Edilizia e shadow IT, quando i dati di progetto sfuggono al controllo

Nei cantieri, l’attività operativa e la relativa rendicontazione spesso non procedono parallelamente. Nonostante negli ultimi anni il comparto dell’edilizia abbia gradualmente iniziato a investire nella digitalizzazione dei processi, una parte significativa delle decisioni riguardanti i progetti continua a transitare via app di messaggistica istantanea, senza mai essere formalizzata.

Il risultato è che informazioni essenziali finiscono per essere frammentate tra canali e interlocutori diversi, diventando complesse da monitorare e da ricostruire a distanza di tempo. Ciò si traduce nell’aumento esponenziale del rischio che attività già eseguite si duplichino, che un’istruzione non raggiunga tempestivamente gli operatori coinvolti o che una criticità rilevata in cantiere non venga gestita con la necessaria rapidità.

Gestione delle informazioni nei cantieri tra sistemi ufficiali e chat

Di conseguenza, molte aziende si trovano oggi a dover operare su due livelli: da una parte i sistemi ufficiali, principalmente per l’archiviazione dei dati che derivano da procedure formalizzate; dall’altra i canali informali, come i gruppi Whatsapp, per lo scambio di aggiornamenti quotidiani. Più le differenze tra i contenuti veicolati nei due flussi aumentano, più diventa complesso garantire una gestione coerente e trasparente delle informazioni.

Lo shadow IT entra nei flussi aziendali

Il fenomeno richiama quello che in ambito aziendale viene definito “shadow IT”, ovvero l’utilizzo di strumenti non ufficiali per svolgere attività lavorative. I numeri confermano che non si tratta di episodi isolati. Le statistiche^[1] raccolte da ElectroIQ dimostrano che il 67% dei lavoratori dichiara di introdurre strumenti personali, per la maggior parte digitali, all’interno della propria azienda, con tutti i rischi per la sicurezza informatica che queste prassi comportano. Questo atteggiamento nasce sia dalla ricerca di efficienza, mossa dall’obiettivo di accelerare la produttività, sia dall’immediatezza d’utilizzo di alcune applicazioni tech, dotate di interfaccia semplice e a portata di chiunque.

Credenziali aziendali e dispositivi non gestiti

Le conseguenze sul piano della governance delle informazioni e della protezione dei dati possono essere significative. Basti pensare che, secondo il Verizon Data Breach Report Investigations Report 2025^[2], report annuale sulla cybersecurity redatto da Verizon, circa il 46% dei sistemi che utilizzano credenziali aziendali è riconducibile a dispositivi non gestiti dal datore di lavoro o addirittura personali. Ciò significa che una buona parte delle attività lavorative avviene al di fuori dell’infrastruttura tecnologica ufficiale, riducendo la visibilità e il controllo sulla catena di comunicazioni.

Al contempo, questo dato evidenzia anche una probabile mancata capacità dell’azienda di valorizzare il proprio patrimonio dati nel tempo, i quali si disperdono con molta rapidità e si rendono più difficilmente tracciabili in via formale.

La dispersione delle informazioni oltre i cantieri

Questo non deve stupire perché si tratta di una dinamica che ormai travalica il perimetro del settore privato. Guardando, ad esempio, alla sfera politico-amministrativa, oggi non è infrequente che giunte o consigli comunali ricorrano a chat e sistemi di messaggistica per concordare in anticipo votazioni, nomine o decisioni amministrative, accelerando gli iter di approvazione, ma spostando parte del processo decisionale fuori dalle sedi formali. In pratica, ciò che dovrebbe essere tracciato, condiviso e ricostruibile viene anticipato in canali paralleli, con l’effetto di ridurre i passaggi istituzionali a mere ratifiche, svuotando il confronto pubblico e bypassando gli obblighi di trasparenza previsti dalla normativa.

Un altro esempio viene dal settore sanitario, in cui la necessità di scambiare informazioni rapidamente porta spesso a condividere con app di messaggistica aggiornamenti clinici, immagini e referti al di fuori dei sistemi ufficiali. Una ricerca recente rileva che usa WhatsApp per lavoro il 100% dei medici e il 97,4% degli infermieri intervistati e, cosa ancora più preoccupante, secondo un altro studio il 42,9% degli operatori non sa valutarne l’accettabilità etica, anche se è evidente che da queste prassi derivano rischi per riservatezza, tracciabilità e corretta gestione dei dati^[3].

La documentazione di progetto nei cantieri italiani

Tornando all’edilizia, a ulteriore conferma di queste evidenze, una ricerca^[4] condotta da PlanRadar nel 2026 ha rilevato come il 77% dei professionisti del settore affermi che almeno il 50% della documentazione di progetto è distribuita tra canali di comunicazione extra aziendali. In Italia la quota raggiunge il 91%, la più elevata a livello europeo, evidenziando la necessità di strumenti professionali efficienti sia per usabilità sia per immediatezza.

Piattaforme SaaS per il controllo delle informazioni in cantiere

L’utilizzo di piattaforme digitali SaaS^[5] risponde a questo bisogno, colmando le criticità che emergono dall’uso improprio delle app di messaggistica istantanea. Non a caso, una chat Whatsapp non è progettata per collegare in tempo reale un’attività a una localizzazione, a una planimetria o a uno stato di avanzamento lavori; mentre strumenti appositamente ideati per questi scopi consentono di associare direttamente le informazioni relative alle lavorazioni al progetto in corso, restituendo un archivio strutturato, tracciabile e consultabile nel lungo periodo.

Inoltre, come già evidenziato, le chat informali non tutelano la privacy aziendale e mancano di governance e policy d’utilizzo, oltre a favorire la perdita di informazioni, poiché basate su una comunicazione continua tra account solitamente utilizzati al di fuori dell’ambiente lavorativo.

Centralizzare i dati senza eliminare WhatsApp

In definitiva, la sfida non consiste nell’eliminare WhatsApp dai cantieri, ma nel rendere la documentazione di progetto ancora più semplice e immediata delle chat. Se integrati in modo coerente con le attività quotidiane, questi strumenti permettono infatti di centralizzare le informazioni, evitandone la dispersione e trasformandole in un patrimonio condiviso per l’intero team, garantendo al contempo un elevato livello di sicurezza all’interno dell’organizzazione.

Note

[1] Shadow IT Statistics You Need to Know (2026), ElectroIQ, piattaforma di analisi dati con focus su tecnologia, elettronica e scienza, disponibile a questo link. ↩

[2] Verizon Data Breach Investigations Report 2025, Verizon Business 2025, disponibile a questo link. ↩

[3] Studio ospedaliero 2026 pubblicato sull’Israel Journal of Health Policy Research tramite PubMed; indagine sui professionisti sanitari pubblicata sull’Indian Journal of Surgery e disponibile tramite NCBI. ↩

[4] Managing Project Changes in the Age of AI, PlanRadar 2026, disponibile a questo link. ↩

[5] Software as a Service (SaaS): modello cloud attraverso il quale applicazioni software vengono fornite via Internet e utilizzate dagli utenti tramite browser o app, senza installazione locale. ↩