Sviluppi tecnologici, normativi e di mercato suggeriscono quattro linee evolutive dei sistemi di gestione e conservazione a norma di documenti e fascicoli informatici. La loro realizzazione dipenderà dalla cultura organizzativa, dalle norme e dagli ecosistemi di mercato.
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E-Archiving, lo stato dell’arte
La conservazione a norma dei documenti informatici, sia per gli Enti Pubblici sia per i soggetti privati, è basata su OAIS (ISO 14721) che definisce le fondamenta per la gestione a lungo termine degli archivi digitali.
Il CAD e le Linee Guida AgID recepiscono questo modello, definiscono compiti e responsabilità e danno valore ai pacchetti informativi. Si tratta dei pacchetti di versamento (SIP), di archiviazione (AIP) e di distribuzione (DIP) la cui struttura è uniformata dallo standard nazionale UNI 11386 “SInCRO”, acronimo stesso definisce il suo ruolo, quello di Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali. Il modello nazionale è piuttosto rigido ed ha il vantaggio di cristallizzare i documenti tali da renderli opponibili secondo l’art.43 del CAD, cioè la piena equivalenza a documenti originali informatici e non.
Fig.1 – Il modello OAIS è incorporato nel modello italiano di conservazione. Prevede sei blocchi funzionali e tre tipologie di pacchetti.
La gestione degli archivi informatici è intimamente legata alla scienza archivistica, senza i suoi rigorosi requisiti uniti alla visione di lungo o lunghissimo periodo, la tecnologia rischierebbe di produrre solo accumuli disordinati di dati privi di valore. Il valore degli archivi, la gestione documentale e il diritto si intrecciano in un impianto che va regolato in modo rigoroso e flessibile al tempo stesso. Autorevoli analisi e indicazioni vanno in questa direzione. Tra queste va almeno ricordato il progetto Procedamus [https://www.procedamus.it/], iniziativa di grande spessore e connessioni.
Le Pubbliche Amministrazioni sono inoltre regolate da un insieme articolato di norme e indicazioni. Oltre alla L.241/1990 integrata da DLgs.82/2005 e da Dpr 445/2000, merita ricordare la funzione dei beni culturali e del sistema di gestione documentale.
- Per il Codice dei Beni Culturali (Dlgs.42/2004 art.10.2.b), gli archivi e i documenti della Pubblica Amministrazione sono beni culturali fin dalla loro formazione. Beneficiano della tutela dello Stato a fronte di rigorosi obblighi di conservazione per preservare la memoria storica collettiva.
- La conservazione a norma non è isolata ma è parte di un ecosistema organizzativo integrato. Dialoga con i sistemi di gestione documentale, che fungono da snodo catturando i documenti generati dai molteplici applicativi verticali, alimentando organicamente l’intero archivio digitale.
Fig.2 – Presso le Pubbliche Amministrazioni coabitano sistemi di gestione documentale, applicativi verticali e conservazione a norma.
Dove siamo diretti
Il modello italiano di conservazione integrato con il sistema di gestione documentale è solido e in evoluzione. Da una parte deve allinearsi al nuovo servizio fiduciario europeo di eArchiving introdotto da eIDAS 2 (Regolamento Ue 2024/1183 di modifica del Regolamento Ue 1941/910). Dall’altra deve prendere atto che nelle organizzazioni sia pubbliche sia private, si fa grande uso di pacchetti office per la produzione di testi o tabelle stand alone che vengono depositati su file server aziendali (sperabilmente non più solo sui Pc). Inoltre tutte le organizzazioni usano piattaforme per la gestione di singoli compiti. Tutte queste piattaforme formano e gestiscono documenti e merita ricordare che il concetto di documento è stato grandemente esteso da eIDAS. Per finire, l’intelligenza artificiale apre la porta ad applicazioni che potenzialmente trasformano gli archivi statici e a norma in ecosistemi dinamici basati su raffinate classificazioni semantiche.
Vediamole separatamente.
Fig.3 – L’insieme gestione documentale e conservazione è regolato da più disposizioni e orientato verso quattro tendenze evolutive.
Prima tendenza: eArchiving
La prima tendenza non è esattamente una tendenza ma un obbligo. Con la pubblicazione del 16 dicembre 2025, il Regolamento di esecuzione (UE) 2025/2532 ha introdotto i requisiti tecnici per i servizi di conservazione digitale qualificata, quello che chiamiamo eArchiving. Il provvedimento attua la cornice normativa eIDAS e stabilisce standard di sicurezza per il mercato unico europeo.
Tra gli standard richiamati nel Regolamento merita un cenno il CEN/TS 18170:2025 che definisce le regole tecniche per i servizi di archiviazione elettronica in Europa e prevede METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) per la codifica flessibile dei metadati e PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies) per incorporare eventi e diritti.
