DOMANDA
Buongiorno,
vi leggo molto volentieri e vi faccio i miei complimenti per la professionalità degli articoli che scrivete. Avrei un quesito sull’emissione di documenti digitali, che riguarda direttamente la mia società con la gestione dei libri sociali in digitale. Prendiamo come esempio il verbale assemblea dei soci e/o amministratore. Terminata l’assemblea lo genero in formato PDF e successivamente lo faccio firmare in digitale e poi vi appongo una marca temporale segnando in ogni successivo documento l’impronta hash della marca del precedente documento. In questo modo rispondo all’evidenza che i documenti abbiano una consecutività temporale certa. Entro circa 1 anno porto il file firmato e marcato in conservazione per rispondere al problema di conservare a norma il documento. Mi sono posto due problemi :
- Ci sono dei tempi da rispettare tra la conclusione dell’assemblea e le firme digitali o le marche temporali sul documento PDF?
- La conservazione a norma deve avvenire come per le fatture entro 3 mesi dopo la presentazione della dichiarazione dei redditi?
RISPOSTA
Il verbale di assemblea è un documento informatico in pdf “nativo”, per cui deve essere formato in conformità alle regole dettate dal C.A.D., articolo 20, comma 1-bis, che così recita: “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”.
Se il documento informatico è generato tramite l’utilizzo di strumenti software (quindi, per esempio, tramite l’ausilio di un software applicativo, in formato pdf “nativo”), uno dei modi per garantire l’immodificabilità e l’integrità è la apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata (Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate ai sensi del citato articolo 71 del C.A.D., paragrafo 2.1.1).
Questa premessa serve a fornire la risposta alla sua prima domanda: sin quando al documento informatico non vengono apposta la firma digitale, il documento non è completo, quanto meno nella accezione prevista dal C.A.D.. L’apposizione della/e firma/e digitale/i in un momento successivo alla formazione del documento potrebbe anche scaturire dalla esigenza di predisporre una bozza del verbale da sottoporre alla approvazione dei partecipanti, e di ciò dovrebbe essere – eventualmente – fatta menzione nel documento informatico, in modo da giustificare la “tardività” della apposizione delle firme digitali rispetto alla data in cui è stato adottato il verbale. Ma è ovvio che sarebbe molto più semplice predisporre il documento contestualmente all’assemblea e apporre immediatamente le firme digitali dei sottoscrittori del verbale.
La tenuta del libro dei verbali delle assemblee (e degli altri libri “sociali”) è previsto dall’art.2421 Codice Civile, ma è indirettamente previsto dall’articolo 14, comma 2, del DPR 600/1973, a norma del quale “I soggetti stessi (Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali di cui al primo comma dell’art. 13, n.d.r.) devono inoltre tenere, in quanto ne ricorrano i presupposti, il registro dei beni ammortizzabili e il registro riepilogativo di magazzino di cui ai successivi articoli 16 e 17 e i libri sociali obbligatori di cui ai numeri 1 e seguenti dell’art. 2421 del codice civile”.
Se si dovesse propendere per la tesi secondo cui i libri di cui all’art. 2421 soggiacciono alle regole previste dal Codice civile, occorrerebbe fare riferimento – in quanto ad obblighi e regole – ai commi III e IV del citato articolo 2215-bis C.C. che prevedono: “III. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. IV. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma”.
Il comma VI del medesimo articolo 2215-bis del C.C. (Documentazione informatica), prevede: “Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni”. Tale termine è quello previsto dall’ultimo comma dell’articolo 3 del decreto MEF del 17/6/2014, ossia “…entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489”, quindi non oltre tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi per i dati relativi e i documenti relativi all’esercizio oggetto della dichiarazione.
Se invece si dovesse ritenere che i libri previsti dall’art. 2421 sono comunque previsti anche dalle leggi tributarie (ossia dal citato art. 14, comma 2, DPR 600/1973), allora le regole per la conservazione sono fissate dall’articolo 2 del citato DMEF del 17/6/2014, secondo cui: “Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82….”. In effetti, anche l’obbligo di tenuta del libro giornale e del libro degli inventari – per esempio – è sancita sia dal Codice Civile che dalle norme tributarie, e nella prassi il sistema di conservazione si è uniformato ai principi valevoli per i documenti informatici derivanti dalle norme tributarie, ossia l’applicazione del DMEF 17/6/2014, quindi del C.A.D. e delle relative linee guida emanate ai sensi dell’art.71.
Posto come base il ragionamento sopra svolto, ritengo che:
- La applicazione della marca temporale su ciascun verbale non sia obbligatoria. Infatti la marca temporale è obbligatoria una volta l’anno (secondo il codice civile) o al termine del processo di conservazione (secondo le regole fiscali valide per anno d’imposta, ossia entro terzo mese successivo alla scadenza dei dichiarativi);
- L’inserimento su ciascun verbale dell’hash della marca temporale del documento cronologicamente precedente, sia pure impeccabile sotto un profilo tecnico, non è obbligatoria, per il combinato disposto degli articoli 20, comma 1-bis, del C.A.D., e 2215-bis, terzo comma, del Codice Civile;
- Si può assumere che Il termine entro cui effettuare la conservazione dei libri sociali sia quello previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, ossia entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi per i dati relativi e i documenti relativi all’esercizio oggetto della dichiarazione.
Ovvio che Lei può adottare ulteriori accorgimenti (marca temporale su ciascun documento, hash su ciascun verbale della marca temporale del verbale cronologicamente precedente) e ciò non può incidere negativamente sui processi di tenuta e conservazione dei documenti informatici.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu
Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
