PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione elettronica che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Nata circa 17 anni fa, è equivalente a una notifica a mezzo posta e garantisce non solo la trasmissione e l'avvenuta consegna di un messaggio, ma anche l'integrità del contenuto. A differenza della posta elettronica ordinaria, la PEC fornisce al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione e al destinatario una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta consegna. Questo sistema è regolamentato dal DPR n.68 dell'11 febbraio 2005, che ne sancisce il valore legale.

In Italia, la PEC è obbligatoria per diverse categorie. Per le aziende, incluse le nuove partite IVA e ditte individuali, l'iscrizione al registro delle imprese può avvenire solo comunicando una specifica casella PEC. Per i professionisti iscritti ad albi ed elenchi è altrettanto obbligatoria. Anche per la Pubblica Amministrazione è un requisito indispensabile. Da ottobre 2021, è scattato il regime sanzionatorio per imprese e professionisti che non hanno un indirizzo PEC, con multe che possono arrivare fino a duemila euro. Per i cittadini privati, invece, la PEC non è obbligatoria ma è fortemente consigliata come strumento per il domicilio digitale.

L'utilizzo della PEC offre numerosi vantaggi. Innanzitutto, ha lo stesso valore legale di una raccomandata A/R, ma con il vantaggio di non dover uscire di casa o dall'ufficio per inviarla. È economicamente vantaggiosa: può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l'invio di messaggi illimitati. Garantisce l'integrità del contenuto, rendendo lo strumento versatile per svariati utilizzi oltre la semplice trasmissione di messaggi. Permette di risparmiare tempo evitando code agli uffici postali e contribuisce alla dematerializzazione dei processi, con conseguente riduzione dell'impatto ambientale. Inoltre, semplifica la burocrazia e rende più efficienti le comunicazioni tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni.

Per ottenere una casella PEC, è necessario rivolgersi a uno dei gestori autorizzati pubblicati sul sito dell'AgID. I costi variano a seconda del gestore e del tipo di servizio scelto. Alcuni provider offrono periodi di prova gratuiti, mentre i piani a pagamento partono da pochi euro l'anno fino a poche decine di euro, con possibilità di convenzioni per ordini professionali che riducono ulteriormente i costi. Ad esempio, Aruba offre piani base a partire da 5 euro + IVA all'anno, con opzioni aggiuntive per aumentare lo spazio disponibile o aggiungere account. Register.it propone soluzioni a partire da 15 euro + IVA all'anno. Infocert ha tariffe che partono da 12 euro + IVA all'anno. Esistono anche servizi completamente gratuiti, ma solo in ricezione dei messaggi.

La PEC viene utilizzata per numerose attività quotidiane e professionali. Serve per inviare documenti legali privati e di lavoro, scambiare corrispondenza dal valore legale con enti come INPS e INAIL, comunicare con scuole, università ed enti pubblici locali. È essenziale per partecipare a bandi e gare d'appalto, richiedere cambi di residenza, contestare formalmente comportamenti illeciti, comunicare stati di malattia o iscriversi a concorsi. Viene impiegata anche per disdire contratti, diffidare e mettere in mora debitori, interrompere termini di prescrizione, richiedere certificati alle PA e comunicare avvenuti pagamenti con valore probatorio. Nel contesto aziendale, la PEC è integrata nei processi documentali e viene utilizzata nell'ambito del protocollo informatico della pubblica amministrazione.

Sì, è necessario conservare le PEC secondo la normativa vigente. L'obbligo deriva dalla lettura combinata del Codice civile (articoli 2214 e 2220) e del CAD (articoli 43 e 44). Per le PEC inviate, occorre conservare principalmente la "ricevuta di consegna completa", che contiene il messaggio originale, la ricevuta stessa, la firma elettronica e il file daticert.xml con tutte le informazioni essenziali. Per le PEC ricevute, va conservata la busta di trasporto con il messaggio originale e il file daticert.xml. La conservazione a norma non è un semplice salvataggio, ma un processo che garantisce l'immutabilità e il valore legale dei messaggi nel tempo. I documenti vengono inseriti in un pacchetto sigillato e marcato temporalmente dal Conservatore, che ne garantisce leggibilità, reperibilità, integrità e sicurezza per il periodo previsto dalla legge (generalmente dieci anni).

La principale differenza tra PEC ed email ordinaria risiede nel valore legale. La PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento, mentre l'email ordinaria non ha alcun valore legale certificato. La PEC fornisce ricevute elettroniche che attestano, con opponibilità ai terzi, la spedizione del messaggio e la sua consegna al destinatario. Inoltre, garantisce l'integrità del contenuto del messaggio e dei suoi allegati, impedendone modifiche non autorizzate. Il sistema PEC è gestito da operatori autorizzati e vigilati da AgID, mentre la posta elettronica ordinaria non ha questi requisiti di sicurezza e certificazione. Infine, la PEC richiede l'identificazione certa del mittente, mentre per l'email ordinaria chiunque può creare un account senza verifiche approfondite dell'identità.

La PEC italiana sta evolvendo verso il sistema REM (Registered Electronic Mail), un particolare Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC) conforme al Regolamento europeo eIDAS. Con la Determinazione nr. 233 del 9 agosto 2022, AgID ha adottato le "Regole tecniche per i servizi di recapito certificato a norma del regolamento eIDAS 910/2014", avviando la migrazione del sistema PEC verso la REM. Questo passaggio mira a garantire l'interoperabilità a livello europeo, permettendo lo scambio di messaggistica con valore legale in tutta l'Unione Europea. La REM presenta alcune differenze rispetto alla PEC tradizionale: richiede un'autenticazione a due fattori, garantisce con maggiore certezza l'identità del titolare della casella e utilizza un formato diverso per le ricevute. Il completamento della migrazione sarà sancito da un DPCM che abrogherà l'articolo 48 del Codice dell'Amministrazione Digitale, sostituendo definitivamente la PEC con la REM.

Il domicilio digitale è l'indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato. La PEC rappresenta attualmente il solo strumento concretamente utilizzabile come domicilio digitale in Italia, su cui ricevere tutte le comunicazioni ufficiali dalla Pubblica Amministrazione. L'obbligo di avere un domicilio digitale varia in base alla categoria: per i cittadini è facoltativo ma fortemente consigliato, per i professionisti iscritti ad albi è obbligatorio comunicarlo al proprio ordine professionale, per gli enti di diritto privato è obbligatorio iscriverlo al registro delle imprese. I domicili digitali sono raccolti nell'Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD), un registro pubblico che facilita la comunicazione digitale tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni. Con l'evoluzione della PEC verso la REM, anche il concetto di domicilio digitale si adatterà ai nuovi standard europei.

La PEC si integra perfettamente con altri strumenti digitali come la firma digitale e i sistemi di conservazione documentale, creando un ecosistema completo per la gestione dei documenti informatici. Questi strumenti, definiti "trust services", possono essere gestiti in modo integrato in ambiente cloud, ottimizzando i flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile firmare digitalmente un documento, inviarlo tramite PEC e successivamente conservarlo a norma, tutto all'interno dello stesso sistema. L'integrazione permette di automatizzare processi come l'estrazione degli allegati dalle PEC, la loro firma e il versamento nel sistema di conservazione. Alcune soluzioni consentono di gestire in un'unica dashboard sia la posta certificata che quella ordinaria, e di applicare la firma digitale direttamente dall'ambiente di lavoro, anche a più file contemporaneamente. Questo approccio integrato garantisce continuità del business, efficienza operativa e conformità normativa, semplificando notevolmente la quotidianità di professionisti e aziende.