Uno strumento di gestione della compliance come il GRC è una soluzione software progettata per assistere le organizzazioni nel recepire le normative di settore, gli standard legali e alle policy interne. Si tratta di strumenti che semplificano i processi di monitoraggio, di gestione e di applicazione dei requisiti di compliance, riducendo così il rischio di sanzioni legali, oltre a migliorare l’efficienza operativa.
Indice degli argomenti
Perché sono utili gli strumenti di gestione della compliance
Gli strumenti di gestione della compliance sono essenziali in vari settori, tra cui: finanza, la sanità, la produzione e la tecnologia. I responsabili della compliance, i risk manager, i team legali possono utilizzare questi strumenti per:
- Rispettare le normative come la NIS2 oppure le indicazioni del regolamento Dora e restare aggiornato sulle leggi e sulle regole in continua evoluzione.
- Ridurre i rischi, ovvero identificare e affrontare in modo proattivo i potenziali problemi di compliance.
- Migliora l’efficienza, automatizzando le attività di compliance di routine e liberando risorse per iniziative strategiche.
- Promuovere una cultura etica in modo da incoraggiare la trasparenza e la responsabilità all’interno dell’organizzazione.
Di fatto, i componenti chiave di un sistema di gestione della compliance sono le politiche e le procedure, la valutazione dei rischi, la supervisione del programma di compliance, oltre all’essenziale formazione del personale e del management, il monitoraggio e la rendicontazione e la risposta alla compliance. Inoltre, le caratteristiche principali del software di compliance includono un’interfaccia intuitiva, personalizzazione, monitoraggio delle politiche normative, flussi di lavoro dinamici, gestione dei documenti, reporting, facile integrazione con altri soluzioni.
Caratteristiche principali del software di compliance normativa
Di seguito le caratteristiche principali che rendono un software per la compliance normativa una risorsa indispensabile per qualsiasi organizzazione impegnata a mantenere i più elevati standard di compliance:
- Monitoraggio automatico della compliance –Automatizzazione del monitoraggio delle attività di compliance, riducendo lo sforzo manuale e riducendo al minimo gli errori.
- Documentazione centralizzata – Conservazione di tutti i documenti di compliance in un unico posto, semplificandone l’accesso e la gestione.
- Reporting e analisi in tempo reale – Dati e approfondimenti in tempo reale per un processo decisionale consapevole.
- Aggiornamenti normativi –Aggiornamenti automatici per riflettere le ultime modifiche normative, garantendo una compliance continua.
- Strumenti di valutazione del rischio – Supporto nell’identificare, nel valutare e nel mitigare i rischi per prevenire potenziali problemi.
- Capacità di integrazione – Integrazione snella con i sistemi esistenti come ERP e CRM, migliorandone la funzionalità.
Principali vantaggi del software di gestione della compliance normativa
Uno dei più significativi vantaggi del software di compliance è l’automazione delle attività di compliance di routine, riducendo la portata dell’errore umano e liberando tempo prezioso. Il sistema identifica e organizza gli obblighi normativi, semplificando quella che era una complessa rete di requisiti in un elenco di attività facilmente attuabile. La maggiore efficienza comporta che più risorse possono essere indirizzate verso iniziative strategiche, elevando in ultima analisi la funzione di compliance.
La non compliance può avere gravi conseguenze, tra cui pesanti multe e danni alla reputazione. Il software di gestione della compliance funge da “guardiano”, monitorando costantemente i cambiamenti normativi e assicurando che l’organizzazione sia sempre aggiornata. Il reporting di compliance, se redatto in modo strutturato, dimostra un impegno verso pratiche etiche e responsabilità.
Inoltre, i processi di reporting manuale possono essere noiosi e soggetti a errori, mentre il software di gestione della compliance semplifica e migliora il reporting, producendo record accurati e accessibili che resistono all’esame. Ciò comporta, per i team di compliance, la capacità di generare in modo più efficiente report e documentazione per dirigenti e CdA.
Il software di compliance è in grado di creare una libreria centralizzata di controlli, obblighi e rischi, eliminando la ridondanza e semplificando le procedure di reporting di compliance e audit. Di fatto, i dati e i controlli centralizzati consentono alle parti interessate di visualizzare lo stato degli obblighi in tempo reale, garantire una cultura consapevole del rischio, migliorare la visibilità del rischio, supportare analisi dettagliate e tempestive sull’impatto del rischio sul business e supportare un processo decisionale aziendale più informato e sicuro.
Gestire il rischio con il software di gestione della compliance
Rischio e compliance vanno di pari passo. Di fatto, il software di gestione della compliance non garantisce solo il rispetto delle regole; è anche un potente strumento per una gestione completa del rischio aziendale dato che aiuta a identificare e mitigare i potenziali rischi prima che si trasformino in problemi.
Inoltre, le valutazioni del rischio sono un aspetto cruciale del ruolo di un responsabile della compliance. Il software di compliance semplifica il processo, abbattendo le barriere che i team potrebbero incontrare quando raccolgono informazioni e standardizzano le metodologie di valutazione del rischio in tutta l’organizzazione. La gestione proattiva del rischio contribuisce alla gestione della compliance, assicurando che nulla venga trascurato.
