È giovedì mattina. Sono le 9:12. Federica, responsabile dei tributi di un Comune di 12.000 abitanti in provincia di Cremona, apre il gestionale tributario, esporta in CSV l’elenco dei pagamenti IMU ricevuti nell’ultima settimana, apre Excel, incolla, sistema le colonne, costruisce la pivot per categoria di contribuente, aggiunge una colonna manuale con i solleciti da inviare, confronta con il foglio dell’anno scorso copiato da una cartella condivisa sul server, stampa il report per il responsabile finanziario. Poi lo manda via PEC all’ufficio ragioneria.
Ci ha messo 52 minuti. Come ogni giovedì degli ultimi sei anni.
Questo rituale, replicato in migliaia di varianti negli uffici comunali di tutta Italia, è il sintomo di qualcosa che stiamo per smettere di fare senza nemmeno accorgercene troppo. Non perché Excel sia diventato improvvisamente brutto. Ma perché il problema che Excel risolveva, cioè far parlare i dati grezzi dei gestionali con la testa di un essere umano, sta diventando un problema che non ha più bisogno di Federica per essere risolto.
O meglio: ha ancora bisogno di Federica, ma per fare cose molto più interessanti di costruire pivot.
Indice degli argomenti
I tre layer del workflow comunale: come funzionava e funziona ancora
Per capire cosa sta cambiando bisogna prima capire com’è strutturato il workflow informativo in un Comune italiano. È un sistema a tre livelli che si è consolidato negli ultimi trent’anni e che oggi sopravvive pressoché intatto nella stragrande maggioranza degli enti locali.
Il primo layer è quello dei dati grezzi: il software di gestione tributaria, il sistema contabile, l’anagrafe, il gestionale dei procedimenti, i pagamenti digitali su PagoPA. Ciascuno di questi sistemi sa fare bene il suo lavoro, ma tendenzialmente non parla con gli altri. Sono silos. I dati ci sono, ma sono chiusi.
Il secondo layer è quello dell’elaborazione: ed è qui che Excel regna sovrano. Il funzionario prende i dati da un sistema, li incolla nel foglio di calcolo, li unisce con quelli di un altro sistema copiati da un secondo foglio, costruisce le logiche che nessun gestionale offre nativamente, produce le aggregazioni che il dirigente vuole vedere nella relazione di fine mese. Excel è il grande traduttore tra la rigidità dei sistemi gestionali e la flessibilità del pensiero umano.
Il terzo layer è quello della visualizzazione e della decisione: il report per la giunta, il prospetto per il revisore dei conti, la tabella allegata alla delibera, il grafico per la presentazione al consiglio comunale. L’output del processo, la forma in cui il dato diventa informazione utile per chi decide.
Tre layer, tre passaggi obbligati, tre momenti separati del tempo di un funzionario. Ed Excel occupa saldamente il secondo, quello del mezzo, quello del traduttore. Era indispensabile perché qualcuno doveva pur fare quel lavoro di mediazione. E quell’umano aveva bisogno di uno strumento flessibile.
Il cortocircuito AI: il layer del mezzo sparisce
Ora immaginate di poter dire, in linguaggio naturale: “Mostrami i pagamenti IMU ricevuti tramite PagoPA nell’ultimo trimestre, suddivisi per categoria catastale, confrontati con lo stesso periodo dell’anno scorso, evidenziando i contribuenti che risultano in ritardo sul saldo”. E ricevere in risposta esattamente quella visualizzazione, direttamente dai dati, senza che Federica abbia aperto Excel una sola volta.
Non è fantascienza. È quello che gli agenti AI stanno cominciando a fare, con PagoPA come con qualsiasi altra fonte dati accessibile.
Il modello comprende l’intenzione. Accede ai dati. Decide autonomamente come aggregarli, filtrarli, confrontarli. Genera la visualizzazione che il dirigente vuole vedere nella relazione. Il layer del mezzo, quello dell’elaborazione manuale, viene semplicemente saltato. Il workflow diventa: dati grezzi, punto; risposta elaborata e visualizzata, punto.
Da tre passaggi a uno. Da cinquantadue minuti a cinquantadue secondi.
Facciamo un altro esempio, ancora più comune negli uffici comunali. L’ufficio tecnico che ogni mese deve produrre per il dirigente il riepilogo delle pratiche edilizie aperte, chiuse e in scadenza, con i tempi medi di lavorazione per tipo di pratica e per istruttore. Oggi: esportazione dal gestionale, incolla in Excel, formula per calcolare i giorni, pivot per istruttore, grafico a barre, salva, manda via email. Domani: “Aggiorna il report mensile delle pratiche edilizie”. Fine.
