Con circa diecimila operazioni doganali all’anno da gestire e il 90% delle vendite distribuite nel mondo, di cui il 70% fuori dall’Unione Europea, l’azienda del settore lusso Canali ha intrapreso un progetto di automatizzazione dei processi legati alla dogana affidato a Tesisquare, con l’obiettivo di ridurre al 90% l’effort operativo.
Una scelta che si inserisce in un contesto generale, quello del commercio estero italiano, estremamente importante per il tessuto produttivo nazionale che vale “624 miliardi di euro di export nel mondo e circa 569 miliardi di euro di import, per un volume di affari complessivo verso i mercati esteri di 1.200 miliardi di euro”, come ha ricordato il professor Enrico Perticone dell’Università D’Annunzio di Chieti-Pescara durante il webinar “Dogana digitale, perché automatizzare è la chiave per la semplificazione” organizzato da Nextwork360 in collaborazione con Tesisquare.
Una dinamica destinata a proseguire: “Nel 2025 l’andamento indica performance ancora migliori, anche se da aprile sappiamo che ci sono problemi legati in particolare agli Usa”. In questa prospettiva, aggiunge Perticone, “il nuovissimo accordo di libero scambio con Brasile, Argentina e Paraguay aprirà altri scenari, ma richiederà l’adozione di nuovi processi di tracciatura”.
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Canali, una supply chain globale da 10mila operazioni doganali l’anno
Tracciabilità che nel caso di aziende complesse come Canali rende, come spiegato da Marco Mariani, CFO dell’azienda, “l’attività dedicata alla gestione dei documenti doganali di grande rilevanza. Tuttavia si trattava di un’attività piuttosto impegnativa che coinvolgeva numerose persone”. La gestione precedente dei flussi infatti era, nelle parole di Mariani, un processo “farraginoso, che recuperava informazioni da fonti diverse, dove ogni cambio di operatore comportava la messa in atto un nuovo processo” e che, con il recente “cambio normativo, non era più gestibile”.
Il peso della burocrazia doganale e della molteplicità di attori coinvolti rischiava di tradursi in costi crescenti, rallentamenti e maggior rischio di errore.
La decisione: semplificare, standardizzare, liberare le persone dalla carta
Di fronte a questo quadro, la scelta di ripensare radicalmente il modello operativo è stata netta: “Abbiamo voluto semplificare e standardizzare il lavoro, gratificare le persone coinvolte con un’attività più di organizzazione delle attività, eliminando tutte le parti ripetitive e meno strategiche”, spiega Mariani. Il progetto sviluppato con Tesisquare è nato con “l’obiettivo di ridurre l’effort, con l’idea di passare da un lavoro sistematico di raccolta dati a concentrarsi sulle attività dove l’intervento umano è davvero necessario”. In pratica, l’ambizione era quella di trasformare un’attività di mera consultazione ed archiviazione in un presidio di controllo e governo del rischio.
Oggi, grazie alla nuova soluzione, “il 90% delle operazioni va a buon fine da solo, in modo automatizzato, così le persone possono dedicarsi a compiti più strategici”, ha aggiunto Mariani. Inoltre, l’azienda ora dispone “di un bel cruscotto, facile da consultare, che dice esattamente dove intervenire e dove la soluzione ha portato esiti”. Guardando avanti, Mariani traccia l’orizzonte organizzativo: “Mi aspetto che in futuro il lavoro sia più semplice e che non lasci le persone prigioniere della carta e della burocrazia”.
Il ruolo di Tesisquare: piattaforma integrata, non sistema isolato
Nel raccontare l’evoluzione del progetto, Giuseppe Fodaro, Business Unit Manager di Tesisquare, sottolinea come “la soluzione non è un sistema stand alone, ma parte integrante della piattaforma Tesisquare”. Il confronto tra passato e presente è netto: “Il prima era un lavoro estenuante e manuale: bisognava recuperare informazioni da mail, bollette doganali, salvare i dati in modo destrutturato e archiviarli manualmente. Avere uno strumento e un repository unico era necessario”.
Tre pilastri: recupero dati, controlli automatici, archivio unico
Come spiega Fodaro, il cambio di paradigma è arrivato in particolare “con l’implementazione della piattaforma: oggi questo processo è totalmente automatizzato e si articola in tre punti”. Il primo punto è il recupero strutturato delle informazioni: “Il sistema, in modo automatico, raccoglie le informazioni dal cassetto doganale e le rende fruibili”. Il secondo riguarda il controllo di coerenza documentale: “Se prima bisognava fare verifiche manuali, oggi questo lavoro lo svolge una piattaforma”.
Terzo pilastro è la gestione documentale: “Avere un archivio unico e garantito di queste informazioni, sapere che tutte sono archiviate e inviate dove necessario in conservazione a norma, significa smontare tutta la parte manuale di archiviazione per arrivare a un’automazione completa”.
Fodaro quantifica anche l’impatto organizzativo: “Una media di diecimila spedizioni annue in Canali richiedeva attività di controllo che impegnavano almeno una persona, ma riteniamo che, in aziende con volumi tra diecimila e cinquantamila spedizioni all’anno, il risparmio potenziale derivante dall’automatizzazione dei processi sia ancora più evidente, perché servirebbero più risorse per gestirli manualmente e il rischio di errore aumenterebbe in modo esponenziale”.
Il risultato complessivo, conclude, “è che il processo automatizzato ha ridato dignità al ruolo delle persone, permettendo loro di concentrarsi solo sulle eccezioni”.
Fascicolo doganale digitale e controllo end-to-end del flusso
Accanto all’automazione operativa, la piattaforma Tesisquare abilita una gestione più avanzata del patrimonio informativo. Come ha evidenziato Luca Portanova, Business Line Executive, la soluzione “consente di utilizzare in modo più efficace dati e documenti, offrendo pieno controllo e tracciabilità di tutto il flusso”.
Non si tratta solo di adempiere a requisiti regolatori, insomma, ma di cogliere un’opportunità strategica: “La full digital delivery è una soluzione già attivabile oggi, in grado di migliorare la relazione con le autorità, garantire maggiore trasparenza e ridurre i tempi di risposta – aggiunge Portanova -. In un contesto in cui compliance e rapporti con le amministrazioni doganali cambiano e si evolvono, serve un approccio che riduca il rischio, abbassi i costi e aumenti l’efficienza interna, trasformando la dogana da centro di costo a leva di competitività”.
Canali come modello: dalla burocrazia alla gestione data-driven
Il caso di Canali mostra come la digitalizzazione della dogana, se progettata in logica di integrazione di processo, permetta di tenere insieme tre elementi: adempimento normativo puntuale, controllo dei rischi e valorizzazione del lavoro delle persone.
Attraverso l’uso di una piattaforma integrata, l’azienda è passata da un processo manuale estremamente complesso a un sistema in cui la quasi totalità delle operazioni si conclude in automatico, le risorse vengono riallocate su attività a maggior valore aggiunto e il management dispone di un cruscotto per governare l’intera catena doganale. Una scelta di efficienza, controllo e competitività di lungo periodo.
Articolo realizzato in partnership con Tesisquare
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