L’integrazione tra sistemi gestionali e piattaforma documentale è una componente fondamentale per aumentare l’efficienza operativa delle aziende. La mancanza di questo tipo di sinergia determina una serie di problemi dal punto di vista della produttività e, dunque, della competitività. La maggiore collaborazione tra dipartimenti e business unit è il principale beneficio sperimentato dalle organizzazioni che integrano sistema gestionale e documentale.
Da tale integrazione, deriva la possibilità di facilitare le aziende nella costruzione di un unico grande serbatoio di documenti da cui attingere per ottimizzare i loro processi.
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Integrazione tra sistema gestionale e documentale, perché è strategica in azienda
Introducendo in azienda, sistemi per il document management è possibile digitalizzare i documenti e conservarli a norma. Creare un database il più ricco possibile, capace di dare e ricevere documenti dai vari applicativi che gestiscono il business (a partire dall’ERP), si traduce nell’opportunità di supportare i flussi lavorativi aziendali e renderli più agili e veloci da svolgere.
In breve, i vantaggi di una simile integrazione sono: centralizzazione dei documenti e dunque dei dati in essi contenuti, maggiore collaborazione tra i vari dipartimenti che producono i documenti stessi, velocizzazione delle attività. In ultima analisi, l’integrazione tra gestionale e documentale consente di innalzare la produttività.
Considerando questo contesto, va sottolineato che i partner tecnologici svolgono un ruolo chiave affinché le aziende affrontino in modo strategico il proprio percorso di digitalizzazione. L’integrazione tra i sistemi deve riguardare sempre più aspetti aziendali.
Cosa succede se manca l’integrazione
Quando l’integrazione tra software manca si corre il rischio di duplicazione dei documenti (con la diretta conseguenza di non essere mai certi di usare la versione più aggiornata); è più complicato (e dispendioso in termini di tempo e spreco di risorse) recuperare ciò di cui si ha bisogno, ci si espone a difficoltà nell’essere conformi alle normative sulla gestione dei documenti (il che può esporre l’azienda anche a conseguenze legali).
Tutto questo porta a inefficienze di processo e rallentamenti in tutta la catena produttiva.
Top Consult e Agic Technology: la sinergia giusta
A seguito dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, le aziende hanno dovuto cambiare il loro modo di gestire i processi amministrativi e sono scaturite nuove necessità.
Agic Technology, uno tra i maggiori system integrator specializzato nel mondo dei Gestionali Microsoft, ha raccolto l’esigenza dei suoi clienti che esprimevano il bisogno di gestire al meglio il processo interscambio con lo SDI, l’archiviazione e conservazione delle fatture e delle ricevute rendendo completamente trasparente agli utenti l’integrazione del gestionale con un servizio esterno dedicato.
“La scelta ci racconta Luigi Muoio, Partner in Agic Technology, è ricaduta su Top Consult in quanto realtà specializzata in queste particolari soluzioni, con una grande esperienza, accumulata presso aziende di qualsiasi settore e dimensione, e capace di mettere a disposizione tecnici e consulenti preparati”.
Proprio attorno a questo aspetto ha iniziato a ruotare la partnership con Top Consult.
Agic Technology ha sviluppato un connettore, in collaborazione con Top Consult, che rende immediato l’interscambio di documenti tra gestionale e documentale agevolando il processo di fatturazione e automatizzando l’invio al service di conservazione a norma. Si è cioè configurata una soluzione in grado di sostenere consistenti flussi documentali e renderli più efficienti.
“La nostra collaborazione – specifica Mauro Parsi, Responsabile Vendite Indirette e sviluppo Partner di Top Consult – è scaturita, prima di tutto, dalla volontà di far interagire due sistemi collaudati e altamente specializzati sul tema fatturazione elettronica e conservazione a norma. Ad Agic serviva un sistema robusto e affidabile, capace di sostenere elevati volumi di file, compliant alle normative. D’altro canto, a noi che non operiamo sui gestionali ci occorreva un partner tecnologicamente preparato per implementare e personalizzare i nostri servizi presso i clienti finali che hanno – o stanno comprando – un applicativo gestionale in ambito Microsoft”.
L’accordo tra le due aziende prevede una netta separazione di compiti e ruoli tra Agic Technology e Top Consult: “Il supporto specifico sulla gestione dei documenti a norma – specifica Parsi – è compito nostro, tutta l’implementazione della soluzione gestionale sta a loro. Abbiamo al momento una ventina di clienti comuni. Questi appartengono a settori eterogenei e sono di qualunque dimensione. Il fattore che li accomuna riguarda l’urgenza di avere un trait d’union tra gestionale e documentale in modo da costruire un unico database documentale sempre aggiornato cui fare riferimento per lo svolgimento dei loro processi nella maniera più efficace”. così oltre alle fatture molti di loro hanno iniziato a conservare i registri contabili ed altro ancora.
I progetti futuri
Top Consult intende promuovere i suoi servizi di firme elettroniche e i clienti comuni di Agic e Top Consult hanno sposato l’idea di utilizzarla facendo interagire maggiormente i due sistemi. Da qui la realizzazione di un nuovo connettore che permetta l’apposizione di firme elettroniche, tramite il nostro servizio “pay per use”, sui documenti all’interno di processi gestionali già realizzati garantendo inoltre la loro conservazione a norma. Si potrà così firmare elettronicamente un qualunque documento all’interno di un work flow di share point esistente, tramite il connettore dedicato, con la sicurezza anche della sua conservazione secondo la legislazione vigente. Così facendo i documenti che andranno a popolare l’archivio documentale aziendale non saranno solo fatture, ma anche tantissimi altri appartenenti a diverse tipologie di uffici, dai contratti agli ordini a documenti del personale e tanti altri.
In prospettiva, inoltre, si sta pensando allo sviluppo di altri connettori per sfruttare maggiormente la piattaforma documentale Top Consult e automatizzare il più possibile i processi. “Per la seconda parte dell’anno – aggiunge Parsi – stiamo valutando di proporre un servizio di conservazione per la gestione delle note spese da implementare sulla soluzione HR di Agic.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Top Consult
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