Negli ultimi anni, il settore turistico ha vissuto un’importante evoluzione digitale. Una delle trasformazioni più significative – e forse più sottovalutate – riguarda il check-in online, oggi sempre più diffuso nelle strutture ricettive di ogni dimensione. Questa innovazione, resa possibile dallo sviluppo di soluzioni software avanzate, ha portato benefici concreti tanto agli operatori quanto ai viaggiatori, riducendo tempi di attesa, semplificando procedure e migliorando l’esperienza complessiva di accoglienza.
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Software e autonomia: la risposta al viaggiatore moderno
Secondo i dati raccolti a livello europeo, nel 2023 ben l’85% dei viaggiatori ha espresso una preferenza per il check-in digitale rispetto alle modalità tradizionali. Questo dato non sorprende: la possibilità di effettuare il check-in in autonomia, da casa o dallo smartphone, si sposa perfettamente con le esigenze di un viaggiatore moderno, abituato a soluzioni rapide, contactless e integrate. Ma ciò che rende tutto questo possibile non è la tecnologia in astratto, bensì il software gestionale che consente di strutturare, automatizzare e rendere conforme ogni fase del processo.
Funzionalità innovative dei software per l’hospitality
Oggi, i software per l’hospitality non si limitano a gestire le prenotazioni: acquisiscono e analizzano documenti d’identità tramite sistemi OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), integrano procedure di riconoscimento facciale, verificano l’autenticità dei dati inseriti e garantiscono la tracciabilità completa di ogni operazione, nel rispetto del GDPR e delle normative nazionali. Per molte strutture, soprattutto quelle medio-piccole, tutto questo si traduce in una riduzione dei costi amministrativi fino al 20% e in un risparmio significativo di tempo e risorse.
Tuttavia, lo sviluppo del check-in digitale in Italia aveva incontrato un limite normativo significativo con la circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024, che ribadiva come unica modalità valida di identificazione quella de visu, ovvero in presenza fisica. Una posizione motivata da esigenze di sicurezza pubblica, ma che di fatto escludeva soluzioni tecnologicamente avanzate già diffuse in altri settori come il banking, la sanità e i servizi digitali della PA.
Ora, in un sorprendente sviluppo, il Tribunale Amministrativo Regionale del Lazio ha annullato la circolare del Ministero e con la sentenza n. 10210 del 27 maggio 2025, il TAR ha stabilito che l’obbligo di identificazione “de visu” non trova fondamento nell’art. 109 del TULPS, risulta non proporzionato e non è adeguatamente motivato. Di conseguenza, le cassette portachiavi e il check‑in remoto tornano legittimi.
Questo pronunciamento segna un punto di svolta per l’intero comparto turistico e apre finalmente alla possibilità di adottare in piena legalità sistemi di identificazione a distanza, purché sicuri, tracciabili e conformi alle regole in materia di privacy e pubblica sicurezza.
Tuttavia, a livello locale permangono norme restrittive: ad esempio Roma continua a rimuovere key box dalle aree pubbliche per decoro urbano.
Sfide nelle locazioni brevi e key box
Il tema è particolarmente rilevante per il comparto delle locazioni brevi, dove il software rappresenta ormai l’unico strumento in grado di gestire dinamiche ad alta rotazione e accessi automatizzati.
In molti Paesi europei, strumenti come le key box sono perfettamente compatibili con check-in digitali sicuri e tracciati.
La decisione del TAR riporta quindi il tema al centro di una riflessione più ampia: non è la tecnologia in sé il problema, bensì il modo in cui viene integrata in un processo conforme, sicuro e controllabile.
Una proposta per un check-in digitale sicuro e conforme
Come AssoSoftware, siamo impegnati per portare all’attenzione delle istituzioni una proposta concreta, capace di coniugare sicurezza e innovazione. Il nostro obiettivo è di migliorare l’efficienza e la precisione dell’identificazione de visu, attraverso l’uso di tecnologie già sperimentate nel contesto degli Identity Provider SPID. La nostra proposta prevede, ad esempio, l’acquisizione anticipata e sicura dei documenti, e il ricorso a strumenti di verifica sincrona come le videochiamate tramite piattaforme certificate, fino ad arrivare al riconoscimento facciale convalidato tramite algoritmi biometrici avanzati (confrontando dai 68 ai 128 punti chiave del volto).
Vantaggi dei sistemi software conformi e tracciabili
Siamo convinti che un sistema software conforme, tracciabile e integrabile con i flussi informativi delle autorità pubbliche possa garantire lo stesso livello di affidabilità del controllo fisico tradizionale, con un’efficienza decisamente superiore. E soprattutto, senza sacrificare l’esperienza del viaggiatore o rallentare la transizione digitale del settore turistico italiano.
Tecnologie emergenti per il futuro del turismo
Guardando avanti, riteniamo che il software non sia il problema, ma la soluzione. La tecnologia oggi disponibile ci permette di controllare con precisione chi entra e chi esce da una struttura ricettiva, garantendo non solo la conformità normativa, ma anche la protezione dei dati e la sicurezza degli utenti. L’intelligenza artificiale, la biometria, la blockchain dei log di accesso: tutti questi strumenti sono oggi pienamente operativi in altri settori. Il turismo non può rimanere indietro.
Per questo, rinnoviamo la nostra disponibilità a collaborare con le istituzioni per definire standard comuni, chiari e sostenibili. Come industria del software, mettiamo a disposizione competenze, esperienze e tecnologie per costruire insieme un modello italiano di accoglienza digitale, allineato alle best practice europee e in grado di rafforzare – non indebolire – la sicurezza e la trasparenza, come evidenziato in più occasioni anche dal Ministro del Turismo Daniela Santanchè.
Il check-in online è solo il primo passo. Ma è da lì che si costruisce un’accoglienza moderna, efficiente e intelligente. E, soprattutto, un turismo capace di affrontare le sfide del presente con gli strumenti del futuro.
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