La progressiva digitalizzazione della sanità sta portando a un utilizzo sempre più diffuso di dispositivi mobili da parte di medici, infermieri e personale sanitario. Smartphone e tablet sono sempre più presenti nella quotidianità delle strutture sanitarie e consentono agli operatori di accedere direttamente e facilmente alle applicazioni e agli strumenti necessari durante il turno e nel luogo in cui vengono erogate le cure.
Questa evoluzione pone però le organizzazioni sanitarie di fronte a una scelta che non riguarda soltanto la tecnologia da adottare, ma anche il modo in cui gestirla, quindi se assegnare un dispositivo a ogni singolo operatore, secondo un modello 1-to-1, oppure mettere a disposizione una dotazione di dispositivi condivisi.
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Il costo del modello 1-to-1 va oltre l’hardware
A prima vista, il modello 1-to-1 può sembrare la soluzione più semplice. Ogni infermiere dispone del proprio dispositivo e ritrova lo stesso device a ogni turno, ma questa opzione necessita una valutazione sul numero di dispositivi da acquistare, da gestire e sul supporto IT che porta con sé.
Certamente i costi più evidenti sono quelli legati ai dispositivi, licenze, accessori, piani telefonici, enrollment, Mobile Device Management (MDM) e sostituzione dell’hardware. Tutti costi importanti, ma non rappresentano l’intero impatto economico e operativo. In un modello 1-to-1, ogni dispositivo è associato a una persona specifica e, di conseguenza, alle sue preferenze, alle sue abitudini e alle eventuali problematiche che possono emergere durante l’utilizzo. Per i team IT e i service desk questo significa gestire non soltanto il dispositivo, ma anche la relazione tra utente e device, così facendo ovviamente, il modello di supporto diventa più complesso.
Al contrario nel caso in cui i device siano condivisi, il dispositivo può essere inserito all’interno di un processo standardizzato: viene preso in carico all’inizio del turno, utilizzato, restituito, pulito, ricaricato, aggiornato e reso disponibile per l’operatore successivo. Il focus si sposta dalla gestione del singolo utente alla gestione del parco dispositivi.
Inoltre, in un modello 1-to-1, possono verificarsi numerose situazioni legate al singolo utente: il passcode dimenticato, un’applicazione che non si avvia, un aggiornamento rimandato, il telefono lasciato a casa o un dispositivo danneggiato. Ciascuno di questi eventi può generare un’attività di supporto specifica. La risoluzione del problema può richiedere di intervenire sul dispositivo dell’utente, coordinarsi con la persona che lo utilizza o procedere con un nuovo provisioning.
Con un modello condiviso, invece, molti di questi problemi possono essere gestiti attraverso processi standard. Un dispositivo che presenta un malfunzionamento può essere rimosso dal servizio, ripristinato o aggiornato e, quando necessario, sostituito con un altro device già pronto all’uso.
La differenza è significativa soprattutto in ambito clinico, il dispositivo dovrebbe facilitare il workflow dell’operatore, non trasformarlo in ulteriori problemi e percorsi per risolverli.
Dispositivi condivisi in sanità e il “laptop test”
Un modo per valutare se adottare o meno il modello 1-to-1 consiste nel porsi una domanda: se assegnare a ogni operatore un dispositivo mobile dedicato fosse davvero il modello più semplice, perché non assegnare a questo punto a ogni infermiere anche un laptop personale?
Le strutture sanitarie generalmente non adottano questo approccio perché il lavoro è organizzato per turni, è legato alle diverse unità operative ed è altamente dinamico. Il personale si sposta tra stanze, pazienti, postazioni di lavoro e differenti attività assistenziali.
La tecnologia deve quindi adattarsi a questo tipo di workflow. Un laptop assegnato individualmente non sarebbe necessariamente coerente con il modo in cui viene svolta l’attività clinica; allo stesso modo, non sempre è necessario che ogni addetto disponga di uno smartphone o altro device personale.
Standardizzare il supporto IT con i dispositivi condivisi
Uno dei principali vantaggi del modello condiviso riguarda proprio la possibilità di standardizzare la gestione dei dispositivi. Il team IT incaricato di gestire, monitorare e proteggere i dispositivi mobili aziendali, può avere maggiore controllo su aspetti quali configurazioni, aggiornamenti, applicazioni, disponibilità e ciclo di vita del device. In un programma 1-to-1, tutte queste attività rimangono necessarie, ma sono moltiplicate dal numero di dispositivi assegnati individualmente e dalle variabili legate ai singoli utenti.