Conseguenza dell’introduzione dell’eArchiving sarà la comunicazione con i sistemi legacy. Un grattacapo soprattutto per l’Italia dove la conservazione è nata e manterrà il valore legale. Nella pratica la comunicazione tra i sistemi probabilmente si consoliderà verso l’interposizione di strati software di traduzione semantica.
Seconda tendenza: file system e cloud
Le organizzazioni gestiscono dati e documenti su piattaforme diverse e i sistemi di gestione documentale e conservazione dovrebbero tenerne conto. La maggior parte dei documenti viene generata con applicativi di varia natura tra i quali prevalgono i pacchetti office. I documenti vengono salvati e manipolati su server di file system, un pilastro dell’operatività che trasforma i file isolati in un patrimonio informativo comune, sicuro e facilmente reperibile.
Quasi sempre le Pubbliche Amministrazioni e sempre i soggetti privati vedono le attività dei file server come una serie di strumenti interconnessi solo dal punto di vista dei sistemi informatici invece di prenderli seriamente in considerazione dal punto di vista archivistico. Presso alcuni enti si manifesta la tendenza a integrare questi strumenti nell’ambito della gestione documentale riconoscendone il ruolo e accogliendone le caratteristiche tecniche di solidità e reperibilità. Il primo passo è quello di riconoscerli nell’ambito del Manuale di Gestione dei Flussi Documentali e di Protocollo dove definire i criteri d’accesso e sicurezza, il valore giuridico dei documenti e le altre indicazioni delle Linee Guida dell’Agid.
Terza tendenza: verticali
L’efficacia di un sistema documentale integrato con la conservazione risiede nella sua capacità di collegamento sistemico con i vari software gestionali presenti in un’organizzazione. Piuttosto che agire come entità autonome, i sistemi di gestione documentale devono intercettare documenti alla fonte tramite meccanismi di interoperabilità e arricchimento dei metadati. I sistemi di gestione documentale non sono monadi isolate ma agenti capaci di fare propri i documenti formati in altri contesti applicativi evitando le logiche a silos che opprimono chiarezza, efficienza e la formazione di un unico archivio digitale integrato.
Purtroppo, come spiegato su Agenda Digitale da Alessandro Alfier né le attuali Linee Guida né la loro probabile evoluzione supportano questo orientamento. Un’occasione persa forse figlia dell’impostazione protocollo-centrica del sistema nazionale di gestione documentale.
Quarta tendenza: intelligenza artificiale
L’applicazione dell’intelligenza artificiale anche in questo ambito suggerisce importanti sviluppi. L’ambito più semplice e in linea con le indicazioni del Piano Triennale riguarda la ricerca semantica tramite linguaggio naturale. Altri sviluppi possono riguardare l’automazione dei metadati, cioè la corretta valorizzazione basata sulla lettura e sul contesto di documenti e fascicoli, fino alla compliance predittiva sui tempi di conservazione e selezione-scarto.
I progetti sono molti e ben documentati e lo stesso Piano Triennale ne mantiene aggiornato un quadro.
Ci sono inoltre progetti finanziati dal PNRR per la digitalizzazione avanzata di archivi storici e depositi archeologici. Altri, come Aphabetica, mirano all’esplorazione del patrimonio archivistico delle biblioteche. Altri ancora, come i sistemi a supporto dei Deputati nell’attività legislativa, intendono diventare strumenti di supporto e programmazione.
Considerazioni future
Le quattro tendenze evolutive faranno i conti con fattori esterni di mercato e normativi e con fattori interni di cultura organizzativa e risorse.
Le soluzioni di breve periodo potrebbero seguire logiche meramente incrementali e di breve periodo, per esempio prevedere nuovi formati (es EA-PDF o PDF/UA). Oppure, ancora, sostituire la conservazione con l’e-Archiving e, al tempo stesso, lasciare tutto il resto come sta. Ovviamente non basterebbe se pensiamo che ci sono tendenze ben più articolate sugli open data che suggeriscono forme di apertura e interoperabilità e standard come ISO/IEC 7538:2024 sulla disposition degli archivi che comprende anche la selezione e lo scarto. Nel medio periodo il quadro delle soluzioni necessariamente si amplia e stratifica e come minimo dovrebbe comprendere quello che c’è già: file system, cloud, intelligenza artificiale.
L’ambiente socio economico cambia da Paese a Paese, l’evoluzione traccia prospettive diverse. Certe culture archivistiche di altri Paesi europei vedono la conservazione come uno dei possibili sviluppi di lungo periodo non necessariamente l’unico. Alcuni, in un ambiente di certificazione di ruoli e competenze previste da eIDAS 2, ritengono sufficiente una firma qualificata o un sigillo qualificato per cristallizzare documenti da formare e tenere “per qualche tempo” in cloud. Si tratta di soluzioni diverse per impostazioni culturali diverse ma rimane un punto fermo: in qualunque ambiente è necessario gestire l’evoluzione e farlo in modo stratificato per far fronte alla complessità. Legislatore e organizzazioni ne sono consapevoli?
