DOMANDA
In qualità di commercialista sarei a chiedere come portare in conservazione digitale le fatture, cartacee, ricevute da un soggetto forfettario che come è noto non ha l’obbligo della fattura elettronica.
Bruno Consalter
RISPOSTA
Lei pone un problema rilevante, che vede la sovrapposizione tra procedure digitali concepite per agevolare gli adempimenti dei contribuenti titolari di partita IVA, e procedure analogiche che avremmo dovuto definitivamente mandare in soffitta. Le resistenze opposte da alcune rappresentanze delle categorie imprenditoriali e professionali hanno generato un mostro che ha vanificato l’impegno progettuale operato dall’Agenzia delle Entrate e dai dai vari organismi che hanno partecipato al Forum Italiano per la fatturazione Elettronica.
Risultato: ci troviamo a gestire un sistema ibrido che ci costringe a mantenere le vecchie procedure e ci impedisce di sfruttare appieno le potenzialità delle nuove, pur costringendoci a sopportarne gli oneri. Le fatture analogiche possono essere portate in conservazione, previa scansione, a norma dell’articolo 3 del DMEF del 17 giugno 2014 (Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale), richiamato dall’articolo 4 dello stesso provvedimento (Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari), che così recita:
I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489. (n.d.r. ossia entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento dei documenti).
Stante la natura analogica del documento da assoggettare a conservazione sostitutiva, il primo passo consiste nella trasformazione del documento da analogico a digitale, che avviene generalmente mediante scansione del documento, salvo che lo stesso non sia già ricevuto in formato digitale (pdf, tif, etc.). Il processo di digitalizzazione delle fatture non richiede l’intervento di un notaio o di un pubblico Ufficiale perché si tratta di documenti “non unici”, la cui conservazione è obbligatoria anche per i soggetti che li emettono e rilasciano.
Successivamente alla trasformazione del documento in formato digitale, va effettuato il processo di conservazione secondo le regole tecniche a cui rinvia il DMEF sopra citato, approvate con Decreto Del Presidente Del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013, e rispettando anche le prescrizioni indicate alla lettera b) del sopra riportato articolo 3. In pratica, occorrerebbe collegare i files che si devono sottoporre a conservazione ad un database che permette la ricerca dei campi delle singole fatture e il collegamento al relativo file di cui si è fatta la scansione. Per questa ragione, sarebbe opportuno che la conservazione delle fatture sia integrata (a meno di non sottoporsi ad un massacrante data entry) con i dati che risultano dalle registrazioni effettuate ai fini IVA.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
