i consigli

Gestione obiettivi per i dipendenti pubblici: errori da evitare, metodi da seguire

Che sia la stesura di un piano operativo o l’organizzazione della vita quotidiana, quando ci si pone degli obiettivi ci sono errori da non commettere e metodi da seguire che ci possono aiutare nel raggiungerli. Vediamo come

08 Ott 2021
Andrea Marella

Consulente trasformazione digitale pa

Arianna Refe

Psicologa

Ecosistema startup

Walt Disney diceva: “L’unica differenza che c’è tra un sogno e un obiettivo è una scadenza”, e di scadenze il dipendente pubblico ne ha parecchie durante i suoi anni di lavoro.

Alcune di esse cambiano repentinamente, altre invece possono essere gestite per tempo evitando ansia ed errori.  I

Il tema diventa chiave in una fase in cui è sempre più forte la pressione per una svolta, incentivata dallo smart working, verso un nuovo modello di valutazione dei dipendenti basato appunto su obiettivi e non sul “timbro del cartellino”.

Piani performance, competenze: così la PA fa la trasformazione digitale

Gli errori da non commettere

Quando si impostano gli obiettivi si possono commettere errori che inficiano il risultato.

Concentrarsi su troppe poche aree

Gli obiettivi si concentrano, tendenzialmente, solo sulla carriera, trascurando

quelle attività che portano gioia e serenità. Va, quindi, ricercato il giusto equilibrio tra le diverse aree della propria vita.

Sottovalutare il tempo di completamento

É importante stimare con precisione il tempo di completamento dell’obiettivo, per evitare lo scoraggiamento quando le cose richiedono più tempo di quanto si sia immaginato. Si devono pianificare i propri obiettivi tenendo sempre conto di ritardi e battute d’arresto.

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Non apprezzare il fallimento

A volte succede che non si riesca a raggiungere gli obiettivi.

Tuttavia, i fallimenti sono lezioni da cui imparare. Prendere nota degli errori permette di approfondire la conoscenza per raggiungere gli obiettivi successivamente.

Impostare obiettivi di altre persone

A volte si rischia di essere influenzati dagli altri, familiari, amici, colleghi, capo, che cercano di tracciare la via da percorrere secondo i loro desideri.

É importante mantenere buoni rapporti con queste persone e fare ciò che viene chiesto, entro limiti ragionevoli. Con modalità educatamente assertiva si stabiliscono i propri obiettivi e non quelli di chiunque altro.

Non rivedere i progressi

É importante fare il punto su tutto ciò che si è realizzato, impostando piccoli obiettivi secondari, per evitare la frustrazione del tempo che passa senza che si sia ancora raggiunto il risultato finale.
É anche l’occasione per aggiornare gli obiettivi, in base a ciò che si è imparato e alle priorità che possono essere cambiate. Gli obiettivi non sono indelebili, quindi vanno modificati, se necessario.

Impostare obiettivi negativi

Il modo negativo di pensare all’obiettivo può influenzare il modo in cui lo si sente e condizionare il suo raggiungimento.

Gli obiettivi negativi sono emotivamente poco attraenti, il che rende difficile concentrarsi su di essi. É necessario riformulare eventuali obiettivi negativi in modo che diventino positivi.

Impostare troppi obiettivi

Concentrarsi su molti obiettivi diversi contemporaneamente comporta che non si dà l’attenzione che meritano.

Scegliere non più di tre obiettivi offre la possibilità di focalizzarsi su poche cose alla volta, dedicando il tempo e l’energia necessaria.

Impostare obiettivi “bassi”

Se gli obiettivi stabiliti sono troppo bassi e li si raggiunge facilmente, si può essere demotivati, accontentarsi e tendere alla mediocrità.

Il metodo SMART

Negli ultimi decenni sono stati sviluppati diversi metodi sugli obiettivi, tutti efficaci.

La scelta ricade sul metodo che più si confà alle esigenze dell’attività e ai bisogni della persona. In alcuni casi è anche possibile combinare metodi diversi.

Uno dei modi per lavorare sugli obiettivi è quello di utilizzare la motivazione che nasce da dentro, cioè la motivazione intrinseca, e stabilire gli obiettivi SMART (l’acronimo di specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e temporizzato) questo è fondamentale.