C’è un’analogia illuminante che vale la pena richiamare. Ricordate la traiettoria del coding con l’AI? Prima i benchmark, poi gli agenti, poi l’esplosione con strumenti che scrivono applicazioni intere a partire da una descrizione in linguaggio naturale. La finanza e il settore pubblico stanno seguendo lo stesso schema, con un ritardo di qualche mese o anno e con la stessa inevitabilità.
Perché non è colpa di Excel e perché non importa
Prima di proseguire, va detto chiaramente: Excel non sta perdendo perché è uno strumento mediocre. Al contrario. Nella PA italiana Excel ha fatto cose straordinarie. Ha permesso a migliaia di funzionari senza competenze informatiche avanzate di costruire strumenti di gestione sofisticati in autonomia, sopperendo alle rigidità dei gestionali acquistati con gare al massimo ribasso. Chiunque abbia lavorato in un Comune conosce quella cartella condivisa sul server piena di fogli Excel con nomi tipo “DEFINITIVO_v3_USARE_QUESTO.xlsx”. Sono manufatti artigianali di grande valore pratico.
Il punto è un altro. Excel era la risposta corretta a un vincolo preciso: l’umano doveva necessariamente mediare tra il dato grezzo dei sistemi gestionali e il suo significato. Quell’umano aveva bisogno di un ambiente flessibile in cui costruire quella mediazione. Excel era perfetto per questo scopo.
Ma se il vincolo scompare, la risposta ottimale cambia. Non perché Excel fosse sbagliato, ma perché il problema per cui era stato adottato non esiste più nella stessa forma. È un po’ come il registro cartaceo delle delibere: tecnologia eccellente, perfettamente adatta al problema che risolveva. Il problema è che quel problema oggi lo risolve il software di gestione documentale, e il registro cartaceo è diventato un adempimento formale, non uno strumento di lavoro.
I segnali dal mercato che riguardano anche i Comuni
Qualcuno potrebbe obiettare: queste dinamiche riguardano la finanza, le grandi aziende, i mercati. Cosa c’entrano i Comuni? C’entrano, eccome. E i segnali che arrivano dal mercato finanziario sono utili perché anticipano di qualche anno quello che poi arriva anche nel settore pubblico.
Sir Christopher Hohn, gestore del fondo TCI da 77 miliardi di dollari, classificato tra i top 5 al mondo per rendimento composto, ha venduto quasi tutta la sua posizione in Microsoft. La sua tesi è semplice: se l’AI diventa l’infrastruttura attraverso cui le organizzazioni elaborano e visualizzano i dati, allora Excel e la suite Office diventano opzionali. Un asset che passa da indispensabile a opzionale vale meno.
Dall’altro lato, Anthropic ha siglato una partnership con Goldman Sachs, Blackstone e altri grandi player finanziari per un venture da 1,5 miliardi di dollari sull’AI per le organizzazioni. Non è speculazione su tecnologie future. È posizionamento su qualcosa che sta già accadendo nei workflow di chi gestisce dati ad alto valore.
Ora: un Comune non è Goldman Sachs. Ma gestisce dati ad alto valore in modo strutturato, regolamentato, con responsabilità pubbliche dirette sui cittadini. Tributi, pagamenti, pratiche, anagrafe, servizi sociali. La logica è la stessa, la scala è diversa, i tempi di adozione sono più lenti, ma la direzione è identica.
Chi perde, chi vince, chi deve cambiare pelle negli uffici comunali
Il cambio di paradigma ha conseguenze concrete sul lavoro quotidiano dei funzionari e sui profili richiesti. Vale la pena essere espliciti.
Chi perde terreno
Il profilo che rischia di più è quello del funzionario che aggiunge valore principalmente attraverso la capacità tecnica di manipolare dati in Excel: il collega che “sa usare bene Excel”, che costruisce le macro per il rendiconto, che gestisce il foglio delle presenze con le formule condizionali. Queste competenze non scompaiono domani mattina, ma il loro valore differenziale si riduce. La barriera tecnica che proteggeva quel ruolo si abbassa ogni mese.
Chi vince
Vince chi sa fare la domanda giusta. Il funzionario che capisce profondamente i processi del suo ufficio, che sa tradurre un bisogno informativo in una richiesta precisa, che sa interpretare l’output di un agente AI e capire quando è corretto e quando è fuorviante. In un Comune, questo significa conoscere la norma tributaria abbastanza bene da sapere quale segmentazione dei dati PagoPA è rilevante, o capire quali metriche sulle pratiche edilizie ha davvero senso monitorare.
