documenti

Conservazione digitale, norme ignorate dalle PA locali: il sondaggio

La conservazione dei documenti digitali è un aspetto fortemente sottovalutato dalle pubbliche amministrazioni. In che misura cerca di mostrarlo un’indagine esplorativa condotta dall’Università della Calabria Istituto di Informatica e Telematica del Consiglio Nazionale delle Ricerche

26 Set 2017
Roberto Guarasci

professore Documentazione e Scienze dell’informazione

documenti_85857052

Nel marzo 2017 il Laboratorio di Documentazione dell’Università della Calabria, in collaborazione con l’Istituto di Informatica e Telematica del Consiglio Nazionale delle Ricerche, ha avviato un’indagine esplorativa per rilevare il livello di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni con particolare attenzione ai sistemi di conservazione dei documenti digitali.

Le motivazioni dell’indagine originavano dalla crescente constatazione che in tema di conservazione del digitale, a fronte di un quadro normativo ragionevolmente completo, le pubbliche amministrazioni non avessero ben capito che si era passati dal digitale come copia di lavoro dell’analogico, al digitale nativo con il conseguente rischio di distruzione/dispersione degli originali in assenza di politiche di conservazione mirate. Il mantra ricorrente, anche in grandi amministrazioni, era: “comunque noi stampiamo” ignorando che quell’azione generava una copia analogica di documento digitale, valida si ma pur sempre una copia e che l’originale era l’altro, il digitale.

I rischi della mancanza di politiche di conservazione a fronte di una crescente obbligatorietà di produzione di documenti originali nativi sono ovvi e rilevanti. Volevamo però capire quanto questa percezione avesse un fondamento e quanto influissero alcuni elementi di discrimine come la localizzazione geografica, le dimensioni o la tipologia dell’amministrazione produttrice.

Il questionario è stato strutturato in tre sezioni: la prima riguardava domande di carattere generale sull’ICT e sulle politiche di digitalizzazione, la seconda più specifica sulla conservazione digitale dei documenti e l’ultima sullo stato di realizzazione delle eventuali azioni intraprese, sui fattori abilitanti e sul quelli ostativi. È stato inviato a tutte le amministrazioni censite in indicepa.gov.it.

A fronte di 22,799 questionari inviati a Pubbliche Amministrazioni (22.391), Gestori di pubblici servizi (339) e Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza (23) sono pervenute 2,989 risposte diffuse su tutto il territorio nazionale.

Il dato più rilevante che emerge dalle risposte pervenute è proprio l’assenza di riscontro alle domande relative alla conservazione (45%) che denota sicuramente una scarsa sensibilità verso il problema. Tra le risposte positive la stragrande maggioranza (89,5%) si avvale di conservatori accreditati. Il panorama regionale è, poi, estremamente variegato ma se si sommano le non risposte alle risposte negative si delinea un quadro nazionale sostanzialmente poco confortante.

Da un’analisi granulare del panorama nazionale emerge che la domanda relativa alla messa in essere di un sistema di protocollo e gestione documentale ha fatto registrare in Umbria il 49,2% di risposte positive, ma a fronte del 50,8% di non risposte alla stessa domanda; la Campania ha risposto positivamente al 30,3%, negativamente per il 3%, ma ha fatto registrare il 66,7% di non risposte; l’Emilia Romagna ha risposto positivamente con un 32,2%, negativamente con il 2,2%, e il 65,6% di non risposte; la Lombardia ha fatto registrare il 45,3% di risposte positive, l’1,3% di risposte negative e il 53,4% di non risposte.

Alla domanda se esiste un sistema di conservazione dei documenti digitali, la Calabria risponde positivamente nel 24% dei casi, negativamente nel 16% e non risponde nel 60% con una punta di criticità nelle istituzioni scolastiche che fanno registrare solo un 8,8% di risposte positive. Il Piemonte ha risposto affermativamente nel 34,8% dei casi, negativamente nell’11,7% e non ha risposto nel 53,5% con punte di non risposta del 100% nelle Aziende Ospedaliere e negatività del 40% nelle aziende pubbliche di servizi alla persona. La Toscana ha un 24,8% di risposte positive, un 17,8% di risposte negative e un 57,3% di non risposte che diventano il 67,5% nel caso degli Istituti di Istruzione statali di ogni ordine e grado.

