Lo Smart Working era una tendenza che si stava affermando già nel pre pandemia, ma è stato proprio l’evento eccezionale che ha colpito le nostre società a spingere, a partire da febbraio 2020, le aziende a ripensare in profondità la propria organizzazione del lavoro, così da ottimizzare realmente i processi interni. Una di queste è senza dubbio Net Insurance, la compagnia assicurativa che offre soluzioni di protezione dedicate alla persona, alla famiglia e alla piccola e media impresa, con sede a Roma e con circa 120 dipendenti. Proprio pochi mesi prima della pandemia, a ottobre 2019, l’azienda aveva avviato un progetto pilota di Smart Working, della durata di 6 mesi, che coinvolgeva il 30% della popolazione aziendale, con l’idea di estenderlo poi gradualmente a tutti i dipendenti. Il progetto prevedeva la possibilità di svolgere 2 giorni a settimana da remoto, attraverso una calendarizzazione concordata con il proprio responsabile.
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L’accelerazione imposta dalla pandemia
Questo schema è stato rapidamente superato dall’avvento dell’emergenza sanitaria: il lavoro da remoto è stato celermente esteso a tutti i lavoratori, che nel periodo del primo lockdown hanno lavorato prevalentemente in questa modalità. Con il perdurare della pandemia, a partire da luglio 2020 è stato adottato un modello semplificato di Smart Working, basato su un mix di lavoro da remoto per 3 giorni a settimana e in ufficio per 2 giorni a settimana (salvo esigenze specifiche). L’organizzazione del lavoro in Net Insurance ha preso infine una forma definitiva a maggio 2021, dopo la firma degli accordi con i sindacati sullo Smart Working, che ha visto l’adesione del 95% dei dipendenti. Più nel dettaglio, l’accordo siglato svincola i dipendenti dal concetto di orario e pone l’attenzione sulla prestazione, lasciando la possibilità di scegliere dove lavorare e quando (con il vincolo di svolgere almeno 4 giorni al mese in sede, accordandosi con il proprio responsabile). L’accordo tutela anche il diritto alla disconnessione, identificando un periodo di riposo dalle 18.45 alle 8 del mattino e non consentendo la pianificazione delle riunioni prima delle 8.30 e dopo le 17.45. Le fasce di reperibilità sono state definite dalle 10.00 alle 12.00 e dalle 14.30 alle 16.30.
Sul fronte degli spazi, Net Insurance ha puntato sull’abbandono dell’idea di postazione fissa per concepire l’ufficio come luogo per la socializzazione e la generazione di nuove idee. Per quanto riguarda la dimensione tecnologica è stato avviato un processo di digital trasformation, con azioni di potenziamento dell’infrastruttura IT. L’obiettivo complessivo di Net Insurance è stato quello di implementare un modello lavorativo flessibile, innovativo, efficace ed efficiente, promuovendo il concetto di work-life balance.
La collaborazione con Workhera
Cruciale, è stato l’utilizzo di strumenti digitali avanzati: basti pensare che nel progetto pilota il monitoraggio avveniva attraverso l’utilizzo di semplici tabelle Excel, che venivano aggiornate settimanalmente con dati sulla prestazione, poi analizzati su base mensile. In seguito allo scoppio della pandemia, grazie alla collaborazione con Workhera, è stato invece introdotto un tool digitale che permette di monitorare indicatori di performance sia quantitativi che qualitativi (soddisfazione dei colleghi, relazioni tra colleghi, livello di engagement, percezioni dei lavoratori) in maniera continua. L’applicazione consente di raccogliere dati in maniera semplificata, rendendoli visivamente intuitivi e incentivando il feedback continuo grazie a notifiche e reminder. La collaborazione con Workhera ha reso possibile l’avvio di un ulteriore progetto pilota, che ha previsto la revisione dei KPI qualitativi delle diverse aree aziendali: tutti gli indicatori sono ora facilmente calcolabili secondo procedure e modalità stabili (confrontabili nel tempo) automatizzabili e sintetizzabili, ogni fine mese, in un macro-indicatore di sintesi della perfomance aziendale. L’obiettivo è quello di sviluppare una cultura aziendale basata sul concetto di Result Based Organisation, che metta al centro i risultati.
Dallo Smart Working tanti benefici per Net Insurance
Insomma, l’emergenza legata al COVID-19 ha costituito per Net Insurance l’occasione per il ridisegno e l’ottimizzazione di alcuni processi, tra cui proprio il monitoraggio delle performance. I benefici sono stati di diversa natura, a partire da un migliore bilanciamento della vita personale – lavorativa, soprattutto in un contesto come quello romano caratterizzato da una mobilità dispendiosa in termini temporali. L’azienda ha anche riscontrato una alta soddisfazione e senso di appartenenza dei dipendenti, ottime performance lavorative e indicazioni positive dal punto di vista dell’attraction e retention dei talenti.
Net Insurance ha conquistato il premio “Smart Working Award 2021”, l’importante riconoscimento assegnato dall’Osservatorio del Politecnico di Milano che premia le migliori iniziative di Smart Working. Il Politecnico ha riconosciuto che la collaborazione con Workhera ha permesso a Net Insurance di dare vita a un modern workplace affiancato dall’utilizzo di tecnologie digitali, capace di conciliare efficienza ed efficacia produttiva al benessere del personale.
Ma non finisce qui, perché la compagnia ha ottenuto nel 2021 il riconoscimento Great Place to Work Italia, per una serie di motivazioni: ambiente di lavoro positivo, apprezzato dai suoi dipendenti; processi HR di alta qualità; persone motivate con un elevato livello di engagement; relazioni tra i collaboratori basate sulla fiducia; grande attrattività nei confronti del mercato del lavoro e dei migliori talenti; dipendenti orgogliosi dell’azienda e del proprio ambiente di lavoro.
Risultati forse impronosticabili un anno fa, divenuti realtà grazie all’approccio, agli strumenti e alle strategie giuste: a farsi strada è così un modello di lavoro realmente nuovo.
Articolo originariamente pubblicato il 10 Feb 2022
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