Non basta più digitalizzare il procurement, ma bisogna farlo in modo che l’intero ciclo di vita dell’appalto sia snello, efficiente e senza intoppi tecnici. Dopo gli interventi normativi e gli investimenti destinati all’innovazione della PA, il nuovo obiettivo non è più soltanto trasferire online singole procedure, ma costruire un ciclo degli appalti completamente digitale, integrato e privo di interruzioni.
Le nuove regole tecniche indicano una direzione precisa: digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei contratti pubblici, interoperabilità tra piattaforme e basi dati, utilizzo dell’intelligenza artificiale sotto il controllo umano e adozione di misure adeguate per mitigare i rischi. Il futuro del procurement pubblico, quindi, sarà sempre più “seamless”: un sistema nel quale dati, applicazioni e procedure possano dialogare senza discontinuità, evitando duplicazioni, errori e passaggi manuali tra software differenti.
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Perché la digitalizzazione deve coinvolgere tutto il ciclo dell’appalto
La trasformazione digitale del procurement non può limitarsi alla pubblicazione di una gara o alla gestione telematica delle offerte. Il principio del pieno regime digitale richiede che ogni fase dell’appalto sia gestita attraverso strumenti adeguati: dalla programmazione alla progettazione, dalla pubblicazione all’affidamento, fino all’esecuzione del contratto, alla rendicontazione e al controllo dei risultati.
In questo scenario, le piattaforme devono garantire continuità operativa e tracciabilità delle informazioni durante l’intero percorso amministrativo: “Le nostre piattaforme danno la garanzia di digitalizzare tutto il processo di procurement. Lavoriamo coi nostri Partner Distributori System Integrator per integrare e rendere interoperabile la soluzione con tutti i sistemi esistenti della PA”, spiega Pierluigi Aluisio, fondatore e presidente di Venicecom.
La sfida, dunque, non riguarda esclusivamente la disponibilità di software evoluti di livello enterprise. La vera complessità consiste nell’integrare le nuove piattaforme con l’ecosistema tecnologico già presente nelle amministrazioni, spesso composto da applicativi sviluppati in periodi diversi e progettati secondo standard non omogenei.
L’interoperabilità come condizione necessaria
L’interoperabilità è uno dei pilastri di questo nuovo modello. Una piattaforma di approvvigionamento non può operare come un ambiente isolato: deve essere in grado di comunicare con sistemi gestionali, strumenti di contabilità, protocolli informatici, banche dati, soluzioni documentali ed ERP: “Non basta introdurre una piattaforma di procurement come la nostra PRO-Q o di project governance come KronosApp, ma è necessario lavorare di squadra con i system integrator per integrare questi software con le basi dati, gli ERP e gestionali già esistenti presso PA e utilities”, commenta Aluisio.
Il ruolo dei System Integrator diventa quindi determinante. Sono questi operatori a dover costruire i collegamenti tecnici tra i diversi ambienti informativi, adattando le soluzioni alle architetture delle singole organizzazioni e garantendo la circolazione corretta dei dati.
L’integrazione consente inoltre di ridurre il rischio di inserire più volte le stesse informazioni, contenere gli errori e aumentare l’affidabilità complessiva del sistema. Un dato registrato nella fase di programmazione, per esempio, deve poter essere riutilizzato durante l’affidamento e l’esecuzione del contratto senza dover essere trascritto manualmente.
Dal software verticale a un ecosistema senza interruzioni
Il concetto di seamless procurement descrive proprio questa evoluzione. L’obiettivo è superare la frammentazione applicativa, creando un’esperienza uniforme per gli operatori e una gestione coerente delle informazioni. Seamless “significa senza soluzione di continuità, ciò che viene richiesto ai software oggi: ora la maggior parte dei software sono poco integrati o non integrati e il rischio è, per esempio, quella della perdita dei dati, della mancanza di coerenza e di non solidità del sistema informativo – aggiunge Aluisio -. Per sottolineare l’importanza del concetto, abbiamo rinominato il nostro software PRO-Q seamless procurement, in quanto dalla raccolta dei fabbisogni alla rendicontazione non rende necessario saltare da un software all’altro”.
Evitare di passare continuamente da un applicativo a un altro non è soltanto una questione di semplicità per l’utente. La continuità dei processi ha effetti diretti anche sulla qualità dei dati, sulla capacità di controllo dell’amministrazione e sulla tempestività delle decisioni. Un ambiente integrato consente infatti di ricostruire più facilmente le responsabilità, verificare lo stato di avanzamento delle procedure e individuare eventuali criticità. La digitalizzazione diventa così non solo uno strumento operativo, ma anche un fattore di trasparenza e governance.
AI sotto controllo umano
Accanto all’interoperabilità, le nuove regole tecniche aprono alla progressiva adozione dell’intelligenza artificiale. Le applicazioni possono supportare le amministrazioni nell’analisi dei dati, nella classificazione dei documenti, nella verifica delle procedure e nell’individuazione di anomalie. L’impiego dell’AI, tuttavia, deve essere accompagnato da meccanismi di supervisione umana e mitigazione del rischio. Le decisioni amministrative non possono essere delegate in modo automatico e incontrollato agli algoritmi.
Occorre quindi definire responsabilità, criteri di validazione e sistemi di monitoraggio. La qualità dei dati utilizzati, la trasparenza dei modelli e la possibilità di verificare i risultati prodotti dagli strumenti automatizzati saranno elementi essenziali per un’adozione affidabile.
Licenze perpetue e on-premises: un modello alternativo per le PA
La trasformazione del procurement riguarda anche le modalità con cui le amministrazioni acquistano e utilizzano le tecnologie. Accanto ai modelli cloud e a software e servizi in abbonamento, Venicecom propone soluzioni acquistabili a tempo indeterminato e installabili anche sulle infrastrutture dei clienti.
Per Aluisio la strada per una piena digitalizzazione del ciclo di procurement passa anche attraverso l’efficacia contrattuale: “Andiamo controcorrente. Offriamo alle PA e alle utilities di acquistare i software con licenze a tempo indeterminato, eventualmente tramite gli accordi quadro Consip dei System Integrator, dando anche la possibilità di ospitare le soluzioni on premises su infrastruttura del cliente”.
La possibilità di scegliere tra diverse modalità di acquisizione e installazione può rispondere alle esigenze di enti con architetture, vincoli organizzativi e politiche di sicurezza differenti.
Il futuro del procurement pubblico si costruirà quindi attraverso un equilibrio tra innovazione tecnologica, integrazione dei sistemi e sostenibilità organizzativa e contrattuale. Piattaforme capaci di accompagnare l’intero ciclo dell’appalto, dialogare con gli strumenti esistenti e utilizzare l’intelligenza artificiale in modo responsabile, sono la soluzione per processi più efficienti e efficaci.
Articolo realizzato in partnership con Venicecom
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