Il software di firma elettronica è uno strumento operativo indispensabile per le imprese che puntano a velocizzare i processi decisionali e ridurre la dipendenza dalla carta. La sottoscrizione di contratti, approvazioni, verbali può essere conclusa in pochi minuti, con piena validità legale e massima tracciabilità. Non si tratta semplicemente di replicare la firma tradizionale in formato digitale, ma di integrare il processo di approvazione e validazione all’interno di workflow automatizzati, condivisi e verificabili.
Questo si traduce in processi più snelli, meno errori e una maggiore trasparenza nelle responsabilità. Per chi prende decisioni ogni giorno, è un cambio di passo che incide direttamente su velocità operativa e affidabilità dei documenti. Per capire appieno il valore che queste piattaforme hanno nella gestione dei flussi aziendali, è utile approfondire il caso di Intesa Sign, la piattaforma di firma elettronica sviluppata da Intesa per accompagnare le aziende nella gestione completa delle transazioni digitali.
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Vantaggi della digitalizzazione dei processi di firma
La digitalizzazione dei processi di firma nelle aziende consente un risparmio tangibile di tempo e risorse, semplificando la gestione dei documenti e riducendo la necessità di supporti cartacei: “Adottare soluzioni di firma elettronica permette di velocizzare i flussi approvativi, migliorare la tracciabilità delle operazioni e garantire un migliore controllo sui documenti firmati”, commenta Biagio Mangialardi, Head of B2C Solutions di Intesa (a Kyndryl company). E sottolinea: “Sotto il profilo della sicurezza, questi strumenti permettono di garantire l’autenticità, l’integrità e, in alcuni casi, la non ripudiabilità di un documento informatico. La transizione verso sistemi di firma elettronica ben progettati rappresenta quindi un passo concreto verso una gestione documentale più efficiente e trasparente”.
Esistono tre tipologie di firma elettronica, ognuna con caratteristiche e livelli di sicurezza differenti. La firma elettronica semplice è la più basilare e sebbene sia utile in contesti a basso rischio, non offre garanzie forti sull’identità del firmatario. La firma elettronica avanzata, invece, è legata univocamente al firmatario e consente di verificarne l’identità in modo più affidabile: può prevedere l’uso di credenziali personali o sistemi biometrici. La firma elettronica qualificata è quella con valore legale equivalente alla firma autografa: è basata su un certificato, rilasciato da un ente accreditato, che può essere utilizzato tramite un dispositivo sicuro, come una smart card o un token, oppure anche senza supporti fisici grazie alla firma remota.
La firma digitale, che viene utilizzata in Italia per firmare elettronicamente i documenti garantendo il loro valore legale, fa parte di quest’ultima categoria di firme. La sua adozione, soprattutto nei processi ad alta frequenza o nei settori regolamentati, porta a una significativa riduzione degli errori, consente una conservazione più ordinata dei documenti e semplifica le verifiche a posteriori. Inoltre, è possibile integrarla con sistemi aziendali come i gestionali e gli archivi elettronici.
Come funziona il software per la firma elettronica: l’esempio Intesa Sign
Snellire i processi, ridurre i costi e garantire la conformità sono anche gli obiettivi alla base di Intesa Sign. La piattaforma “si propone come alleato per chi vuole firmare un contratto, archiviare un documento o tenere sotto controllo ogni fase di un workflow approvativo”, evidenzia Biagio Mangialardi.
Intesa Sign supporta tutte le principali tipologie di firma elettronica: dalla firma semplice alla firma avanzata, fino alla firma elettronica qualificata e viene erogata in remoto con certificati triennali o one shot a seconda delle esigenze delle specifiche realtà. Grazie a questa piattaforma “tutte le attività sono tracciabili e monitorabili in tempo reale, con report dettagliati e notifiche puntuali, utili anche per scopi di audit o verifica interna”, conferma Mangialardi.
Sul fronte operativo, i benefici sono immediati: “Si riducono i tempi di gestione dei documenti, si eliminano le stampe superflue e si semplificano le attività amministrative – spiega Mangialardi -. La piattaforma Intesa Sign è scalabile, completamente personalizzabile e altamente flessibile. Inoltre, è nativamente integrato un sistema di riconoscimento che consente di rilasciare la firma qualificata, Intesa ID, già progettato in compliance a eIDAS 2.0 e dunque pronto a interagire con l’Eudi Wallet in arrivo, come previsto dalla nuova normativa”.
