Dematerializzazione delle note spese, i requisiti e le indicazioni dell'Agenzia delle Entrate

L’adozione dei principi della dematerializzazione negli uffici ha portato alla digitalizzazione delle note spese e dei relativi giustificativi: ecco come gestire questa tipologia di documento

L’evoluzione tecnologica e la forte spinta data dall’introduzione obbligatoria della fattura elettronica stanno generando nelle imprese italiane molteplici processi tesi alla dematerializzazione dei documenti amministrativi ed alla loro conservazione digitale. In ambito di gestione delle note spese rilasciate all’azienda dai propri dipendenti, si stanno per esempio sviluppando processi che prevedono sistemi di gestione e di conservazione informatizzati che comportano la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione dei documenti analogici originari.

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Dematerializzazione nota spese: cosa dice l’AdE

L’adozione di questi processi informatici è in forte sviluppo perché il tema della gestione delle note spese è considerato un passaggio critico nell’ambito amministravo:

predisporre la nota spese richiede tempo (ricerche di settore hanno indicato un tempo medio di un’ora al mese per ciascun dipendente);
è una attività noiosa e totalmente improduttiva che non porta alcun vantaggio né al datore di lavoro né al dipendente;
pur nella sua semplicità è soggetta ad errori che comportano di conseguenza un ulteriore tempo “perso” da impiegare nel successivo controllo.

I sistemi informatizzati possono però risolvere tutti questi problemi: con alcuni software è sufficiente fotografare i documenti giustificativi, qualificabili prevalentemente in scontrini o fatture, per identificare le informazioni necessarie e inserirle automaticamente nella nota spese e poi in contabilità generale. La nota spese (a piè di lista) riepiloga e documenta spese per:

vitto e alloggio: sono normalmente documentate da fatture di hotel o altre strutture ricettive, ristoranti e simili;
viaggio e trasporto: sono normalmente documentate da fatture o ricevute per biglietti di trasporto pubblico, noleggio mezzi, o spese sostenute per l’uso dell’auto;
altre spese: trattasi per esempio di costo taxi, consumazioni al bar, biglietti di ingresso ad eventi e possono pertanto essere rappresentati da fatture o ricevute ma anche da scontrini o semplici ticket.

In questo ambito, con le recenti Risposte ad interpello n. 388 del 20 settembre 2019 e n. 417 del 17 ottobre 2019 l’Agenzia delle Entrate ha fornito precisi chiarimenti sulla modalità di gestione delle note spese analogiche e dei relativi giustificativi destinati alla dematerializzazione e successiva conservazione elettronica (con distruzione del documento analogico originario) ribadendo la distinzione tra documenti analogici originali unici e non unici nonché le implicazioni che ne derivano. L’Agenzia ha preliminarmente ribadito i principi già previsti nelle risoluzioni n. 46/E del 10 aprile 2017 e n. 96/E del 21 luglio 2017, nonché nella circolare n. 5/E del 29 marzo 2018.

I requisiti delle note spese dematerializzate

Come qualunque documento elettronico con rilevanza fiscale anche le note spese dematerializzate, affinché siano ritenute valide per la deducibilità dei costi relativi devono possedere, oltre naturalmente ai requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. Quando siano rispettate queste condizioni l’Agenzia delle Entrate ribadisce che “nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata”.

Si ricorda che l’articolo 3 del D.M. 17 giugno 2014, prescrive in questo caso:

il rispetto del codice civile, del Codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Stante la particolare natura delle note spese che, in genere, riepilogano documenti giustificativi che trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti anch’essi agli adempimenti fiscali, l’Agenzia delle Entrate ha anche ricordato quanto già previsto dalla risoluzione n. 161/E del 2007 e quindi che “se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità”.

I documenti non unici

I documenti analogici originali non unici sono definiti dall’articolo 1, lettera v), del Codice dell’amministrazione digitale, come quelli «per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi» e ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014 la loro conservazione elettronica è da intendersi correttamente perfezionata anche senza l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, prescritto dal comma 2 del citato articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.

Riprendendo le indicazioni già contenute nella circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, in sostanza, si può dire che un documento è originale non unico quando, indifferentemente:

deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto;
deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori;
il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi.

Qualora però il documento giustificativo allegato alla nota spese non consentisse di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, assumerebbe la natura di “documento analogico originale unico”, e conseguentemente la sua conservazione sostitutiva necessiterebbe anche dell’intervento del pubblico ufficiale. Potrebbe essere il caso di documenti non intestati o di documenti emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale. Segnaliamo tuttavia che l’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 prevede che, nel caso di rimborso delle spese sostenute per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale e riepilogate “a piè di lista”, non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente:

i rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all’alloggio, al viaggio ed al trasporto;
i rimborsi di altre spese, anche non documentate eventualmente sostenute dal dipendente fino ad un importo massimo giornaliero di:
euro 15,49 per le trasferte in Italia;
euro 25,82 per le trasferte all’estero.

Entro questi pur ridotti limiti, per semplificare la gestione delle note spese, i documenti non intestati o di documenti emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale potrebbero essere sostituiti dall’importo forfettario previsto per le spese non documentate.

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