Maggiore trasparenza nella compliance
Il software di gestione della compliance promuove la trasparenza identificando e segnalando incidenti normativi, segnalazioni di whistleblowing effettuate tramite i canali previsti dalla legge e reclami dei consumatori. Le organizzazioni, portando la compliance all’interno del processo decisionale, sono in grado di garantire una cultura di compliance che va oltre la semplice aderenza alle regole, dando importanza alla segnalazione degli incidenti e alla creazione di fiducia all’interno dell’organizzazione, oltre che migliorare la reputazione aziendale.
Risparmio sui costi con i software di compliance
Uno dei vantaggi più importanti del software di gestione della compliance è che l’implementazione può comportare notevoli risparmi sui costi. Il software di compliance normativa ottimizza l’allocazione delle risorse e aiuta a ridurre le spese correlate alla compliance. Inoltre, i processi di compliance semplificati e la rendicontazione accurata contribuiscono all’efficienza complessiva dei costi.
Il software di gestione della compliance è necessariamente scalabile per adattarsi ai requisiti mutevoli della organizzazione. Inoltre, le soluzioni software per la compliance normativa si integrano perfettamente con altri sistemi, riducendo i silos di dati e la frammentazione. Tale approccio unificato non solo migliora l’efficienza, ma garantisce la compliance nel tempo.
Top 12 software di compliance per le aziende
Ma quale software di compliance scegliere? Per farsi un’idea, ecco una selezione, presentata in ordine alfabetico, di dodici soluzioni presenti sul mercato.
Archer
Fornisce una piattaforma di compliance centralizzata progettata per aiutare le organizzazioni a rimanere al passo con i cambiamenti normativi e gestire efficacemente i rischi. Archer – con i suoi flussi di lavoro personalizzabili e il monitoraggio automatizzato della compliance – semplifica i processi di governance e compliance aziendale.
Caratteristiche principali:
- Consolidamento di tutte le attività di compliance in un sistema unificato.
- Generazione di report per dimostrare la compliance.
- Sviluppo, distribuzione e monitoraggio efficace delle policy.
AWS Security Hub
È un servizio di sicurezza e compliance cloud-native progettato per le aziende che operano su Amazon Web Services. Fornisce una vista unificata degli avvisi di sicurezza e dello stato di compliance tra gli account AWS, aiutando le organizzazioni a identificare i rischi e a garantire l’aderenza a framework come i benchmark CIS e PCI DSS. AWS Security Hub, essendo progettato per gli utenti AWS, fornisce informazioni centralizzate sulla sicurezza e sulla compliance su tutti gli account AWS.
Caratteristiche principali:
- Garanzia di un monitoraggio fluido della compliance all’interno dell’ecosistema AWS.
- Monitoraggio costante del rispetto delle buone pratiche.
- Generazione di report di compliance dettagliati per gli audit.
Hyperproof
È una piattaforma di compliance e gestione del rischio progettata per semplificare i flussi di lavoro di compliance e garantire un monitoraggio continuo. Aiuta le organizzazioni a gestire più framework in un unico posto, riducendo il lavoro manuale e aumentando l’efficienza.
Caratteristiche principali:
- Monitoraggio continuo della compliance: sii sempre pronto per gli audit.
- Strumenti di collaborazione: semplifica il lavoro di squadra con la gestione automatizzata delle attività.
- Integrazione con i sistemi esistenti: connettiti al tuo stack tecnologico per un monitoraggio continuo della compliance.
LogicGate Risk Cloud
È un potente strumento per la gestione di governance, rischio e compliance (GRC) all’interno di un’unica piattaforma. Aiuta le organizzazioni a gestire il rischio tramite automazione e approfondimenti basati sui dati. Fornisce un generatore di flussi di lavoro senza codice, consentendo ai team di personalizzare i processi di compliance senza dover ricorrere al supporto tecnico.
Caratteristiche principali:
- Adattamento dei processi di compliance alle esigenze organizzative.
- Consolidamento dei dati sui rischi per una visione unificata.
- Aggiornamento continuo dei requisiti di compliance in continua evoluzione.
Netwrix
Offre soluzioni di compliance incentrate sulla sicurezza, progettate per proteggere i dati sensibili e garantire la compliance normativa.
Caratteristiche principali:
- Strumenti di classificazione dei dati e valutazione del rischio
- Monitoraggio delle attività degli utenti per la compliance al GDPR e al CCPA
- Reporting di audit automatizzato e controllo degli accessi
- Funzionalità di rilevamento delle minacce e risposta agli incidenti
- Integrazione con SIEM e strumenti di sicurezza IT
OneTrust
Offre una suite completa di strumenti di compliance normativa che aiutano le aziende a mantenere gli standard di protezione dei dati.
