All’inizio del 2023, a livello globale, siamo ancora nel pieno della sperimentazione relativa ai nuovi modi di lavorare, in particolare relativamente alla progettazione dei nuovi spazi di lavoro. Non ci sono soluzioni standard adatte a tutte le aziende. Ognuna sta cercando la sua formula, coerente con la sua cultura, con gli obiettivi di business e le preferenze delle sue persone.
Alcune sperimentazioni sono comuni perché sono focalizzate su tre temi centrali cui i nuovi spazi devono dare una risposta:
- come ottimizzare le sale riunioni per la partecipazione ibrida: monitor ad altezza desk, tavoli rotondi, canali audio dedicati;
- quali supporti, isolamento acustico e visivo, dimensionamento, dare agli spazi per il lavoro concentrato;
- quali attrezzature e arredamenti fornire agli spazi di relax e socializzazione. Dalle semplici aree break del passato è importante valutare come arricchire il mix con gli spazi esterni effettivamente utilizzabili, le aree lounge servite e no, spazi wellness, etc. che siano accessibili ma non disturbino il lavoro concentrato.
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Design spazi Smart Working, un esempio di applicazione delle nuove tendenze
Ad esempio, la nuova sede Cisco a New York, offre qualche idea. È un concentrato di tecnologia per una popolazione di circa 1700 persone, in cui la nuova allocazione dello spazio ha ribaltato le proporzioni: ora lo spazio condiviso per lavoro di gruppo è il 70%, il resto è dedicato alle postazioni, prenotabili e individuali. I Wireless access points sono il centro di raccolta di informazioni su:
- numero di persone presenti nello spazio (attraverso la proxy del numero di smartphone che il sistema “sente”, in modo anonimo);
- qualità dell’aria;
- temperatura;
- umidità.
In questo modo, ad esempio, durante una riunione si sa quante persone stanno partecipando in presenza e da remoto in ogni momento. In generale, il sistema fornisce una mappa istantanea e sempre aggiornata sull’uso e sulla disponibilità degli spazi attraverso un grande schermo all’ingresso di ogni piano, che mostra la piantina con aree colorate: rosso = aree prenotate e usate; giallo = spazio prenotato ma non utilizzato; verde = spazio libero da uso e prenotazione.
Le sale riunioni sono state adattate per la partecipazione ibrida. Dato che il 98% delle riunioni ha almeno una persona che partecipa da remoto, le sale riunioni sono state progettate per favorire la partecipazione negli incontri ibridi secondo il principio della digital equality:
- il tavolo ha una forma che tende al triangolare;
- il lato corto è in corrispondenza dello schermo grande e senza sedute;
- la superficie del tavolo è riflettente per permettere di illuminare meglio i volti dei presenti.
I driver delle nuove sperimentazioni
Alcune organizzazioni stanno affrontando lo scale-up, la seconda fase della sperimentazione, passando all’implementazione su aree più estese, come un piano di edificio, oppure una delle varie sedi, per capire come le interazioni e i flussi su scala più ampia impattano sull’esperienza e le nuove abitudini.
Un fil rouge comune alla sperimentazione è la tecnologia. Ogni spazio che non abbia una dimensione tecnologica è in qualche modo limitato e parziale. È fondamentale che al tavolo della progettazione, del monitoraggio e valutazione degli esperimenti, siano presenti fin dall’inizio le persone che portano le competenze più avanzata su quello che è possibile oggi o lo sarà nei prossimi anni (pensiamo al Metaverso).
Un secondo driver importante e trasversale è l’esperienza. Non si tratta solo di fornire spazi funzionali basati sulle attività. È altrettanto importante creare una percezione ed esperienza di creatività, protezione, calore umano. Questi ingredienti devono diventare parte della progettazione e soprattutto della programmazione quotidiana degli spazi, con eventi, iniziative, rituali nuovi che attraggano le persone ad uscire dalle proprie caverne domestiche e affrontare con convinzione il costo e lo svantaggio del viaggio verso la sede fisica di lavoro.
Una domanda centrale è relativa al flusso di persone durante la settimana, durante il giorno, e di conseguenza come cambia la domanda di servizi e uso delle strutture. C’è il rischio che vi siano orari e giorni “scarichi” e altri “sovraccarichi”, in funzione dei limiti delle policy di Smart Working, anche in relazione alla loro variabilità tattica per gestire nuove priorità, come il costo delle utenze.
Per misurare il risultato delle sperimentazioni, vanno misurate sia le variabili hard che quello soft: quante persone per quanto tempo hanno usato le focus room? E anche: quale livello di “gioia” ha prodotto la mia esperienza globale del luogo di lavoro fisico oggi? È importante l’ascolto qualitativo e l’osservazione acuta per intercettare i fattori anche psicologici associati con l’uso degli spazi e delle tecnologie.
Non usano bene le tecnologie di telepresenza perché non sono efficaci o non sono “capaci” di utilizzarle? Chi non prenota le sale riunioni e le usa, è “autorizzato” dall’auto-percezione gerarchica oppure ha un’agenda molto fluida costituzionalmente? Chi sanitizza ogni strumento e spazio condiviso, fa parte di una categoria realmente fragile o ha bisogno di informazioni sulle procedure di pulizia in essere?
Ottimizzare gli spazi per una migliore esperienza di lavoro è diventato tanto essenziale quanto difficile. Per rendere ottimale l’esperienza dello Smart Working, la tecnologia deve essere progettata insieme agli spazi, non come una dimensione posticcia e separata. Servono metodo scientifico e Change Management culturale per affrontare la sfida.
Articolo originariamente pubblicato il 18 Gen 2023
