Foia, nel Regno Unito le PA sanno come comportarsi

Nel Regno Unito un apposito diagramma di flusso di gestione della richiesta riporta con dettaglio e certezza, passo dopo passo, il percorso di comportamento che la P.A. deve rispettare a seconda del verificarsi di specifiche circostanze per valutare e infine determinare se sia possibile, o meno, rilasciare le informazioni

27 Feb 2017
Francesco Addante

consulente in trasparenza PA

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L’Ente deve fornire le informazioni richieste, o spiegare perché non può, celermente, tempestivamente e comunque entro 20 giorni lavorativi. (contando il primo giorno lavorativo dopo l’arrivo al protocollo dell’Amministrazione e non quello in cui l’ufficio incaricato riceve l’istanza) Ovviamente, se è in grado di farlo, è tenuto a fornirle prima di tale scadenza.

Di seguito le circostanze in cui è consentito o meno il differimento dei termini:

  •  se un Ente è tenuto a prendere in considerazione la divulgazione di informazioni che non potrebbero essere diffuse per una valutazione di interesse pubblico, nel rispetto del FOIA del Regno Unito, i 20 giorni lavorativi possono essere differiti per un periodo “ragionevole” e comunque non più di un extra di 20 giorni lavorativi. Questa proroga dovrebbe essere necessaria solo se la valutazione dell’esistenza di un interesse pubblico sollevi questioni particolarmente complesse,  dovrebbe, quindi, essere eccezionale e si deve essere in grado di giustificare. Anche in tale circostanza, l’Ente è comunque tenuto a fornire una data  di scadenza e allo stesso tempo rilasciare tutte le informazioni già raccolte entro i 20 giorni lavorativi.
  • il differimento non è previsto dal FOIA 2002 per la Scozia: gli enti scozzesi devono, entro i 20 giorni lavorativi, dare seguito celermente a  tutte le richieste, comprese quelle che coinvolgono un criterio di interesse pubblico,
  • sono consentiti 10 giorni lavorativi supplementari per le richieste rivolte ai National Archives e al Keeper of Records in Scozia per le informazioni che non sono già pubblicamente disponibili,
  • e’ consentita una proroga di 60 giorni lavorativi alle Scuole per rispondere alle richieste ricevute durante o subito prima delle vacanze scolastiche, alle informazioni dall’estero o alle richieste a cui può rispondere soltanto il personale che partecipa o si prepara ad operazioni militari, se ritenuto necessario dal Commissario per l’Informazione. Nessuna di queste proroghe è applicabile agli Enti pubblici scozzesi.

Tali differimenti si applicano solo alle richieste relative al FOIA, e non a quelle relative alle EIR. Le EIR (sia nel Regno Unito che in Scozia) consentono al normale periodo di 20 giorni lavorativi che può essere prolungato fino a 40 giorni lavorativi, se la complessità e il volume delle informazioni richieste non rendono possibile ottemperare entro la normale scadenza. Questa è l’unica circostanza in cui la proroga è consentita.

In Italia, invece, il procedimento di accesso civico deve concludersi (decisione e trasmissione) nel termine di 30 giorni dalla presentazione dell’istanza con la comunicazione al richiedente e agli eventuali controinteressati, decorsi 10 giorni da una loro eventuale e motivata opposizione e trascorsi successivi  15 giorni, in caso di accoglimento della richiesta di accesso civico, nonostante l’opposizione e salvi i casi di comprovata indifferibilità. Inoltre, nei casi di diniego totale o parziale dell’accesso, di mancata risposta entro il termine o ancora di illegittimo differimento, la soluzione extragiudiziaria prevede una scadenza di 20 giorni entro il quale il Responsabile della Trasparenza deve decidere sulla richiesta di riesame e un’altra di 30 giorni dalla presentazione del ricorso, avverso i provvedimenti intrapresi da Enti territoriali, per il Difensore civico, se il diniego o il differimento ritenuto illegittimo non è confermato dall’amministrazione competente.

