che gestionale, e mi risulta infatti che è poco diffusa sia tra le software house che hanno sviluppato soluzioni di conservazione digitale da adottare in house, che tra i conservatori che offrono servizi di conservazione in outsourcing.

La soluzione che invece sin dal 2004 suggerisco di adottare, perché la ritengo molto semplice da implementare oltre che sicura da un punto di vista informatico e crittografico, soprattutto dopo la pubblicazione del DPCM 3 dicembre 2013 che ha introdotto lo standard SInCRO con riferimento all’indice del pacchetto di archiviazione, è quella di inserire il protocollo IVA all’interno del file SInCRO, a livello per esempio del tag <MoreInfo>, e dato che nel suddetto file vi è altresì l’impronta della fattura elettronica, in questo modo è possibile garantire il collegamento richiesto dall’art.25 del DPR 633/72, dopodichè con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sarà possibile garantire l’immodificabilità dei dati per tutti gli anni richiesti di conservazione.

Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

In particolare per i temi di FatturaPA, per interagire con un più ampio pool di esperti, la piattaforma da utilizzare è RispondiPA di FPA.

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.