La gestione degli adempimenti fiscali ricorrenti nelle PMI è spesso frammentata, manuale e costosa. Le spese, infatti, non riguardano solo l’importo delle imposte, ma anche l’organizzazione necessaria per rispettare le scadenze, compilare correttamente i modelli e trasmettere i pagamenti senza errori.
In Italia vengono presentati 189 milioni di modelli F24 l’anno, secondo i dati dell’Agenzia delle Entrate riferiti al 2025. La quota largamente maggioritaria fa capo alle imprese. Secondo i dati elaborati dalla fintech Sibill, applicando un costo medio di mercato di 27,5 euro per F24, comprensivo di compilazione e trasmissione, alle 4,9 milioni di PMI italiane indicate da ISTAT per il 2024, la spesa complessiva annua stimata supera i 3,3 miliardi di euro. L’AI può aiutare a risparmiare.
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Automazione degli F24, cosa ci aspetta
A livello nazionale, il tema della semplificazione degli F24 si inserisce in una fase più ampia di evoluzione del Fisco digitale italiano. Nell’Atto di indirizzo per gli obiettivi di politica fiscale 2026-2028, definito tra Ministero dell’Economia e delle Finanze e Agenzia delle Entrate, una delle linee di intervento riguarda il rafforzamento dei pagamenti fiscali automatizzati tramite conto corrente. L’obiettivo è superare progressivamente un modello in cui il contribuente dispone ogni singolo versamento e avvicinarsi a un sistema fondato su autorizzazioni continuative, revocabili e gestibili online.
L’addebito automatico tramite F24, già previsto sul piano normativo ma ancora in attesa di piena attuazione operativa, dovrebbe riguardare in particolare pagamenti ricorrenti, rateizzati o predeterminati, con la possibilità di indicare scadenze future e di annullare la delega entro termini definiti.
Nella stessa direzione va anche la cosiddetta delega unica, pensata per consentire al contribuente di autorizzare in modo più generale il proprio intermediario, senza dover rilasciare una delega distinta per ogni singola operazione. Si tratta di misure che puntano a ridurre gli oneri amministrativi, favorire l’adempimento spontaneo e migliorare il controllo dei flussi fiscali. Per le PMI, tuttavia, la semplificazione normativa dovrà tradursi in strumenti effettivamente accessibili, capaci di rendere più semplice la gestione quotidiana dei pagamenti e non solo di spostare online procedure già complesse.
Adempimenti fiscali nelle PMI, cosa dicono i dati
Le PMI italiane sono oltre quattro milioni e costituiscono una componente essenziale dell’economia nazionale. Producono più del 60% del valore aggiunto e garantiscono oltre il 75% dell’occupazione privata. Nonostante questo peso economico e occupazionale, molte imprese continuano a gestire la propria amministrazione fiscale con strumenti e processi non pienamente integrati. Secondo l’Osservatorio Sibill, il 61% delle PMI italiane delega entrambe le operazioni, compilazione e trasmissione degli F24, al commercialista o al consulente del lavoro. La rilevazione si basa su survey proprietarie, dati di utilizzo della piattaforma, 4.000 utenti, fonti statistiche pubbliche come ISTAT, Eurostat, Agenzia delle Entrate e Banca Mondiale, benchmark di mercato e circa 200 interviste relative alla gestione degli F24.
“La stima di una spesa complessiva oltre 3,3 miliardi di euro all’anno nasce dall’incrocio tra i dati macro dell’ISTAT (4,9 milioni di PMI) e le evidenze dei nostri dati interni. Il vero impatto economico per un’impresa è legato alla frequenza di questo adempimento: parliamo di una media di quaranta F24 all’anno per impresa, delegati nel 61% dei casi, dalle PMI al commercialista. Cifre che rendono la nostra valutazione finale una stima solida ma estremamente conservativa rispetto al reale impatto sul mercato”, dichiara Mattia Montepara, CEO e co-founder di Sibill.
Negli ultimi anni il sistema ha compiuto passi importanti verso la digitalizzazione. I pagamenti sono tracciabili, la fatturazione elettronica è ormai consolidata e le banche hanno investito miliardi in tecnologia. Tuttavia, questo avanzamento non si è tradotto sempre in strumenti gestionali realmente accessibili per le PMI e per gli studi professionali che le affiancano.
Il modello F24 come nodo operativo
Oggi, il percorso più comune di gestione degli F24 prevede che il commercialista compili l’F24, lo trasmetta all’Agenzia delle Entrate e fatturi entrambe le operazioni all’azienda. In alternativa, il professionista invia all’imprenditore il PDF compilato, che deve poi trascrivere manualmente i dati all’interno del portale bancario per procedere alla trasmissione in autonomia.
In entrambi i casi, il costo ricade sull’impresa. Può trattarsi di un costo diretto, quando l’attività viene affidata e pagata al consulente. Oppure di un costo indiretto, quando l’azienda impiega tempo interno per inserire dati, controllare importi e verificare che la procedura sia stata eseguita correttamente.