Il workflow di gestione della richiesta

Il diagramma di flusso di gestione della richiesta fornisce una panoramica dei passi che la P.A deve seguire quando deve fornire un riscontro ad un’istanza di accesso alle informazioni. Di seguito, giusto per avere un’idea, la prima pagina del procedimento istruttorio.

workflow

Il diagramma riporta con dettaglio e certezza, passo dopo passo, pur nell’ambito della sua autonoma discrezionalità, il percorso di comportamento che la P.A. deve rispettare a seconda del verificarsi di specifiche circostanze per valutare e infine determinare se sia possibile, o meno, rilasciare le informazioni richieste. Ogni passaggio è corredato dal riferimento e collegamento alle diverse articolazioni (sezioni) delle linee guida e della relativa normativa.

Ben diverso è il percorso ad ostacoli e incerto che le P.A. italiane dovranno affrontare rispetto ai tre diversi tipi di accesso: ordinario (in riscontro a richieste di dati a pubblicazione obbligatoria sul sito web), neo rafforzato (dati aggiuntivi) e quello che ancora può presentare chi ha una legittimazione soggettiva ai sensi della storica L.241/90, dovendo l’Amministrazione barcamenarsi tra richiedente, contro interessati, difensore civico (solo per gli Enti Locali), Responsabile della Trasparenza e Garante della Privacy, in caso di riesame, a seguito di ricorso stragiudiziale, dopo l’eventuale illegittimo differimento o il diniego totale o parziale all’accesso civico, senza sapere come comportarsi nell’eventualità in cui uno degli attori non svolgesse il compito affidatogli dal FOIA.

Tariffe

Il FOIA italiano (nella versione definitiva) stabilisce che “il rilascio  di  dati  o  documenti  in  formato  elettronico  o cartaceo è gratuito, salvo  il  rimborso  del  costo  effettivamente sostenuto e documentato dall’amministrazione per la  riproduzione  su supporti materiali”. Quindi il richiedente italiano deve pagare solo i costi di riproduzione su supporto materiale ed è gratuita l’attività di ricerca e istruttoria necessaria al riscontro, tenendo conto che, come recita la norma, dall’applicazione della stessa non devono derivare oneri di spesa a carico della finanza pubblica. La Gran Bretagna si comporta diversamente anche se in modo simile agli Stati Uniti. Ma quest’ultimo, rispetto alle altre Nazioni, addebita i costi del tempo e delle energie impiegate persino quando le ricerche delle informazioni non hanno dato esito positivo ricavandoci del reddito per finanziare la propria attività di funzionamento. Se da un lato, questo rappresenta un limite a chi non può permettersi di pagare il proprio diritto alla conoscenza, dall’altro fa si che gli uffici, pagati direttamente per quello che fanno, funzionino in modo efficiente e non ci siano scuse per l’interruzione allo svolgimento dei compiti istituzionali (che in Italia avrebbe per conseguenza il controllo generalizzato dell’operato delle pubbliche amministrazioni di vietato dall’art.. 24 c. 4 della L.241/90) o per la qualità dei riscontri a tutti quelli che, rispetto a coloro che inoltrano istanze ripetute o vessatorie, presentano, invece, una corretta e legittima richiesta . Anche per questi motivi pubblicare quanto più possibile ridurrebbe  un esborso del richiedente (o nel nostro contesto risorse da impegnare) che troverebbe quello che cerca senza essere costretto a chiederlo.

Per le informazioni a pubblicazione obbligatoria i casi particolari per i quali occorre addebitare dei costi  sono stati già indicati quando si è argomentato in merito alla trasparenza proattiva.

Spese ai sensi del FOIA per Il Regno Unito

A meno che la richiesta non richieda all’Ente di svolgere un lavoro oneroso l’informazione dovrebbe essere disponibile gratuitamente.  Fino a quanto l’autorità pubblica non deve spendere più di una determinata somma per trovare le informazioni, essa può solo chiedere un pagamento per la riproduzione.  Quindi se il costo del trattamento della richiesta rientra nei limiti adeguati fissati, possono essere solo addebitate le spese di copia, stampa e spedizione. L’Ente non è più tenuto a fornire le informazioni se il costo è al di sopra di tali limiti.

Non sono previsti costi predefiniti per fotocopie o stampe. La guida del governo stabilisce che le tariffe devono essere “ragionevoli” e che “nella maggior parte dei casi ci si aspetta che una fotocopia o una stampa costi non più di 10 pence per foglio.

Non si può di norma far pagare eventuali altri oneri, come ad esempio il tempo impiegato dal personale alla ricerca di informazioni, a meno che altre normative specifiche l’autorizzino.

