Documenti digitali

Un documento digitale è un file creato con programmi informatici, come MS Word o Excel, e memorizzato in formato digitale. Esempi comuni includono e-mail, documenti di testo e fogli di calcolo. Questi documenti rappresentano un modo comodo e affidabile per archiviare, condividere e trasferire rapidamente i dati, consentendo di conservare grandi quantità di informazioni in modo sicuro e in un formato accessibile da più dispositivi.

L'adozione di documenti digitali offre numerosi vantaggi alle aziende: recupero quasi istantaneo dei dati, riduzione degli errori dovuti a errata archiviazione o calcoli manuali, minore spazio di archiviazione rispetto ai file fisici, maggiore facilità nel tenere traccia e conservare i documenti, e riduzione dei costi generali. Inoltre, la digitalizzazione contribuisce a diminuire l'impronta di carbonio dell'azienda, un fattore importante nelle iniziative di sostenibilità, migliorando complessivamente l'efficienza operativa.

I documenti informatici riconosciuti si suddividono in quattro categorie principali: 1) Documento informatico nativo, come file di testo, fogli di calcolo o email; 2) Copia informatica di documento cartaceo, ottenuta dalla scansione di documenti cartacei; 3) Duplicato informatico, che corrisponde alla copia del documento digitale; 4) Copia informatica di documento digitale, che rappresenta la copia conforme di un documento digitale. Per avere valore legale, questi documenti devono rispettare i requisiti stabiliti dal Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, art. 20.

In Italia, i documenti digitali hanno lo stesso peso legale di quelli fisici, come stabilito dalla Legge 547/1993. Ciò significa che mandati di pagamento elettronici e informazioni trasmesse attraverso le reti sono riconosciuti dalla legge e possono essere utilizzati per formare contratti vincolanti. Affinché un documento digitale sia legalmente valido, deve essere redatto secondo i requisiti stabiliti dal Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, art. 20, che fornisce le linee guida per la preparazione e l'archiviazione dei documenti digitali sia attraverso i sistemi di archiviazione telematica sia attraverso la PEC.

L'IT Wallet, o portafoglio digitale italiano, è un sistema introdotto dal decreto PNRR che consente di conservare e utilizzare documenti digitali in modo semplice e sicuro all'interno dell'app IO. Disponibile per tutti gli italiani dal 4 dicembre 2024, inizialmente include patente di guida, tessera sanitaria e carta europea della disabilità. Si accede tramite l'app IO utilizzando SPID o CIE. I documenti possono essere utilizzati durante controlli di persona o per accedere a servizi online. Il sistema è gratuito per i cittadini e prevede costi per lo Stato di 102 milioni di euro l'anno dal 2024 al 2026.

Attualmente, l'IT Wallet permette di caricare tre documenti: patente di guida, tessera sanitaria e carta europea della disabilità. Questi documenti possono essere utilizzati in situazioni fisiche, come controlli delle forze dell'ordine o prenotazioni sanitarie. Nel 2025 è prevista l'integrazione di altri documenti e la possibilità di utilizzarli anche per accedere a servizi online. Nel 2026, l'IT Wallet sarà integrato con l'EUDI Wallet, il sistema di identificazione digitale europeo, permettendo l'utilizzo del portafoglio digitale in tutta Europa.

Nonostante i progressi nella digitalizzazione documentale, persistono diverse sfide. Il bilancio complessivo è positivo, ma nella pratica quotidiana emergono numerosi fronti critici per cittadini, imprese e uffici pubblici. La rapida diffusione della digitalizzazione è avvenuta forse a scapito di un adeguato periodo di adattamento. Sebbene i documenti digitali offrano vantaggi sostanziali in termini di efficienza e accessibilità in praticamente ogni ambito dell'attività umana, è necessario affrontare prioritariamente le criticità esistenti per garantire una transizione più fluida e inclusiva.

L'IT Wallet è un progetto italiano che anticipa l'EUDI Wallet (European Digital Identity Wallet), un portafoglio elettronico europeo delineato nella revisione 2.0 del regolamento eIDAS. Nel 2026, l'IT Wallet sarà integrato con l'EUDI Wallet, permettendo ai cittadini italiani di utilizzare il proprio portafoglio digitale in tutta Europa. Questo sistema si distingue per il completo controllo dei cittadini sui propri dati e per l'interoperabilità tra i paesi dell'Unione Europea, una caratteristica importante considerando i 35 schemi di identità esistenti. La Commissione Europea mira a mitigare le posizioni dominanti delle Big Tech americane, assicurando la centralità della privacy degli utenti e promuovendo l'adozione di wallet europei.

Nonostante il lancio ufficiale, l'IT Wallet non è ancora completamente sviluppato. Mancano decreti attuativi e linee guida specifiche. È necessario assicurare la compliance con il framework europeo e chiarire la governance del sistema. Attualmente, i documenti caricati sono utilizzabili solo per usi "off-line", come durante controlli di polizia o in farmacia. L'utilizzo per operazioni e transazioni online è previsto per fine 2024 o inizio 2025. Inoltre, alcuni documenti hanno validità limitata: ad esempio, la patente digitale serve solo a dimostrare il possesso di un titolo di guida in caso di controlli, ma non come documento di riconoscimento verso la PA o per salire in aereo.