Un costo assorbito nella gestione ordinaria
La delega non nasce necessariamente da una mancanza di competenze fiscali. Più spesso dipende dalla volontà di evitare un lavoro manuale, ripetitivo e soggetto a rischio di errore. Per chi non dispone di un ufficio amministrativo strutturato, anche la gestione di modelli ricorrenti può richiedere attenzione, tempo e coordinamento con l’esterno.
Il problema è che questo costo raramente viene isolato. È assorbito come parte inevitabile della gestione fiscale complessiva. Finché non esiste un’alternativa accessibile, semplice e percepita come sicura, le imprese tendono a considerarlo un onere fisiologico, non una voce da misurare separatamente.
Il tempo come variabile critica
Accanto al costo economico, pesa il fattore tempo. L’Italia dedica agli adempimenti fiscali 269 ore l’anno per azienda, contro una media europea di 179, secondo i dati della Banca Mondiale. Il divario conferma quanto la complessità amministrativa incida sulla gestione quotidiana delle imprese.
Secondo una ricerca condotta da Sibill su un campione di 500 aziende, il 54% degli imprenditori cita il controllo manuale dei pagamenti tra le prime tre fonti di spreco di tempo nella gestione amministrativa. Il 51% indica invece l’invio di documenti al commercialista.
Questi dati mostrano come gli adempimenti fiscali non siano soltanto un tema contabile. Per le PMI incidono sull’organizzazione interna, sulla disponibilità di tempo dell’imprenditore e sulla capacità di concentrare risorse su attività a maggiore valore aggiunto. Ogni passaggio manuale comporta controlli, possibili errori di trascrizione, attese e necessità di verificare che l’operazione sia stata presa in carico.
Il ruolo dell’intelligenza artificiale
In questo contesto, l’intelligenza artificiale viene indicata come uno strumento per automatizzare parte dei processi amministrativi. L’obiettivo non è sostituire la consulenza professionale, ma ridurre il peso delle attività ripetitive e a basso valore aggiunto, rendendo più semplice la gestione operativa degli adempimenti.
Nel caso degli F24, l’AI può intervenire nella lettura automatica dei documenti, nell’estrazione dei dati, nel controllo delle informazioni e nella predisposizione del pagamento. Si tratta di funzioni che possono ridurre la trascrizione manuale e migliorare la visibilità sul processo.
Il caso Surgiq
Un esempio aziendale arriva da Surgiq, società guidata da Ivan Porro, CEO e co-founder, attiva nell’intelligenza artificiale applicata alla Sanità. L’azienda sviluppa soluzioni per aiutare gli ospedali a pianificare e organizzare il lavoro con minori sforzi. Ha adottato la soluzione basata su AI di Sibill.
Sul fronte amministrativo, Porro spiega infatti che il numero di modelli da gestire nella sua azienda non è elevatissimo, ma l’impatto resta concreto perché la gestione è concentrata su una sola persona: “Gli F24 non sono tantissimi, quattro o cinque, ma sono da solo a gestire la parte amministrativa quindi ogni aiuto è davvero il benvenuto. In particolare, farli in autonomia è sempre rischioso e i portali delle banche non sono sempre chiarissimi”.
La scelta attuale è quella di utilizzare una soluzione AI based. In precedenza, l’azienda alternava gestione interna e delega al consulente, “prima delegavo ai commercialisti quelli più complicati e facevo in autonomia quelli più semplici”. I rischi della gestione manuale sono quello operativo, la complessità dei portali e la necessità di un supporto più semplice.
Costi esterni e visibilità sul processo
Il ricorso a un professionista esterno per attività amministrative ricorrenti può avere un impatto economico e organizzativo. Nel caso di Surgiq, il costo introdotto dai consulenti era diventato un elemento rilevante rispetto all’alternativa digitale: “Recentemente era stato introdotto un costo dai nostri consulenti abbastanza elevato, superiore alla funzione – del sistema digitale adottato -. Dal punto di vista organizzativo era un problema perché richiedeva fiducia e comunque non c’era sempre visibilità immediata sulla presa in carico”.
Per Surgiq, l’introduzione dell’AI nei processi amministrativi è coerente con la natura stessa dell’azienda. Porro osserva: “Noi di mestiere facciamo AI, aiutiamo gli ospedali a pianificare e organizzare il lavoro con molti meno sforzi, quindi in tutti i casi in cui è ragionevole introdurre AI lo facciamo. La lettura automatica degli F24 è fantastica“.
Una questione di efficienza per il sistema produttivo
Il caso degli F24 evidenzia una trasformazione digitale ancora incompleta. Il sistema fiscale è più tracciabile, i documenti sono digitali e le banche hanno investito in innovazione. Tuttavia, una parte rilevante della gestione operativa delle PMI continua a dipendere da procedure manuali, trascrizioni e scambi con professionisti esterni.
La questione non riguarda solo il costo della burocrazia, ma anche la qualità del tempo imprenditoriale. Ridurre il peso degli adempimenti ricorrenti può liberare risorse per attività più strategiche: controllo di gestione, pianificazione, investimenti e consulenza.
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