business continuity e risk management

Coronavirus, le strategie migliori per gestire l’emergenza

Il coronavirus è ormai un’emergenza globale, ma diversi fattori che inducono a ritenere che non esiste ancora un approccio olistico da parte di governi e istituzioni preposte per mitigare il rischio pandemico e salvaguardare la business continuity in ogni settore della società. Ecco alcune strategie che possono aiutare

10 Feb 2020
Federica Maria Rita Livelli

Business Continuity & Risk Management Consultant


Il dilagare del coronavirus sta implicando restrizioni in termini di spostamenti, indisponibilità di dipendenti, incapacità di rispettare contratti da parte dei fornitori con conseguenti interruzioni nella catena di fornitura. Fattori che stanno riducendo la produttività e l’efficienza delle varie aziende che negli ultimi decenni hanno creato catene logistiche diffuse globalmente, in un’ottica di riduzione di costi e maggiori margini.

Il Risk Management e i Business Continuity Plan aiutano le organizzazioni ad attuare misure preventive in modo da essere pronte ad affrontare efficacemente ed efficientemente queste tipologie di crisi attraverso l’implementazione di procedure e di piani ad hoc.

Esaminiamo, di seguito brevemente le principali di queste misure.

Coronavirus, gli impatti su persone e aziende

Secondo gli ultimi bollettini, a livello di 25 paesi, i casi di infetti di coronavirus ammontano a circa 40.000, mentre i decessi sono 908; dati – aggiornati alla mattina del 10 febbraio 2020 – che sono, purtroppo, destinati ad aumentare.

A livello globale i vari paesi stanno attuato varie misure per contrastare il dilagare del virus, quali:

  • Richiesta ai propri connazionali di lasciare la Cina
  • Precauzione negli aeroporti fino a sospendere i voli da e per la Cina
  • Da parte del governo cinese: costruzione di un ospedale, a tempo di record per far fronte alla situazione nella città di Wuhan, centro del focolaio, oltre a mettere in quarantena milioni di persone

Enormi saranno gli impatti sulla salute delle persone, ma anche a livello operativo ed economico; un vero effetto domino che ci porta a riflettere sulla precarietà e vulnerabilità della globalizzazione e quanto sia necessario adottare misure efficienti ed efficaci di contrasto alle crisi di varia natura che possano letteralmente “stravolgere” la vita di tutti noi, fino a compromettere la continuità operativa di qualsiasi attività.

In questi giorni, anche Christine Lagard, a capo della BCE, non ha nascosto la propria preoccupazione per le ricadute del coronavirus sull’economia globale.

Strategie per mitigare gli impatti del coronavirus e garantire continuità operativa

  • Travel policy, cui il personale deve attenersi per evitare il contatto con persone malate, animali, cibi a base di carne e altri prodotti animali a rischio: lavarsi spesso le mani; cercare immediata assistenza al ritorno di missioni di lavoro, qualora si presentassero sintomi sospetti ed evitare il contatto con gli altri colleghi o famigliari. Per quanto riguarda lo staff è importante, altresì, organizzare training di travel security; redigere piani per il rimpatrio; gestire il personale che ha contratto il virus per prevenire il diffondersi del virus; prendere in considerazione l’acquisto di maschere e altri prodotti igienici di prevenzione; predisporre un “Registro” del personale che ha viaggiato in passato, tenendo traccia anche dei viaggi futuri, mappando gli itinerari; monitorare i bollettini delle varie agenzie internazionali e fornire comunicazioni aggiornate in modo tale che il personale eviti le zone ritenute a rischio, fintanto che il virus continua a dilagare (in questo modo sarebbe possibile identificare il personale a rischio contagio e decidere, in via precauzionale, se farlo lavorare da remoto o sottoporlo ad ulteriore check up).
  • Piano di Comunicazione degli impatti, validato dalle funzioni HR e Legale, dato che i messaggi relativi alle strategie adottate possono avere un impatto sull’organizzazione. Opportuno anche valutare l’utilizzo di mass notification system qualora si dovessero comunicare aggiornamenti urgenti ai propri dipendenti. Altrettanto importante, in questi frangenti è esaminare, testare e aggiornare i piani di crisis management, unitamente a quelli di crisis communication tenendo in considerazione gli effetti negativi a livello di reputazione, di valore del brand e di gestione delle risorse umane e affrontando la situazione di concerto con le varie parti interessate.
  • Piano di gestione della supply chain & logistics, ossia identificazione dell’impatto operativo economico a fronte di interruzioni nella filiera di approvvigionamento, considerando anche la possibilità di individuare fornitori alternativi. Pertanto, diventa fondamentale per ogni realtà attuare attente Risk Analysis in termini di Supply Chain & Logistics per garantire la propria business continuity, redigendo opportuni piani di continuità.
  • Coperture Assicurative in grado di coprire danni derivanti dalla business interruption o coperture di travel risk, reputational risk, ecc. avvalendosi, ove necessario, della consulenza di broker di fiducia.

