L’intelligenza artificiale applicata al knowledge management sta assumendo un ruolo decisivo per le imprese che vogliono preservare, strutturare e valorizzare il proprio patrimonio informativo. Il tema è stato approfondito da Giulia Franchini, Lead AI Developer di Mauden, e Andrea Gombac, Chief Services Officer di Ricoh Europe, durante l’Artificial Intelligence Talk organizzato dall’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano. Nel corso della loro presentazione, i due relatori hanno descritto sfide e opportunità legate alla gestione dei dati e delle conoscenze, ponendo l’accento sulla necessità di digitalizzare la knowledge base aziendale con l’AI.
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L’evoluzione della gestione dei dati con l’AI
Franchini ha ripercorso i primi passi compiuti da Mauden a partire dal 2023, quando sono stati presentati alcuni dei primi casi italiani di applicazioni basate su generative AI entrate in produzione. Quell’esperienza ha messo in luce un aspetto chiave: non è sufficiente disporre di tecnologie potenti se non si dispone di dati di qualità. Come ha sottolineato la relatrice, «non è solo questione di tecnologia, non è solo questione di potenza dell’AI, ma cosa fondamentale è la qualità e la struttura del dato che compone la base».
Da queste sperimentazioni è emersa la consapevolezza che il vero valore non sta soltanto nell’adozione dell’AI, ma nella capacità di organizzare i dati in modo coerente con i processi aziendali. La costruzione di soluzioni orientate alla conoscenza diventa quindi un obiettivo strategico, non un semplice esercizio tecnologico.
Accesso centralizzato e approccio multi-agente
Un tema centrale affrontato da Franchini riguarda la possibilità di rendere le informazioni aziendali accessibili attraverso un punto unico e centralizzato, semplificato dall’interazione in linguaggio naturale. Non si tratta più soltanto di interrogare archivi statici, ma di conversare con sistemi capaci di comprendere richieste complesse e di orchestrare processi.
L’approccio descritto è quello delle piattaforme multi-agente, dove diversi moduli specializzati possono collaborare per rispondere a domande, confrontare scenari o avviare azioni specifiche. La modularità è un fattore determinante perché consente alle imprese di decidere non solo quali funzioni adottare, ma anche come integrarle e con quali tecnologie.
La relatrice ha evidenziato come l’intelligenza artificiale debba essere vista non soltanto come il motore che alimenta le piattaforme, ma anche come lo strumento che ne favorisce la crescita continua. Questo significa sfruttare l’AI per identificare le lacune informative, suggerire soluzioni e generare nuova conoscenza a beneficio dell’organizzazione.
Knowledge base, il caso del settore manifatturiero
Uno degli esempi citati da Franchini riguarda il settore manifatturiero, dove emerge spesso la necessità di conservare la conoscenza accumulata da lavoratori prossimi al pensionamento. In questi casi, l’esperienza professionale rischia di restare confinata nella memoria del singolo individuo, diventando un patrimonio difficile da trasmettere.
L’approccio adottato prevede tre passaggi: catturare le informazioni, trasformarle in documentazione e integrarle nei sistemi aziendali. La fase di raccolta può avvenire con strumenti diversi, dal semplice microfono a visori più avanzati, che permettono di registrare le procedure mentre l’operatore esegue le proprie mansioni. La successiva creazione di manuali e procedure digitali consente di trasferire quel sapere all’intera organizzazione. Come ha sottolineato la relatrice, si tratta di un percorso che porta «da un qualcosa che era di dominio solo di una singola persona a qualcosa che diventa di valore per l’azienda intera».
Questo caso esemplifica come digitalizzare la knowledge base aziendale con l’AI significhi anche evitare la dispersione di competenze preziose e garantire continuità operativa.
L’organizzazione fluida secondo Ricoh
Nel suo intervento, Andrea Gombac ha allargato lo sguardo alla trasformazione più ampia dei processi aziendali. Ricoh, ha ricordato, si è evoluta da fornitore di tecnologie di stampa a società di system integration, con un portafoglio che include soluzioni di process automation e intelligenza artificiale.
Il valore aggiunto dell’AI non risiede solo nell’automazione o nell’efficienza immediata, ma nella capacità di eliminare i vincoli che irrigidiscono le organizzazioni. Gombac ha spiegato che «l’intelligenza artificiale è uno strumento potentissimo per creare coordinamento e correlazione tra le informazioni strutturate che ci sono in azienda, e permette di migliorare il modo in cui le attività vengono svolte».
L’obiettivo non è soltanto alleggerire le attività ripetitive, ma liberare risorse da destinare a compiti a più alto valore. Questo passaggio consente di immaginare aziende più agili, capaci di sfruttare le informazioni disponibili in maniera fluida e continua.
Knowledge base, verso la centralità del contenuto
Il percorso delineato da Franchini e Gombac mette in evidenza un cambiamento di prospettiva: il documento non è più un semplice oggetto da archiviare, ma un contenitore di conoscenza che deve essere reso disponibile, arricchito e messo in relazione con altre fonti.
Questa evoluzione implica una ridefinizione del knowledge management aziendale, che deve concentrarsi sull’identificazione dei punti di attrito nei flussi di lavoro e sulla capacità di trasformare la conoscenza dispersa in un patrimonio strutturato. L’AI, hanno ribadito i relatori, può giocare un ruolo determinante nel costruire continuità tra sapere tacito, dati strutturati e contenuti non strutturati, favorendo così la crescita di un capitale informativo realmente condiviso.
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