Se per rispondere all’istanza si superasse il limite di costo previsto dalla normativa si possono fornire (proposta all’utente) le informazioni (aggiuntive) ma addebitando il recupero dei costi totali (compreso il tempo del personale), piuttosto che rifiutare la richiesta.

Se l’Ente applica una tariffa, per esempio per delle fotocopie, dovrebbe notificarlo con una comunicazione scritta in anticipo e richiedere la disposizione a pagare. In tale circostanza il tempo limite dei 20 giorni lavorativi viene sospeso e riprenderà a decorrere dal pagamento (non si devono inviare le informazioni prima di aver riscosso) e quindi sarà interesse del richiedente pagare quanto prima.

Il FOIA non consente di far pagare una tariffa flat  e i piani tariffari possono differire secondo normativa

I limiti di costo sono:

  • di £ 600 per un dipartimento del governo centrale e le forze armate. Ciò equivale a circa tre giorni e mezzo di lavoro ad un tasso fisso di £25 l’ora (£ 25 a persona per ora, a prescindere da chi fa il lavoro, compresi i contraenti esterni. Ciò significa che un limite di 18 o 24 ore di lavoro, a seconda che il limite sia di £ 450 o  di £ 600)
  • .di £ 450 per tutti gli altri enti. Ciò equivale a circa due giorni e mezzo di lavoro allo stesso tasso fisso

Nel calcolo di quante ore di lavoro saranno necessarie, un Ente deve tener conto del tempo per verificare se effettivamente sia in possesso delle informazioni, trovarle ed estrarle, metterle in qualsiasi formato speciale richiesto, controllare e rimuovere qualsiasi parte sia esente dalla divulgazione. Ma nel calcolo non possono rientrare le ore impiegate per decidere se le informazioni devono essere divulgate, il che è spesso la parte più lenta dell’intera procedura.

Se la richiesta dovesse superare il limite delle £ 600/£450, l’Ente può:

  •  rifiutarsi del tutto di fornire le informazioni con un riscontro scritto di diniego all’accesso indicando il motivo del rifiuto, ossia che supererebbe il limite di costo adeguato. Non è previsto un obbligo ufficiale per segnalare nel diniego una stima (che dovrà essere ragionevole) dei costi ma la P.A. può consigliare le informazioni che si potrebbero avere senza superare il limite o quelle che si potrebbero evitare per ridurre la portata della richiesta in modo da non superare il limite, (le linee guida riportano esempi di fatti concreti per far comprendere come comportarsi esattamente seppur nell’ambito della loro autonoma discrezionalità). Se si raggiunge un accordo  la P.A. non deve fornire un riscontro, senza prima dare la possibilità all’utente di riferire quale parte delle informazioni preferirebbero ricevere. L’affinamento della precedente richiesta verrà considerata come nuova motivo per cui il termine del riscontro riparte dal primo giorno,
  •  fornire le informazioni solo se si accetta di pagare tutti i costi di ricerca, estrazione e modifica delle informazioni. Dal momento che questa spesa sarà di almeno £450 o £600, il costo sarà probabilmente proibitivo per la maggior parte delle persone. Anche se la disposizione a pagare non può essere mezzo di costrizione per l’Ente. Tuttavia, l’Amministrazione può decidere di fornire le informazioni a tariffe ridotte,
  • ·prendere in considerazione la richiesta come se fosse vessatoria se se il costo e le risorse necessarie per fornire un riscontro e rimuovere tutte le informazioni esenti è così notevole da ritenere che l’organizzazione sia sottoposta ad un fardello ossessivo.

Se si divide una grande richiesta in diverse richieste più piccole, e a queste si risponde singolarmente entro 60 giorni lavorativi, l’Autorità può aggregare i costi delle richieste e conseguentemente rifiutarsi di fornirle qualora il limite di legge venga superato.

Spese ai sensi del FOIA per la Scozia

La maggior parte delle richieste agli enti pubblici scozzesi saranno gratuite o costeranno molto poco.