A che punto siamo nella gestione dell’emergenza coronavirus

Tutti parlano di chiudere gli aeroporti, evitare viaggi nelle zone a rischio, ma solo da pochi giorni si sta parlando dei porti.

In Italia ad esempio, il Ministero della Salute fino a pochi giorni fa non aveva inviato ancora alle Agenzie Doganali e Portuali alcuna informazione in termini di prevenzione del coronavirus. Secondo quanto affermato dal Direttore Antifrode & Controlli dell’Agenzia Delle Dogane e dei Monopoli di Stato, Mauro Montemagno, la documentazione “Polmonite da nuovo Coronavirus in Cina” è stata recuperata per “altre vie” e si sta provvedendo a divulgarla tra il personale affinché vengano adottate tutte le misure di prevenzione indicate.

Questo ci fa capire che non esiste ancora un approccio olistico da parte dei governi e delle istituzioni preposte per mitigare il rischio pandemico e salvaguardare la business continuity in ogni settore della società.

Inoltre, poca attenzione sembra essere prestata alla possibile contaminazione a causa di alimenti quali latticini, carni e pesci contenuti nei bagagli dei cinesi di rientro dalla Cina che non vengono controllati negli aeroporti: un rischio che non possiamo non considerare. In aggiunta, manca il controllo delle migliaia di container che arrivano nei porti contenenti prodotti ittici, ortaggi, frutta e sementi che possono risultare contaminati o contraffatti e non rispondenti alle normative EU ad opera di organizzazioni criminali.

Una check list per verificare se si è pronti a contrastare il virus

A titolo esemplificativo, di seguito un suggerimento di step di verifica che possono essere d’aiuto nella pianificazione di misure di contrasto al coronavirus o altre possibili pandemie o nella revisione/manutenzione dei Risk assessment, Business Impact Analysis (BIA) e dei Business Continuity Plan (BCP) esistenti. In pratica si tratta di parte delle misure raccomandate dalla Agenzia Mondiale della Salute già in occasione del proliferare della Sars.

Fase di Sviluppo del piano

  • Istituire una squadra di emergenza della pandemia, in grado di monitorare tutta l’organizzazione; assegnare, ad ogni membro della squadra, attività specifiche assicurandosi che almeno due persone siano pienamente a conoscenza di tutte le attività e ruoli quali, a titolo di esempio:
  • Fornire ai dipendenti le informazioni sul virus.
  • Definire le linee guida per la frequenza delle informazioni.
  • Pianificare la comunicazione rivolta a dipendenti e clienti.
  • Assegnare ruoli di back up dei componenti della Squadra d’Emergenza della Pandemia.
  • Prevedere una copertura sanitaria e screening per i dipendenti.
  • Identificare chi può lavorare da casa e determinare le procedure da seguire per svolgere l’attività da remoto.
  • Verificare la disponibilità di dipendenti, di supervisori e di manager a ricoprire ruoli presso altri reparti e sedi.
  • Fare un elenco delle priorità relative a ogni ruolo oltre a valutare la distanza tra le varie sedi, in modo tale da individuare chi possa intervenire in breve tempo e svolgere un ruolo di back-up, fornendo contestualmente anche informazioni sull’itinerario da seguire per raggiungere la sede.
  • Sviluppare sinergie con le agenzie di lavoro interinale, presenti in loco, in caso si avesse la necessità di ulteriore personale temporaneo.
  • Valutare e aggiornare il censimento delle proprie risorse umane, monitorare le assenze per malattia ed effettuare un’analisi delle coperture assicurative in essere.
  • Inserire clausole di Business Continuity nei contratti con i fornitori, in modo tale che essi siano in grado di conformarsi alle best practice aziendali e far fede agli impegni contrattuali sottoscritti.
  • Stabilire relazioni istituzionali con il Ministero della Salute, le altre agenzie governative e le strutture sanitarie statali e locali, in modo da ricevere sempre informazioni aggiornate ed attendibili.
  • Impostare un sistema di notifica per i dipendenti, le parti interessate, i clienti e i fornitori atto a comunicare le misure intraprese, i piani di crisi e gli aggiornamenti sull’evolversi della situazione.
  • Organizzare riunioni di brain storming ed esercitare i vari piani in modo da assicurarsi che tutti sappiano che cosa è necessario fare in caso di emergenza.