Si definisce S.M.A.R.T. un obiettivo che risponde ai seguenti requisiti:

  • Specifico, cioè che non lascia spazio ad ambiguità. Per una definizione dell’obiettivo, si possono impostare cinque domande:
      • Cosa voglio realizzare?
      • Perché questo obiettivo è importante
      • Chi è coinvolto?
      • Dove si trova?
      • Quali risorse o limiti sono coinvolti?
  • Misurabile, senza equivoci e verificabile in fase di controllo. Se il progetto è a lungo termine e implica il trascorrere di diversi mesi, è preferibile fissare traguardi intermedi per misurare l’effettivo andamento dei lavori.
  • Achievable (raggiungibile), poiché un obiettivo non raggiungibile demotiva all’azione allo stesso modo di uno facilmente raggiungibile. É importante analizzare attentamente quali sono le competenze e gli strumenti necessari per raggiungere l’obiettivo prefissato e acquisire quelle abilità che non si possiedono.
  • Rilevante, nel senso che gli obiettivi devono essere realistici, cioè utili in termini di costo/opportunità per se stesso e la propria vita.
  • definito nel Tempo, attraverso il fissare delle scadenze e un tempo specifico per la sua realizzazione. Questo criterio aiuta a capire se l’obiettivo pianificato possa effettivamente essere S.M.A.R.T. o meno. A volte può essere utile partire dal risultato che si vuole ottenere e, procedendo a ritroso, stabilire gli step e le scadenze intermedie necessarie a raggiungerlo in quel periodo di tempo. È importante prevedere un margine di tempo per potenziali imprevisti, problemi e rallentamenti.

Alcuni esempi di obiettivi SMART e non SMART

  • Obiettivo non smart: “Vorrei ridurre il carico di lavoro settimanale.”
  • Obiettivo smart: “Ridurrò le ore di lavoro quotidiane del 20% entro 1 mese.”
  • Obiettivo non smart: “Vorrei vivere in modo più sano.”
  • Obiettivo smart: “Dalla prossima settimane farò esercizio fisico 3 volte a settimana e smetterò di assumere alcol e zucchero bianco.”
  • Obiettivo non smart: “Voglio terminare velocemente la stesura del report.”
  • Obiettivo smart: “Finirò di scrivere il report entro domani alle 15.”
  • Obiettivo non smart: “Voglio dimagrire”
  • Obiettivo smart: “Entro un mese perderò due chilogrammi “
  • Obiettivo non Smart: “Voglio essere sereno”
  • Obiettivo SMART: “Passare del tempo in serenità assieme ad una persona cara”.

Smart, punti forti e punti deboli

Il metodo SMART è uno dei metodi di formulazione degli obiettivi più diffusi in assoluto.

I suoi punti di forza sono:

  • Semplificano la realizzazione, in quanto sono concreti e offrono una buona base di partenza per la progettazione dettagliata e di progetto.
  • Creano chiarezza sulle priorità.
  • Aumentano le probabilità di successo, in quanto permette di verificare in modo affidabile se e in quale misura un obiettivo viene raggiunto, aumentando, quindi, la motivazione e l’impegno dei collaboratori.

I suoi punti deboli sono:

  • Promuovono la mediocrità, in quanto, richiedendo la formulazione di pretese realistiche; le idee visionarie non vengono perseguite.
  • Frenano la motivazione, perchè, se gli obiettivi SMART vengono definiti in modo poco ambizioso, l’effetto motivante viene meno.
  • Aumentano l’ansia da prestazione, in quanto gli obiettivi SMART permettono una netta distinzione tra “raggiunto” e “non raggiunto” e i collaboratori hanno meno possibilità di addurre giustificazioni e nascondere un fallimento.

Il metodo Woop

“Se vuoi qualcosa che non hai mai avuto, devi fare qualcosa che non hai mai fatto.”
Thomas Jefferson

Molte persone conoscono ciò che vogliono realizzare, ma non riescono a raggiungere gli obiettivi in un tempo ragionevole e così li sabotano e interrompono le loro migliori intenzioni.

Gli obiettivi ambiziosi sono stimolanti, ma senza un piano d’azione realizzabile, si rischia di perdere la motivazione per iniziare o finire ciò che si comincia, preparandosi al fallimento.

La mancanza di chiarezza, impegno, concentrazione e fiducia sono alcune delle cose che ostacolano il raggiungimento della meta.

Il Woop , che sta per Wish, Outcome, Obstacle, Plan (Desiderio, Risultato, Ostacolo, Piano), è una strategia mentale sostenuta da basi scientifiche, che aiuta a focalizzare i propri obiettivi, realizzarli, e a modificare le abitudini. Questa tecnica, elaborata da Gabriele Oettingen, docente di psicologia alla New York University e all’Università di Amburgo, mira a generare strategie efficaci per il superamento degli ostacoli, analizzando su come le persone pensano al futuro e su come questo influisce sulla cognizione, sulle emozioni e sul comportamento.

La Oettingen sostiene, in base alla ricerca scientifica ventennale, che la sola visualizzazione degli obiettivi e il pensiero positivo sono in realtà controproducenti se non si è preparati ad affrontare gli ostacoli che si delineano.

La visualizzazione inganna il nostro cervello facendogli credere di aver già raggiunto il successo con il risultato di far sentire le persone più felici e rilassate, senza alcuno sforzo concreto per il reale raggiungimento degli obiettivi.

