Conservazione fatture passive, perché non serve il numero di registrazione tra i metadati

DOMANDA

Quando si manda in conservazione sostitutiva della fatture passive è obbligatorio inserire nei metadati di conservazione il numero di protocollo della registrazione contabile / IVA? Il conservatore Agid cui mi appoggio me lo richiede come campo obbligatorio e io sono d’accordo, perché se non ho una numerazione consecutiva ed univoca come faccio a capire che mancano delle fatture? Inoltre sembra che il Conservatore abbia l’obbligo di verifica della consecutività dei documenti e questo bloccherebbe ogni discussione a parer mio.

Sulla sponda opposta ci sono molte aziende che dicono che l’identificativo SDI è più che sufficiente per creare la correlazione tra documento contabile e conservato. Inoltre la conservazione gratuita offerta da AdE non prevede questi dati.

Insomma lo scontro è tra chi la fa semplice e chi cerca di creare un sistema rigido che mi dia la possibilità di verificare in poco tempo eventuali discrepanze. È pur vero che fare di più non si sbaglia mai ma un conto è mandare in conservazione le fatture passive così come sono arrivate ed un altro è sviluppare software e quindi costi al cliente solo per essere precisi su una cosa che potrebbe essere opzionale.

Se invece esistono regole precise in discorso si chiude. Le chiedo pertanto il suo parere su questo aspetto per opporre a chi vuole fare in modo semplicistico le cose una visione più professionale e sostenuta da norme applicative chiare.

Ugo Bruno

RISPOSTA

La conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali deve avvenire in conformità a quanto previsto dal DMEF 17 giugno 2014, che all’articolo 3, lettera b), prevede che i documenti debbano essere conservati in modo che “… siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste”.

Il numero di protocollo della registrazione contabile

•  è un elemento che tra l’altro non è più obbligatorio, posto che l’obbligo di numerazione progressivo delle fatture di acquisto è stato soppresso a far tempo dal 24/10/2018, con contestuale modifica dell’articolo 25 del DPR 633/1972;
• è comunque un dato che non fa parte del documento informatico da assoggettare a conservazione.

L’entrata in vigore dell’obbligo di  fatturazione elettronica anche nei rapporti B2B e la standardizzazione del tracciato record  xml ha modificato sostanzialmente la procedura di conservazione delle fatture elettroniche, considerato che  nel passato, in presenza di documenti originati da scansioni, i dati relativi alle fatture e previsti dal citato articolo 3 dovevano essere attinti dai registri IVA, e ciò comportava per forza di cose che il processo di conservazione fosse in qualche modo gestito in maniera integrata con gli applicativi contabili.

Adesso invece abbiamo a che vedere con documenti informatici nativi e strutturati, per cui mi sentirei di escludere che vi sia un obbligo di inserimento tra i metadati di conservazione di un dato che normativamente non esiste e che non si saprebbe dove andare a prelevare.

Riguardo la sua preoccupazione di non avere la certezza sulla completezza delle fatture da mandare in conservazione, sino ad oggi il contribuente trova nella sua area dedicata in AdE tutte le fatture ricevute dal primo gennaio 2019, per cui non dovrebbe avere difficoltà a fare un controllo, che comunque sarebbe stato opportuno fare al momento della chiusura annuale IVA. Senza considerare che aderendo preventivamente al servizio offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, il timore sarebbe fugato all’origine.

Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu

Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome