Fra le principali infrastrutture necessarie all’obiettivo della piena digitalizzazione del procurement pubblico vi sono le PAD, piattaforme di approvvigionamento digitale[1]. Ricordiamo infatti che a partire dal primo gennaio 2024 sono divenute pienamente efficaci le disposizioni del nuovo Codice dei Contratti pubblici – il decreto legislativo n. 36 del 31 marzo 2023 – in tema di digitalizzazione delle procedure di gara, che prevedono la gestione in modalità digitale di tutte le fasi della procedura, dalla programmazione e progettazione, sino all’affidamento e all’esecuzione dei contratti.
FAQ: PAD piattaforme di approvvigionamento digitale
Cosa sono le PAD (Piattaforme di Approvvigionamento Digitale)?
Le PAD (Piattaforme di Approvvigionamento Digitale) sono infrastrutture digitali costituite dall’insieme dei servizi e dei sistemi informatici, interconnessi e interoperanti, utilizzati dalle stazioni appaltanti per svolgere le fasi di programmazione, progettazione, pubblicazione, affidamento ed esecuzione dei contratti pubblici. Rappresentano uno strumento fondamentale per la completa digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici, come previsto dal nuovo Codice dei Contratti Pubblici (decreto legislativo n. 36 del 31 marzo 2023). Dal 1° gennaio 2024, l’utilizzo delle PAD è diventato obbligatorio per la gestione di tutte le procedure di gara, con una temporanea deroga solo per gli affidamenti diretti di valore inferiore ai 5.000 euro.
Quali sono le principali funzioni delle PAD?
Le PAD svolgono diverse funzioni essenziali nel ciclo di vita dei contratti pubblici. Attraverso queste piattaforme, gli enti appaltanti possono acquisire il CIG (Codice Identificativo di Gara), condividere documenti e avvisi per le fasi iniziali della procedura, e gestire digitalmente tutte le fasi della gara. Grazie all’interoperabilità con la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP), le PAD permettono di accedere a documentazione necessaria non in possesso dell’ente procedente, adempiere agli obblighi di trasparenza e pubblicazione, e accedere al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico (FVOE). Le PAD consentono inoltre la gestione completamente digitale delle gare d’appalto, dalla programmazione alla stipula dei contratti, garantendo maggiore efficienza, trasparenza e riduzione dei costi operativi.
Come si ottiene la certificazione per una PAD?
La certificazione di una PAD segue un iter specifico supervisionato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Il processo inizia con una richiesta presentata dal Titolare della piattaforma ad AgID, accompagnata da un documento di autovalutazione della conformità (checklist). L’AgID verifica la completezza della documentazione e avvia l’istruttoria per verificare i requisiti funzionali specifici (Classe 2). Se l’esito è positivo, il Gestore della piattaforma procede con i test per verificare i requisiti di interoperabilità (Classe 3). Il certificato rilasciato ha durata massima di un anno, dopo il quale il Titolare deve richiedere il rinnovo ad un organismo di valutazione terzo accreditato. Il certificato ottenuto dall’organismo terzo ha validità di 24 mesi, durante i quali la piattaforma è sottoposta ad un audit annuale di sorveglianza.
Quali sono i requisiti tecnici che una PAD deve soddisfare?
Le PAD devono rispettare requisiti tecnici specifici stabiliti dalle Regole Tecniche di AgID (Determinazione n. 137/2023), suddivisi in tre classi. La Classe 1 comprende i requisiti generali, come l’accessibilità, la sicurezza e la protezione dei dati personali. La Classe 2 include i requisiti funzionali specifici, relativi alle funzionalità che la piattaforma deve offrire. La Classe 3 riguarda i requisiti di interoperabilità, che garantiscono l’integrazione con i servizi della Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP). L’accertamento dei requisiti viene effettuato per ciascuna componente della PAD, ovvero per ogni servizio o sistema informatico che svolge una delle attività previste dall’art. 22 del Codice Appalti, come l’accesso elettronico alla documentazione di gara, la presentazione delle offerte e la gestione del fascicolo di gara.
Come si integrano le PAD con la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP)?
Le PAD sono interoperabili con la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP) gestita da ANAC attraverso la Piattaforma dei Contratti Pubblici. Questa interoperabilità consente alle PAD di accedere alle funzionalità e alle informazioni disponibili nella BDNCP, come documenti e certificati necessari per i controlli sugli operatori economici, disponibili presso altre amministrazioni. Inoltre, le PAD possono trasmettere documenti alla sezione della BDNCP dedicata alla pubblicità legale, adempiendo così agli obblighi di trasparenza e pubblicazione. L’integrazione permette anche l’accesso al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico (FVOE), facilitando la verifica dei requisiti dei partecipanti alle gare. Questo sistema di interoperabilità garantisce uno scambio efficiente di informazioni, riducendo gli errori e i costi amministrativi.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo delle PAD per le stazioni appaltanti?
L’utilizzo delle PAD offre numerosi vantaggi alle stazioni appaltanti, tra cui la riduzione dei costi operativi, dei tempi di gestione e dei rischi di errore, garantendo procedure più snelle e sicure. La digitalizzazione del procurement consente una maggiore trasparenza, controllo e competitività del settore. Inoltre, le PAD permettono un accesso più efficiente alle informazioni sulle procedure di gara, aumentando la competitività e consentendo anche alle imprese straniere di partecipare più facilmente. La conduzione digitale di tutti i passaggi relativi all’affidamento dei contratti pubblici riduce notevolmente le tempistiche e garantisce una maggiore precisione nei controlli, grazie all’accesso semplificato ai dati in possesso dei privati e di altre amministrazioni. Questo si traduce in un aumento dell’affidabilità delle informazioni e in un miglioramento dell’efficienza del processo.
Quali problematiche sono emerse nell’implementazione delle PAD?
Nonostante i progressi, l’implementazione delle PAD ha evidenziato diverse criticità. Molte amministrazioni si trovano a dover utilizzare più piattaforme per gestire le diverse fasi di una singola procedura di gara, spesso appartenenti ad altri enti, introducendo complessità invece di semplificare il processo. I responsabili devono imparare a utilizzare diversi applicativi con peculiarità specifiche, aumentando il dispendio di tempo. Sono stati segnalati problemi con l’utilizzo dello SPID per l’accesso alle piattaforme, che impone la presenza del RUP anche per semplici passaggi procedurali. Numerosi enti hanno riportato malfunzionamenti della Piattaforma Contratti Pubblici di ANAC, con difficoltà di accesso, blocchi, rallentamenti e impossibilità di ottenere il CIG. Inoltre, mancano iniziative a livello centrale per la formazione del personale sull’utilizzo dell’intera infrastruttura, che comprende non solo le PAD ma anche la BDNCP e le relative sezioni.
Come funziona il processo di acquisizione del CIG attraverso le PAD?
Dal 1° gennaio 2024, l’acquisizione del Codice Identificativo di Gara (CIG) non avviene più attraverso il sistema SIMOG/SmartCIG, ma è integrata nei flussi operativi delle PAD. Il processo prevede diversi passaggi: prima si deve scegliere la scheda ANAC appropriata, poi compilare l’ANACform, eventualmente l’eFORM per la pubblicazione in GUCE e il DGUE (Documento di Gara Unico Europeo). Il protagonista di questo processo è il Responsabile Unico del Progetto (RUP), che è l’unico autorizzato a procedere con la richiesta del CIG e la trasmissione dei dati ad ANAC. Nel caso del MePA, ad esempio, negli Ordini diretti di Acquisto (OdA) solo il Punto Ordinante può richiedere il CIG, mentre nelle negoziazioni (Trattativa Diretta, Confronto di Preventivi, RdO) chiunque abbia istruito la negoziazione può compiere tutti i passi preliminari, ma la richiesta del CIG resta di competenza esclusiva del RUP.
Quali sono le novità introdotte dal Decreto Correttivo in materia di PAD?
Il Decreto Legislativo n. 209/2024 (Correttivo al Codice Appalti) ha introdotto importanti novità per migliorare l’efficienza delle procedure di gara digitali. In particolare, ha aggiunto il comma 5-bis all’articolo 35, specificando che il consenso al trattamento dei dati personali per l’accesso della stazione appaltante al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico (FVOE) può essere rilasciato da ciascun operatore economico direttamente in sede di presentazione dell’offerta, velocizzando così i processi interni per le stazioni appaltanti. Inoltre, ha introdotto il comma 3-bis all’articolo 99, che prevede che in caso di malfunzionamento del FVOE o delle piattaforme/banche dati interconnesse, la stazione appaltante può procedere con l’aggiudicazione previa richiesta di una nuova autodichiarazione attestante il possesso dei requisiti non verificabili, con l’obbligo di concludere le verifiche in un congruo termine. Queste disposizioni mirano a garantire la continuità delle procedure di gara anche in presenza di problemi tecnici.
Quali sono le caratteristiche che dovrebbe avere una piattaforma di eProcurement ideale?
Una piattaforma di eProcurement ideale dovrebbe essere altamente personalizzabile, adattandosi alle esigenze specifiche dell’ente e non viceversa. Dovrebbe combinare la conformità normativa con la flessibilità operativa, permettendo di configurare flussi, ruoli e livelli di controllo in modo coerente con l’organizzazione interna e la tipologia delle procedure gestite. La piattaforma dovrebbe essere interoperabile con le principali banche dati e sistemi esterni previsti dal quadro normativo (ANAC, Prefetture, INPS ed enti di certificazione), riducendo la necessità di inserimenti manuali ripetitivi. Dovrebbe inoltre offrire strumenti avanzati di reporting e controllo per presidiare l’intero processo decisionale, automatizzare lo scambio informativo, ridurre gli errori e prevenire criticità. Infine, una piattaforma ideale dovrebbe promuovere una vera semplificazione dei processi, non limitandosi alla mera dematerializzazione, ma puntando alla riduzione degli adempimenti burocratici, all’eliminazione del superfluo e allo snellimento dei flussi procedimentali.