Secondo la studiosa è più utile adottare un approccio realistico.

“Chi sogna non piglia pesci” è calzante.

In cosa consiste il metodo Woop

Visualizzare concretamente un obiettivo e immaginare le emozioni ad esso connesse permette di procedere verso la meta con maggiore motivazione ed energia e di inseguire ciò che realmente si vuole e non quello che gli altri chiedono o quello che si pensa vorrebbero.

Il Woop è diverso dalle altre metodologie, perchè coinvolge il flusso libero di pensiero e immagini e non il pensiero razionale. Aiuta a superare l’eventuale paura del fallimento o i blocchi mentali che potrebbero impedire il pieno sviluppo del proprio desiderio.

La tecnica del contrasto mentale unisce il pensiero positivo, l’analisi dei propri desideri e delle emozioni a questi connesse, al confronto diretto con gli ostacoli concreti, i dubbi e le paure che separano dal loro raggiungimento. Il confronto tra pensieri positivi e negativi rispetto ad un obiettivo permette di creare un piano concreto e di elaborarlo secondo la formula “Se… allora”. In altre parole su quello che fa una volta di fronte a un ostacolo specifico.

Il Woop aiuta a capire se gli obiettivi sono realistici e, in caso contrario, concentrarsi su una meta diversa, risparmiando oggi risorse preziose che potrebbero servire domani per procedere verso un traguardo meno utopistico.

L’analisi degli ostacoli che si possono incontrare lungo il percorso e l’esercizio di pianificazione danno l’energia e la consapevolezza per agire focalizzando sulle soluzioni a cui ricorrere.

I 4 step

“Woop ” è l’acronimo dei 4 step:

Wish (desiderio): definizione dell’obiettivo, esprimendo il desiderio in modo concreto

Outcome (risultato): definizione della componente emotiva, esplicitando come sarebbe poter realizzare il desiderio.

Obstacle (ostacolo): messa a fuoco degli ostacoli che si potrebbero incontrare nel percorso

Plan (piano): elaborazione di un piano secondo la formula “Se… allora”, formulando come si possono superare gli ostacoli.

Per poter raggiungere l’obiettivo con il metodo Woop si dovrà prendere il tempo necessario per fare un passo alla volta e chiarire alcune questioni con sè stesso/a in tutta onestà. É fondamentale attenersi scrupolosamente alla sequenza dei singoli step.

Il contrasto mentale presenta i seguenti punti di forza:

  • Il metodo Woop porta a individuare cosa si vuole davvero. Per analizzare la concretezza e la fattibilità di un desiderio, è importante individuare se i sogni “ad occhi aperti” corrispondono davvero a quello che si vuole. Il desiderio deve soddisfare qualche criterio o aspettativa che tocca nel profondo.
  • Il metodo Woop mette a fuoco i problemi e ad individuare gli ostacoli, per provare a delineare una strategia per superarli.
  • Il metodo Woop aiuta a non lasciarsi sopraffare dalle difficoltà e definire la modalità con cui si possono superare, ricorrendo alla strategia già elaborata.
  • Il metodo Woop definisce lo spazio temporale in modo che sia realistico e realizzabile.
  • Il metodo Woop stabilisce le priorità attraverso l’individuazione di obiettivi realistici, valutando di volta in volta se ogni step è valido nel raggiungimento della meta finale.

L’elemento fondamentale del metodo Woop è che insegna a lavorare su di sè, obbligandosi a porsi delle domande, a rispondere onestamente e a mettere in discussione le proprie azioni e i propri principi.

Questo percorso, che comporta fatica, conduce verso una maggior consapevolezza di sé, facendo contattare l’insicurezza e la paura.

Se da un lato questo può essere visto un vantaggio per l’individuo, dall’altro presuppone una buona capacità introspettiva, la spinta motivazionale ad andare più a fondo e le risorse per contattare e sostenere parti meno conosciute di sé.

Infine, si deve ricordare che durante il viaggio di scoperta ci si deve sempre porre due domande:

“Qual è il desiderio a cui tengo di più?”

“Cosa mi impedisce di realizzarlo?”

Conclusioni

Non esiste “il migliore metodo per la gestione degli obiettivi”, si possono utilizzare quelli più vicini alle proprie inclinazioni o al proprio modo di essere ma, di sicuro, la consapevolezza di sé stessi e dei propri mezzi è fondamentale nella vita personale come sul lavoro.

Trovare il metodo corretto (o l’unione di più metodi) per il raggiungimento degli obiettivi del progetto/piano che devi realizzare è fondamentale ma, come spesso accade, c’è sempre poca formazione/conoscenza su questo argomento.

Spesso le persone che scrivono i piani (penso al PEG ad esempio), non sanno come definire gli obiettivi da far raggiungere alle persone.

Per questo, se vuoi approfondire l’argomento, abbiamo preparato un webinar dedicato.

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