Solo il 12,35% delle pubbliche amministrazioni ha affermato di avere al proprio interno uno specifico ufficio che si occupa del digitale mentre, anche in questo caso, il 51,69% ha preferito non rispondere e il 35,97% ha dichiarato di non avere uffici o funzioni specifiche dedicate.

Tra le procedure e attività digitalizzate, il protocollo e la contabilità hanno fatto registrare un 30% di risposte positive, a seguire l’iter di produzione degli atti amministrativi e delibere con il 24%, i pagamenti dei tributi con il 23%, mentre solo il 9% gestisce in modalità digitale le procedure concorsuali.

Il 31% delle Amministrazioni afferma di offrire dei servizi online per i propri utenti: tra questi, una buona parte offre l’accesso telematico ai bandi di gara (28%) e ai concorsi pubblici (15%), anche se non per l’intero iter. Per i concorsi pubblici, solo il 4% delle Amministrazioni consente l’invio on-line della modulistica; il 2% consente di visualizzare on line le informazioni per l’iscrizione all’asilo nido per poi scendere all’1% tra le amministrazioni che consentono di inoltrare online la richiesta di iscrizione.

I servizi utilizzati per comunicare con l’utenza sono principalmente la posta elettronica ordinaria e quella certificata (57%). Solo il 6% delle amministrazioni utilizza i call center e l’11% gli sms.

Alla domanda sui fattori ostativi la maggioranza degli interessati ha posto l’accento sulla carenza di supporto da parte dei decisori, sui costi elevati e sul poco incisivo coordinamento all’interno delle amministrazioni sottolineando come manchi ancora una consapevolezza del ruolo e delle potenzialità reali del digitale che spesso viene subito e non metabolizzato come un fattore abilitante.

Anche i risultati sulla percezione e conoscenza dei termini del digitale da parte degli operatori della Pubblica Amministrazione non sono del tutto confortanti: il 32% dei rispondenti dichiara di conoscere il significato di “Accreditamento”, il 34% di “Conservazione digitale”, il 35% di “Dematerializzazione dei documenti”, il 37% di “Firma digitale”, mentre in pochi conoscono o hanno solo sentito parlare di termini quali “originali non unici” o “pacchetto di versamento”.

Merita anche attenzione la percentuale del 62% di rispondenti che non dà alcuna risposta alla domanda inerente al proprio grado di conoscenza della normativa relativa alla digitalizzazione della PA. Di contro il 24% risponde genericamente di essere abbastanza informato.

L’alto tasso di non risposte denota quasi un disinteresse nei confronti della “questione digitalizzazione” da parte delle pubbliche amministrazioni, che auspicano il procrastinarsi delle scadenze o demandano le azioni da svolgere a soggetti esterni, come evidenziato per la conservazione digitale (Figura 5), ai quali viene chiesto, spesso, di supplire anche alle funzioni proprie del soggetto pubblico.

Figura 5 Il sistema di conservazione è autonomo o affidato a conservatori esterni?

La Conservazione è sicuramente l’aspetto maggiormente sottovalutato dell’intero processo di gestione documentale. Molte amministrazioni hanno dichiarato di non aver redatto il proprio manuale di conservazione, né di aver aggiornato il manuale di gestione in prospettiva della conservazione affermando, implicitamente, di non aver realmente definito delle politiche mirate né di aver ripensato i processi nell’ottica del digitale.

La carenza di informazione e di formazione emerge chiaramente come uno degli snodi critici del processo, come anche l’assenza di una forte spinta dei decisori unita a reali competenze, capaci di far comprendere appieno i rischi e i vantaggi della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
Salute digitale
Formazione
Analisi
Sostenibilità
PA
Sostemibilità
Sicurezza
Digital Economy
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articoli correlati