Caratteristiche principali:
- Scansione dei cookie basata sull’intelligenza artificiale e monitoraggio automatico del consenso
- Report di compliance normativa per GDPR, CCPA e altro
- Sincronizzazione del consenso tra dispositivi
- Gestione dei rischi dei fornitori terzi
- Valutazioni di impatto sulla privacy (PIA) e automazione della mappatura dei dati
- Automazione del flusso di lavoro per i processi di compliance
- Integrazione con piattaforme di sicurezza clou
SAP GRC
Le soluzioni SAP Governance, Risk, and Compliance (GRC) aiutano le organizzazioni a gestire i requisiti normativi, mitigare i rischi e applicare le policy interne. Progettato per le grandi aziende, SAP GRC si integra perfettamente con i sistemi SAP esistenti come l’ERP SAP, fornendo una piattaforma centralizzata per la compliance e la gestione dei rischi.
Caratteristiche principali:
- Valutazione e monitoraggio costantemente dei rischi nell’intera organizzazione.
- Aggiornamento costante sulle normative in continua evoluzione e relativo adeguamento.
- Semplificazione degli audit interni con strumenti integrati.
ServiceNow
Si è evoluta dalle sue radici nella gestione dei servizi IT per offrire una suite completa di soluzioni GRC. Ciò consente a ServiceNow di integrarsi perfettamente con i suoi servizi esistenti, rendendolo una scelta interessante per le organizzazioni che cercano di consolidare i loro processi IT e GRC in un’unica piattaforma.
Caratteristiche principali:
- La piattaforma enfatizza la risposta agli incidenti all’interno del suo framework GRC, garantendo che la compliance e la gestione del rischio siano integrate nei flussi di lavoro quotidiani.
- ServiceNow elimina i silos di dati fornendo un’unica fonte dati per le informazioni aziendali, migliorando la visibilità e la collaborazione.
- Le organizzazioni possono creare e gestire flussi di lavoro complessi utilizzando i playbook senza codice di ServiceNow, semplificando i processi e adattandosi ai requisiti in continua evoluzione.
- ServiceNow è dotato di un chatbot intelligente in grado di rispondere a domande, risolvere problemi e avviare flussi di lavoro all’istante, fornendo supporto in tempo reale e migliorando l’esperienza dell’utente.
Speakup
È stato creato per i professionisti della compliance che hanno bisogno di strumenti semplici per semplificare il carico di lavoro di compliance, gestire i rischi e costruire un dialogo con i propri dipendenti. Esso garantisce un sistema centralizzato che offre flussi di lavoro flessibili per la compliance, la gestione autonoma e strumenti basati sull’AI per gestire la compliance in modo efficiente.
Caratteristiche principali:
- Report sulla compliance globale in un’unica dashboard.
- Tecnologia basata sull’intelligenza artificiale: suggerimenti basati sull’intelligenza artificiale, riepilogo dei problemi, assunzione e gestione dei casi semplificati.
- Gestione efficiente dei casi per team snelli.
- Report dettagliati tramite integrazioni con SharePoint e Power BI.
- Garanzia di controllo regolare e accreditamento in termini di standard globali sulla privacy e sulla sicurezza, Direttiva UE sul whistleblowing, NIST AI, EU AI Act e altro ancora.
- Completamente verificato secondo ISAE3000 Tipo II/SOC2 e TISAX.
Thomson Reuters
Fornisce una piattaforma di compliance completa che aiuta le aziende a rimanere conformi alle normative in evoluzione tramite automazione e aggiornamenti in tempo reale. Si tratta di un sistema di gestione della compliance idoneo per le aziende che necessitano di informazioni normative aggiornate e di una piattaforma di compliance affidabile.
Caratteristiche principali:
- Invio di aggiornamenti in tempo reale sulle modifiche alla compliance.
- Semplificazione dei processi di compliance con strumenti automatizzati.
- Monitoraggio delle politiche, garantendone il rispetto.
VComply
È una piattaforma di governance, rischio e compliance (GRC) basata su cloud, progettata per aiutare le organizzazioni a stabilire responsabilità, monitorare la compliance normativa e gestire i rischi in modo più efficace. Fornisce un framework di compliance centralizzato che consente ai team di assegnare responsabilità, monitorare i progressi e generare facilmente report.
Caratteristiche principali:
- Visualizzazione dei dati sulla compliance per un processo decisionale informato.
- Individuazione e gestione proattiva dei potenziali problemi di compliance.
- Analisi propedeutica a monitorare metriche e tendenze di compliance.
Workiva
È una piattaforma basata su cloud che semplifica i complessi processi di reporting e di compliance per le organizzazioni di vari settori. Offre una soluzione unificata per la gestione di dati, di documenti e dei team, garantendo accuratezza ed efficienza nel reporting di compliance.
Caratteristiche principali:
- Correlazione dei dati tra report e presentazioni per garantire coerenza e ridurre gli aggiornamenti manuali.
- Consolidamento dei dati provenienti da più fonti per creare report di compliance completi.
- Gestione documentale simultanea da parte dei vari team, garantendo un aumento della produttività e una riduzione gli errori.