In un modello condiviso, il parco dispositivi può essere gestito come un insieme standardizzato progettato in funzione delle esigenze del turno clinico. Se un device presenta un problema, può essere sostituito e successivamente riparato o aggiornato, evitando che alcune attività rimangano bloccate fino alla risoluzione del problema. Il beneficio, quindi, non consiste soltanto nell’utilizzare un numero inferiore di dispositivi, ma anche nel ridurre il livello di supporto legato alla gestione individuale.
Anche dal punto di vista del workflow, in un modello condiviso ben organizzato, l’operatore può prendere un dispositivo all’inizio del turno e utilizzarlo per accedere agli strumenti necessari, senza doversi preoccupare della gestione personale del device. Il dispositivo viene poi restituito al termine del turno per essere preparato per l’utilizzo successivo.
Questo approccio consente di separare la gestione del dispositivo dalla persona che lo utilizza che non deve essere responsabile della ricarica, degli aggiornamenti o della risoluzione di problemi tecnici: questi aspetti possono essere gestiti all’interno del processo operativo dedicato al parco dispositivi e gestito interamente dal team IT che si occupa dell’MDM.
Il risultato è un modello in cui la tecnologia è maggiormente integrata nel workflow clinico, anziché rappresentare un’attività aggiuntiva per il personale.
Dispositivi condivisi e 1-to-1: la scelta può essere anche ibrida
Va però evidenziato, che non esiste necessariamente un unico modello valido per tutte le organizzazioni sanitarie. La scelta tra dispositivi condivisi e 1-to-1 dovrebbe essere legata al modo in cui il personale e i professionisti lavorano e utilizzano la tecnologia.
Alcuni ruoli possono richiedere un dispositivo assegnato individualmente, mentre altri possono trarre maggiore beneficio da device condivisi, soprattutto quando l’attività è organizzata per turni, è legata a una specifica unità operativa e segue workflow standardizzati.
Per esempio per quei dirigenti, per quei team specialistici o quei medici che necessitano di un accesso anche al di fuori del turno, l’assegnazione individuale può essere la scelta più appropriata, mentre per molti workflow infermieristici, invece, i dispositivi condivisi possono risultare più coerenti con l’organizzazione del lavoro.
Per questo, un modello ibrido può rappresentare una soluzione efficace: dispositivi individuali per i ruoli che ne hanno effettivamente bisogno e dispositivi condivisi per i workflow in cui questo approccio permette di semplificare la gestione e il supporto.
La domanda non è quindi quale modello è più valido in assoluto, ma quale modello è più coerente con le esigenze operative dei diversi utenti e con il modo in cui la tecnologia viene utilizzata nella struttura.
L’impatto della scelta sulla sanità digitale
In termini generali, la scelta del modello di mobilità non riguarda quindi soltanto l’assegnazione dell’hardware, ma ha conseguenze sulla gestione dei dispositivi, sul carico di lavoro del team IT e, soprattutto, sull’esperienza quotidiana del personale sanitario e dei pazienti. Un modello ben progettato può ridurre i tempi e le complessità legati all’accesso alla tecnologia, permettendo agli operatori di utilizzare il dispositivo più adatto alle proprie attività, quando e dove serve. Questo significa anche poter dedicare meno tempo alla gestione della tecnologia e più tempo alle attività assistenziali e alla relazione con il paziente.
In un settore sanitario sempre più digitale e mobile, la scelta tra dispositivi condivisi e 1-to-1 dovrebbe quindi perseguire un triplice obiettivo: semplificare la gestione e ottimizzare le risorse per l’IT, rendere la dotazione tecnologica più funzionale al lavoro quotidiano del personale sanitario e, di conseguenza, contribuire a migliorare la qualità e la tempestività dell’assistenza.
Il valore della scelta, in altre parole, non si misura soltanto in termini di dispositivi gestiti o costi sostenuti, ma anche nella capacità della tecnologia di adattarsi ai singoli workflow, ridurre le interruzioni e quindi supportare gli operatori nel fornire un’assistenza più efficiente e focalizzata sulle singole esigenze del paziente.
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