L’applicazione dell’Agentic AI ai processi documentali rappresenta uno dei campi più promettenti per la trasformazione del lavoro aziendale. A spiegarlo è stato Paolo Vaona, Practice Director AI & Advanced Analytics di Horsa Insight, durante l’Artificial Intelligence Talk organizzato dall’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano. Nel suo intervento, Vaona ha illustrato un caso concreto in cui questa tecnologia ha permesso di affrontare con maggiore efficienza le verifiche legate alla normativa sul dual use, che impone vincoli rigorosi alla produzione e commercializzazione di macchinari industriali.
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L’Agentic AI come supporto ai processi
Secondo Vaona, l’Agentic AI non va confusa con l’automazione tradizionale. «Un agente non è automazione. Quando si parla di automazione, si parla di regole scritte in anticipo. Un agente, invece, riceve un obiettivo e decide come raggiungerlo» ha spiegato. Il punto centrale è la capacità di queste soluzioni di interpretare, ricercare e collegare informazioni, attività che negli ambienti aziendali complessi risultano difficili da standardizzare con semplici regole predefinite.
Il relatore ha sottolineato come l’adozione dell’Agentic AI richieda la definizione di obiettivi chiari e realistici. Non si tratta di chiedere a un agente di «prendere tutti i documenti e analizzarli in pochi secondi», perché sarebbe una richiesta irrealistica. Ciò che diventa strategico è scomporre i processi in parti gestibili, permettendo agli agenti di affrontare attività incrementali e correggibili nel tempo.
La normativa dual use e i rischi per le imprese
Il caso descritto da Vaona riguarda un’azienda manifatturiera che produce macchinari dal valore di milioni di euro. Questi prodotti sono soggetti a controlli serrati perché potrebbero contenere componenti a duplice utilizzo, cioè idonei sia a scopi civili sia a finalità belliche. «Se non viene fatto correttamente il controllo, c’è il rischio di multe milionarie e, in mancanza di certezze, il macchinario non può essere spedito, restando fermo in piazzale» ha precisato.
Per le imprese questo significa affrontare un duplice problema: da un lato garantire la massima accuratezza delle verifiche, dall’altro evitare rallentamenti che incidono sulla produzione e sulla consegna. A questi si aggiunge un ulteriore elemento critico: il know-how spesso è concentrato in poche figure chiave, responsabili delle valutazioni. Se un’azienda dipende da un solo esperto per la validazione dei componenti, i rischi organizzativi aumentano notevolmente.
Dal controllo manuale agli agenti intelligenti
La soluzione sviluppata con l’Agentic AI è stata integrata nel sistema gestionale dell’azienda, così da operare direttamente sui processi e i dati già esistenti. Il flusso parte dalla selezione della normativa di riferimento, per poi passare all’analisi del codice del componente e alla consultazione dei regolamenti collegati.
Vaona ha descritto l’esempio di un componente laser, per il quale l’agente ha recuperato il codice doganale e i riferimenti normativi pertinenti. In seguito, la tecnologia ha estratto automaticamente le caratteristiche tecniche del prodotto dai documenti PDF disponibili, spesso eterogenei e complessi, che includono tabelle, schede e persino disegni tecnici. «Sono state estratte solamente le componenti tecniche utili a verificare la conformità rispetto alla normativa dual use» ha chiarito.
L’elemento di innovazione non è solo la capacità di estrazione, ma anche la trasparenza. Gli agenti riportano quali fonti e parametri hanno utilizzato per giungere a una determinata conclusione, facilitando la verifica da parte degli operatori. Questo aspetto è cruciale perché la normativa richiede non solo accuratezza ma anche tracciabilità delle decisioni.
Benefici dell’Agentic AI per la gestione documentale
L’attività di verifica documentale, che normalmente richiedeva dalle 6 alle 12 ore di lavoro manuale, viene ridotta a pochi minuti grazie all’intervento degli agenti intelligenti. Il risultato non è un processo completamente automatizzato, perché la decisione finale rimane all’operatore umano, ma un sistema di supporto che aumenta la produttività e riduce drasticamente i margini di errore.
Per gli addetti, il vantaggio risiede nella possibilità di concentrarsi sulla validazione e non sulla raccolta dei dati. L’operatore ritrova infatti informazioni già conosciute e confermate da fonti documentali ordinate e accessibili, senza dover compiere lunghe ricerche o confrontarsi ripetutamente con i colleghi su aspetti tecnici complessi.
La distinzione tra automazione e intelligenza agentica
Un altro punto sottolineato da Vaona riguarda la differenza sostanziale tra automazione e Agentic AI. L’automazione è deterministica: a ogni condizione segue un’azione prestabilita. L’intelligenza agentica, invece, funziona a partire da obiettivi, lasciando al sistema la scelta di come raggiungerli. Questa impostazione implica un maggiore livello di flessibilità e, al tempo stesso, richiede alle aziende di saper progettare gli obiettivi in modo incrementale e realistico.
Come ha spiegato il relatore, «vorrei un agente che vendesse di più» non è un obiettivo, ma un desiderio. Per sfruttare davvero le potenzialità degli agenti intelligenti, è necessario individuare compiti concreti e verificabili, in grado di generare valore misurabile nei processi quotidiani.
Agentic AI, un passo avanti nella gestione documentale
L’esperienza presentata al Politecnico di Milano mostra come l’Agentic AI possa inserirsi efficacemente nei processi documentali complessi, offrendo supporto agli operatori e permettendo alle aziende di ridurre tempi e rischi nelle verifiche. Non si tratta di sostituire il lavoro umano, ma di affiancarlo con strumenti capaci di interpretare, correlare e restituire informazioni strutturate, pronte per la validazione.
L’esempio del controllo dual use evidenzia che il valore degli agenti intelligenti risiede nella loro capacità di lavorare con normative articolate, dati non strutturati e responsabilità critiche per la continuità operativa delle imprese.
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