Conservazione digitale, ultimi mesi per adeguarsi alle Linee guida: cosa cambia

Gli ultimi mesi dell’anno recano all’orizzonte, per gli operatori dei servizi di conservazione, una scadenza importante. Le nuove Linee guida Agid sulla conservazione digitale entreranno in vigore il primo gennaio 2022: si punta a regolamentare la natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo.

Le nuove linee guida hanno l’obiettivo di aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), abrogando il DPCM del 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”. Lo scopo, dunque, è quello di uniformare la normativa con la creazione di un testo unico di base per la formazione, gestione e conservazione di tutti i documenti informatici. Fondamentale arrivare preparati.

Conservazione digitale, cosa cambia

Al testo delle nuove linee guida si aggiungono degli allegati più tecnici e flessibili, dunque più facilmente modificabili sulla base delle innovazioni tecnologiche che avvengono sempre più velocemente.

Proroga linee guida Agid su conservazione documenti informatici: ecco gli impatti

Le Linee Guida evidenziano l’assoluta rilevanza della figura del Responsabile della Conservazione: nelle precedenti indicazioni AGID, precisava che tale ruolo doveva essere individuato all’interno dell’organizzazione titolare del documento informatico, potendo delegare tutte o parte delle sue funzioni al responsabile del servizio di conservazione. Le nuove Linee guida, nel ridisegnare e specificare tra l’altro i ruoli necessari nel processo di conservazione, prevedono che, nella pubblica amministrazione tale figura sia identificata nell’organigramma in un responsabile o funzionario interno formalmente nominato con adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche.

Nel caso di soggetti privati, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione che detiene il documento, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e dotato delle necessarie competenze. Il Responsabile della conservazione, che sia interno oppure esterno, deve avere specifiche competenze (giuridiche, informatiche e archivistiche) ed è, sulla base di una specifica responsabilità civilistica, responsabile dei processi di conservazione e titolare del manuale della conservazione. In altre parole, non basta, come avviene adesso, nominare sulla carta un responsabile della conservazione, ma è necessario che quest’ultimo ponga in essere tutta una serie di attività di controllo che siano in grado di monitorare le attività di conservazione anche se tali attività vengono realizzate da un conservatore esterno. Tale ruolo, spesso sottovalutato sia nelle pubbliche amministrazioni che nelle imprese, assume un’importanza cruciale in quanto la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione è sempre in capo a chi viene formalmente designato anche quando vengono affidate, in tutto o in parte, a un conservatore esterno quasi tutte le attività e le funzioni correlate.

Il ruolo dei metadati

Un’altra innovazione importante riguarda i metadati da associare ai documenti conservati digitalmente in quanto con le nuove Linee Guida AGID vengono aumentati il numero e la tipologia dei metadati utilizzati per indicizzare, identificare e ricercare i documenti inviati in un sistema di conservazione. Nell’allegato 5 alle Linee Guida AGID, relativo ai “metadati, sono state previste molte nuove informazioni, per lo più obbligatorie, che andrebbero inserite in un apposito file abbinato al documento informatico ogni qual volta quest’ ultimo viene prodotto da un sistema gestionale.

Analizzando il contenuto di tali «metadati» si evidenzia che la maggior parte delle informazioni introdotte sono specifiche del contesto pubblico, riguardando elementi tipici delle pratiche che vengono elaborate all’interno delle Pubbliche amministrazioni come i «dati di registrazione» (ad esempio il protocollo, il registro, eccetera) e che mal si applicano ai documenti prodotti in ambiti privatistici, come per esempio le scritture contabili.

Riteniamo che i «metadati» andrebbero definiti sulla base della categoria documentale, così come avviene per tutti quelli a valenza tributaria che sono stati identificati in modo specifico dal decreto del Mef del 17 giugno 2014 che ha individuato precisamente il cognome, il nome, la denominazione, il codice fiscale, la partita Iva, la data o associazioni logiche di questi ultimi. Si aggiunga a questo che tali documenti sono spesso in formato elaborabile e contengono già al loro interno i «metadati» significativi per la specifica categoria documentale che quindi non servirebbe esplicitare separatamente, ovvero solo in fase di conservazione digitale secondo gli accordi definiti tra le parti e pertanto si ritiene auspicabile un maggior coordinamento tra regole Agid e norme fiscali/civilistiche in una logica di semplificazione in modo da non gravare sui sistemi gestionali di milioni di imprese.