DOMANDA
Vorrei porre i seguenti quesiti:
- È possibile digitalizzare fatture passive antecedenti l’anno 2019 per, poi, conservarle a norma di legge presso un conservatore accreditato Agid?
- C’è un limite al di fuori del quale questo processo non è fattibile? (es. fatture cartacee troppo vecchie).
- Quali sono le accortezze di cui tenere conto in fase di digitalizzazione e indicizzazione dei documenti cartacei?
- Quali sono i riferimenti normativi per una tale operazione?
Francesco Arcidiacono
RISPOSTA
La digitalizzazione delle fatture analogiche può essere effettuata in qualunque momento, essendo una facoltà e non un obbligo, e non soggiace a termini cogenti, come invece accade per i documenti informatici e per i libri e registri.
Quindi alle sue prime due domande le risposte sono rispettivamente Si e No.
La conservazione delle fatture elettroniche analogiche deve avvenire nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 3 del DPCM 17/6/2014, ossia:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste…
Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. In sostanza
- deve prestare attenzione a che le fatture analogiche siano “originali non unici”, ossia quelli al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche da parte di terzi, perché in caso contrario la conservazione necessita dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità del documento generato dalla digitalizzazione del documento analogico al suo originale. È il caso, per esempio, delle schede carburanti o delle bollette doganali;
- deve essere predisposto anche un file (o comunque un documento informatico equivalente, come per esempio in database) che contenga gli elementi chiave indicati alla superiore lettera b), in modo che si possa individuare il documento mediante apposita ricerca.
Ciò comporta che il processo di conservazione deve essere gestito con lo stesso software con cui è stata gestita la contabilità, altrimenti sarebbe veramente complesso reimmettere tutte le informazioni contenute nei campi chiave
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu
Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
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