Conformità normativa e regolamento eIDAS
A proposito di normativa, è importante sottolineare che “Intesa è un Qualified Trust Service Provider specializzato e ha preso parte ai lavori del Consorzio Potential. – aggiunge l’esperto -. Considerando che l’Eudi Wallet gestirà una serie di attributi personali, disporre di uno strumento ad esso collegabile consentirà di arrivare già pronti, senza problemi di compliance”. Infatti, spiega, “l’introduzione di livelli di sicurezza più elevati evita di dover cambiare provider in futuro”.
Fondamentale infine prestare particolare attenzione alla compliance al GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali: proprio per assicurare la conformità alle norme previste in materia, i data center di Intesa sono tutti situati in territorio europeo.
Integrazione con sistemi aziendali come CRM e gestionali
La piattaforma Intesa Sign è una soluzione enterprise pensata per gestire in modo efficiente volumi elevati di transazioni, integrandosi facilmente nei flussi operativi aziendali. Progettata per chi si trova a gestire centinaia di firme ogni anno, la piattaforma di firma consente di ottimizzare l’intero processo, riducendo i passaggi manuali e migliorando la coerenza tra funzioni e reparti.
Uno dei suoi punti di forza è l’integrazione: Intesa Sign può essere collegata direttamente a sistemi di gestione documentale, così come a ERP e CRM di qualsiasi tipo, adattandosi all’infrastruttura informatica esistente senza richiedere modifiche strutturali.
La piattaforma si interfaccia con i sistemi di conservazione digitale a norma, conformi alla normativa eIDAS 2.0, garantendo la validità legale e la sicurezza a lungo termine dei documenti firmati: “L’automazione dei flussi di lavoro consente di evitare colli di bottiglia, migliorare la tracciabilità e ridurre i tempi morti, senza dover rincorrere firme o sollecitare approvazioni. Tutto avviene in un ambiente controllato, sicuro e conforme alle normative europee”, aggiunge Mangialardi.
Casi d’uso e settori di applicazione
La piattaforma Intesa Sign trova applicazione in numerosi settori grazie alla sua flessibilità e capacità di adattarsi a processi complessi. Nel mondo dei financial services viene utilizzata per la gestione digitale di contratti, prestiti e conti, permettendo ad esempio, anche a grandi realtà, di digitalizzare completamente l’onboarding dei clienti. Nel settore assicurativo le società la impiegano per la firma elettronica di polizze, gestione dei sinistri e raccolta dei consensi informati, migliorando la rapidità e la precisione delle operazioni.
Anche le energy utilities ne traggono vantaggio: le aziende si avvalgono di Intesa Sign per attivare nuovi servizi, anche tramite dispositivi mobili, offrendo ai clienti un’esperienza snella e immediata. In ambito risorse umane, la soluzione è adottata per la firma di contratti di assunzione, l’accettazione di policy aziendali e la gestione documentale del personale, anche da remoto e con piena tracciabilità.
Nel settore sanitario viene utilizzata per agevolare la firma di documenti tra medici e pazienti, garantendo sicurezza e archiviazione corretta. Infine, nella Pubblica Amministrazione, Intesa Sign consente di digitalizzare pratiche burocratiche, eliminando la necessità del cartaceo e semplificando i rapporti tra cittadini e uffici pubblici.
Come Intesa Sign semplifica la gestione documentale
Con Intesa Sign, preparare un documento da firmare è questione di pochi passaggi. Si parte da template preimpostati, facilmente adattabili a ogni esigenza. A seconda del tipo di firma richiesto è possibile configurare il livello di riconoscimento necessario. La persona designata alla firma riceve un invito via e-mail, accede alla piattaforma e procede con l’identificazione, che può avvenire tramite SPID, CIE oppure attraverso un processo video-selfie.
A seguito del completamento della procedura di identificazione, verrà emesso un certificato di firma, utilizzabile per la sottoscrizione digitale dei documenti afferenti alla pratica. Chi lo desidera può caricare la propria firma una sola volta e utilizzarla per firmare più documenti. All’interno dello stesso processo, più persone possono intervenire compilando sezioni diverse del documento, secondo ruoli e responsabilità definite. Quando l’ultimo firmatario completa l’operazione, la versione finale del documento viene inviata automaticamente a tutti i soggetti coinvolti.
Il sistema è pensato per far risparmiare tempo, con flussi chiari e automatizzabili. Tutto è altamente personalizzabile, dalle notifiche al layout dei documenti, e il percorso di firma risulta intuitivo anche per chi non ha familiarità con strumenti digitali. Tutti questi elementi permettono di rendere il processo di firma digitale fluido, veloce e perfettamente adattabile alla realtà operativa di ogni azienda.
Articolo realizzato in partnership con Intesa