Chi deve cambiare pelle
Il funzionario bravo con Excel non deve smettere di esistere. Deve evolvere verso un profilo più alto: il traduttore tra la logica amministrativa e la logica dell’AI. Qualcuno che capisce cosa serve al dirigente, sa strutturare la richiesta all’agente in modo efficace, sa validare l’output rispetto alla norma, sa identificare i casi limite in cui il modello produce un risultato tecnicamente corretto ma amministrativamente sbagliato. È un lavoro più interessante di costruire pivot. Ed è un lavoro che la PA non può permettersi di non avere.
Il prerequisito invisibile: prima i dati, poi l’AI
C’è un’obiezione legittima che ogni persona che lavora nei Comuni italiani ha già in testa: tutto molto bello, ma i nostri dati sono un disastro. E ha ragione.
Il salto da tre layer a uno funziona solo se il primo layer, quello dei dati grezzi, è pulito, strutturato e accessibile. Se i dati sui pagamenti tributari sono in un gestionale con API chiuse, se le pratiche edilizie sono in un sistema diverso da quello dei procedimenti, se le informazioni sui servizi sociali sono ancora in parte su carta o in fogli Excel locali, allora non c’è agente AI che tenga. Il layer dell’elaborazione manuale non scompare perché è inefficiente in astratto: scompare solo quando il dato di partenza è accessibile in modo strutturato.
PagoPA è in questo senso un caso interessante. È una piattaforma che produce dati strutturati, standardizzati, accessibili tramite API. I pagamenti digitali dei tributi locali, delle rette scolastiche, dei parcheggi, dei servizi a domanda individuale, transitano tutti attraverso un sistema che registra ogni transazione in modo omogeneo. È un primo layer di qualità. E non a caso è uno dei punti di partenza più promettenti per l’applicazione degli agenti AI nei Comuni.
Lo stesso vale per l’anagrafe digitale, per i dati catastali, per i flussi SIOPE dei pagamenti contabili. Dove l’interoperabilità è già realtà, il salto è possibile. Dove i dati sono ancora in silos chiusi o in fogli Excel condivisi via PEC, il lavoro da fare è prima sui dati e solo dopo sull’AI.
Il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026 insiste con forza su questo punto: la PDND, la Piattaforma Digitale Nazionale Dati, è l’infrastruttura che deve permettere ai dati dei sistemi pubblici di parlarsi. L’obiettivo, almeno sulla carta, è costruire quella condizione di accessibilità e qualità del dato che è il prerequisito invisibile per qualsiasi utilizzo serio dell’AI. Invisibile perché non è la parte affascinante, non fa notizia, non porta voti. Ma è quella che fa la differenza tra un agente AI che funziona e uno che allucina.
Il layer che scompare e quello che rimane
Excel non morirà domani mattina negli uffici comunali italiani. Sopravviverà a lungo, come sopravvive il registro cartaceo nelle sedute di consiglio di qualche piccolo Comune. Sopravviverà nelle nicchie dove il controllo umano diretto sull’elaborazione è un requisito normativo, non solo un’abitudine. Sopravviverà dove la qualità del dato non è ancora sufficiente per delegare l’elaborazione a un agente. Sopravviverà, probabilmente, per molto tempo ancora in molti uffici tributi e ragionerie.
Ma sta smettendo di essere il passaggio obbligato. Quella posizione di monopolio strutturale che ha occupato per trent’anni, quella di unico traduttore credibile tra il dato grezzo del gestionale e la testa del funzionario, è destinata a ridursi. Non perché sia stato sconfitto da un concorrente migliore sul suo terreno, ma perché il terreno stesso sta cambiando forma.
Il workflow informativo del futuro prossimo in un Comune non sarà: esporto dal gestionale, incollo in Excel, costruisco la pivot, esporto il PDF, mando via email. Sarà: chiedo al sistema il report che mi serve, e il sistema me lo dà. Il secondo passaggio, quello che Federica ogni giovedì mattina riempiva con cinquantadue minuti di lavoro, viene assorbito dall’intelligenza del modello.
Questo solleva una domanda che non ha una risposta scontata: siamo pronti a fare domande invece che costruire tabelle? È un cambio di postura cognitiva, prima ancora che tecnologico. Costruire una pivot è un atto di traduzione, certo, ma è anche un atto di comprensione progressiva: mentre costruisci la pivot sui pagamenti IMU, stai anche pensando ai contribuenti, alle scadenze, alle anomalie. Mentre formuli una query a un agente, devi aver già fatto quel pensiero. Il lavoro cognitivo non sparisce. Si sposta, e si anticipa.
I Comuni che iniziano oggi a lavorare sulla qualità dei propri dati, sull’interoperabilità dei sistemi, sulla formazione dei funzionari a fare le domande giuste invece che a costruire i fogli giusti, sono quelli che tra tre anni avranno già fatto il salto. Gli altri staranno ancora aspettando che sia giovedì mattina.
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