Misure per gli uffici/luoghi di lavoro

  • Incoraggiare i dipendenti a vaccinarsi (se il caso), contemplando la possibilità di offrire vaccini gratuiti o a pagamento presso le sedi di lavoro.
  • Pubblicizzare dove sono disponibili i vaccini a livello locale, i.e. studi medici, ospedali e farmacie.
  • Predisporre manifesti che incoraggiano tutti a osservare le massime misure di prevenzione, quali ad esempio coprirsi la bocca quando si starnutisce o tossisce, e lavarsi sempre le mani ogni qualvolta si rendesse necessario.
  • Fornire disinfettante per le mani a base di alcol in aree catering, bagni e altre aree più frequentate.
  • Pulire tutte le superfici di aree pubbliche e comuni con soluzioni anti-germi.

Cosa fare quando l’epidemia è in atto

  • Informare tutti i dipendenti sullo stato della situazione.
  • Monitorare e segnalare eventuali aumenti inusuali di assenteismo e determinare oltre quali limiti impiegare personale sostitutivo tenendo in considerazione che i dipendenti malati sono mediamente assenti per 3-5 giorni.
  • Incoraggiare i dipendenti, che non si sentono bene, a rimanere a casa per almeno 24 ore o fino a quando la febbre scompaia.

Conclusioni

Dal momento che sarà difficile poter debellare il coronavirus o qualsiasi altro ceppo virale in tempi ristretti, dobbiamo tenere in considerazione le caratteristiche della nostra società che possono contribuire al proliferare di una pandemia. Una società globalizzata che si fonda su velocità, connessione e inerzia economica, ossia: velocità in quanto la nostra società è altamente fluida, si viaggia più frequentemente e a velocità maggiore, quindi qualsiasi pandemia si diffonderà sempre più velocemente; maggiore connessione dovuta alle supply chain, all’esternalizzazione e a sistemi e processi sempre più interconnessi e interdipendenti; inerzia economica come prodotto di decenni di forze che agiscono su di essa, ovvero un’economia mondiale che è sempre e rimane in movimento e che può essere gravemente impattata da una pandemia con un orizzonte temporale di circa 500 -800 giorni e il cui ripristino allo stato pre-pandemico potrebbe essere un compito oneroso a causa della struttura e della complessità dell’economia globale stessa. Dobbiamo ricordarci che a causa della velocità con cui una pandemia potrebbe diffondersi, a livello globale, il tempo di reazione (cioè la pianificazione reattiva) risulterà sempre troppo lungo e inefficiente.

Si fa ancora fatica a capire l’evoluzione del nuovo coronavirus: le agenzie sanitarie di mezzo mondo si trovano nel bel mezzo di sforzi di contenimento; tuttavia, non è certo se si riusciranno a contenere i focolai regionali o a prevenire infezioni più diffuse. Di conseguenza, le imprese devono valutare attentamente i vari scenari e capire come garantire la loro capacità operativa per rimanere a galla. Pertanto, chi non ha un piano è bene che ci pensi rapidamente!

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