  • Le prime £100 di costi per rispondere ad una richiesta, comprese le eventuali spese per fotocopie, verranno automaticamente restituite,
  • ·se l’ente supera le £100 per rispondere a una richiesta, sarà possibile addebitare solo il 10% dei costi. La tariffa oraria massima è inoltre di £15, il che significa che il massimo che può essere chiesto per il tempo personale è £1,50 l’ora. L’Ente può chiedere di essere pagato per il lavoro di ricerca, recupero e distribuzione delle informazioni, ma non può chiedere un compenso per il tempo speso per valutare se è sia effettivamente in possesso delle informazioni e decidere poi se possono essere divulgate,
  • si devono pagare anche i costi totali per la copia, la stampa e la spedizione. Le tariffe per le fotocopie non sono fisse, ma la guida dell’esecutivo scozzese dice che “se il costo per l’ente per la fotocopia di materiale è di 10 pence a foglio A4, sarebbe inaccettabile chiedere una ricarico maggiore”,
  • gli enti scozzesi non sono tenuti a fornire informazioni che superano il costo di £600 per essere riprodotte; pertanto l’ente dovrebbe avvisare quali sono le informazioni che possono essere richieste senza superare questo limite o consigliare come modificare la richiesta per rimanere entro i limiti di spesa previsti dalla legge,
  • ·se si fanno due o più richieste distinte per informazioni correlate, l’ente è tenuto a rispondere a tutte individualmente, anche se il costo aggregato supera le £600. L’ente scozzese può rifiutarsi di esaudire le richieste il cui costo aggregato superi le £600, solo se tali informazioni possono tutte essere pubblicate entro i 20 giorni lavorativi

Regolamentazioni per l’Informazione Ambientale

Le EIR permettono agli Enti di chiedere una “somma ragionevole” per le informazioni fornite, senza ulteriori specifiche.

Il progetto di orientamento del governo britannico sulle EIR stabilisce che tutte le spese “non devono superare il costo della fornitura di informazioni, come, ad esempio, il costo delle fotocopie”. E incoraggia le Autorità del Regno Unito ad applicare il sistema di tariffazione FOIA del Regno Unito per le richieste di informazioni ambientali che rientrano nelle £ 450 o £ 600. Ciò significa che finché il costo per l’Ente è al di sotto del limite relativo, la spesa sarà addebitata solo per le fotocopie, la stampa e la spedizione. L’Ente non può rifiutarsi di fornire informazioni ambientali solo perché il costo supera tale limite, ed è quindi in grado di chiedere di più, anche se entro i soliti limiti di “ragionevolezza”

Le intenzioni dell’esecutivo scozzese sulle EIR scozzesi consentono anche che gli enti possano decidere di adottare le disposizioni del FOIA per la Scozia per quei pagamenti il cui costo è inferiore alle £600 . Se il costo supera questi limiti, l’Ente può pretendere un costo più alto per esaudire la richiesta, restando sempre nei limiti della “ragionevolezza”,

Secondo le EIR, se si desidera controllare gli archivi, nessuna tariffa può essere imposta

Se un Ente chiede un costo maggiore per l’informazione ambientale rispetto a quanto non faccia per altre informazioni il richiedente può sempre prendere in considerazione la possibilità di fare ricorso al Commissario per l’Informazione. Infatti, poiché le EIR, a differenza del FOIA, non specificano il livello tariffario, qualche Ente può quindi addebitare un prezzo più alto, ad esempio, per il tempo speso impiegato alla ricerca di informazioni, anche se questo non supera le £600 e le £450 (ovvero il limite applicato dal FOIA).  Le EIR sono il frutto di un trattato internazionale e di una direttiva europea volte a migliorare l’accesso del pubblico all’informazione ambientale e maggior ragione non possono chiedere tariffe che non siano “ragionevoli”: penalizzare i richiedenti, imponendo maggiori oneri per l’informazione ambientale rispetto ad altre informazioni, avrebbe per conseguenza un’incoerenza della libertà di tariffazione con lo scopo della stessa legge.

Tuttavia, un ente può chiedere di essere pagato di più, oltre che per le semplici copie o per i costi di spedizione se

  • il costo di trattativa della richiesta supera i limiti delle £600 o £450, ovvero i limiti previsti dal FOIA; oppure
  • se sono state richieste informazioni che l’amministrazione normalmente vende a fini commerciali, in quanto unico modo per permettersi di continuare a riprodurre le informazioni

*Questo articolo fa parte di un più ampio dossier sul Foia britannico 

Francesco Addante
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