le faq della e-fattura

Tempi di invio della fattura elettronica, mancata consegna, copia di cortesia, SDI: le risposte ai principali problemi

L’irruzione dell’obbligo di fatturazione elettronica nelle vite di imprese e partite IVA ha portato insicurezze quotidiane sulla correttezza delle pratiche da svolgere per essere in regola. Per lenire il timore di sbagliare, ecco qualche caso pratico e suggerimento di esperti commercialisti

16 Gen 2019
Barbara Maria Barreca

Dottore commercialista e Valutatore di impatto Sociale

Luca Benotto

Dottore Commercialista

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Cos’è l’Sdi (Sistema di Interscambio), quali sono i tempi di consegna allo Sdi oltre la data fattura, che fare con la copia di cortesia, se c’è un esito di fattura non consegnata…

Con l’avvento della fatturazione elettronica – l’F-Day, possiamo chiamarlo – il piano delle conversazioni si è drammaticamente spostato dalla teoria alla pratica. Noi commercialisti siamo sommersi quindi da domande come quelle lì (tra le più comuni). Tutte nel tenore di «come mi comporto, cosa succede se?».

Nel tentativo di fornire qualche indicazione sui casi più frequenti riscontrati in questa prima fase di avvio, nel seguito si fornisce un contributo di taglio prettamente pratico per cercare di aiutare coloro che si stanno cimentando nelle operazioni di fatturazione elettronica ed hanno già cominciato ad emettere e ricevere fatture tramite il sistema di interscambio. Naturalmente senza alcuna pretesa di esaustività circa le casistiche che, solo con l’esperienza pratica, potranno emergere.

Cosa fare quando una fattura risulta “non consegnata”?

Nel caso di fattura B2B è necessario contattare il cliente ed informarlo di quanto avvenuto. Potrebbe, ad esempio, essere usato un messaggio del seguente tenore: «Gentile cliente, la informiamo che la fattura n. XX del GG/MM/AA (di cui trova pdf di cortesia in allegato) è stata emessa ed inoltrata al Sistema di Interscambio. Tuttavia il nostro sistema di emissione ci segnala che, pur essendo la fattura correttamente emessa ed elaborata, il Sistema di Interscambio non è stato in grado di consegnare la fattura; di conseguenza dovrà riceverla direttamente dalla sua area riservata sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, come espressamente indicato nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30/04/2018 al paragrafo 3.3 e successivi».

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Se si è emessa una fattura a un consumatore privato senza partita IVA (B2C) e la fattura risulta correttamente trasmessa ma “non consegnata”, non bisogna far nulla. Nel B2C (ma lo stesso discorso può essere fatto per fatture emesse a soggetti esonerati quali minimi e forfettari) l’Agenzia delle Entrate ha precisato che si consegna copia analogica (carta, pdf, etc) e si procede all’invio di fattura elettronica
utilizzando il codice destinatario convenzionale “0000000”, che si limita a inoltrare al SdI senza inoltrare la fattura ad alcuna PEC o canale di destinazione. L’esito di fattura “non consegnata” indica appunto una fattura correttamente elaborata dal Sistema di Interscambio (ma non, ovviamente, ad un destinatario finale) e non necessita di ulteriore lavoro.

Lo stesso vale se risulta trasmessa ma non consegnata una fattura emessa a un ente non commerciale/condominio/società semplice senza partita IVA (B2C). Anche in questi casi l’Agenzia delle Entrate ha precisato che si consegna copia analogica (carta, pdf, etc) e si procede all’invio di fattura elettronica utilizzando il codice destinatario convenzionale “0000000”, che si limita a inoltrare
al SdI senza inoltrare la fattura ad alcuna PEC o canale di destinazione. L’esito di fattura “non consegnata” indica appunto una fattura correttamente elaborata dal Sistema di Interscambio (ma non, ovviamente, ad un destinatario finale) e non necessita di ulteriore lavoro.

Cos’è la “copia di cortesia” di una fattura e si è obbligati a inviarla al cliente?

Dal 1 gennaio 2019 si identifica quale copia di cortesia di una fattura qualunque documento contenente gli elementi minimi obbligatori previsti dall’articolo 21, comma 2, Dpr 633/1972 prodotto in formato analogico o cartaceo. Tale documento non è valido a fini fiscali né per l’emittente né per il ricevente, a nulla rilevando di averlo inviato allo SdI quale allegato della fattura xml. Sarà pertanto opportuno inserire un’indicazione del tipo: «Copia di cortesia non valida ai fini fiscali. L’originale della fattura è stato inviato allo SdI ed è consultabile all’interno dell’Area Riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate».

La copia di cortesia non è obbligatoria nel B2B. E’ lo Sdi che consegna al mio cliente e il soggetto emittente se vuole invia al proprio cliente una copia di cortesia ma non è obbligato. Solo nel caso in cui i clienti siano privati (B2C, consumatori senza partita Iva ma dotati di solo codice fiscale) o soggetti esteri, siamo obbligati a inviare una copia della fattura inviata allo Sdi anche al mio cliente che, altrimenti non ha modo di riceverla. Infatti in questi casi la fattura da me emessa risulta consegnata allo sdi che però mi segnala l’impossibilità di recapito al cliente.

Anche in questo caso, però, per l’emittente, la copia della fattura consegnata non ha alcun valore fiscale. Infatti nel caso in cui un controllo documentale rilevi la difformità tra l’esemplare consegnato al cliente e il file xml inviato allo SdI, sarà quest’ultimo ad essere considerato valido, a meno che il ricevente possa produrre prova contraria producendo, per esempio, copia del pagamento eseguito.

Fattura elettronica duplicata

Già nel 2018 avevo registrato il mio codice destinatario presso l’ADE, a fine dicembre ho fatto acquisti presso un punto vendita della GdO chiedendo la fattura che mi è stata immediatamente consegnata in formato cartaceo e che ho provveduto a registrare in contabilità. Con sorpresa, il 02 gennaio 2019 ricevo la fattura elettronica per lo stesso acquisto. Cosa devo fare?

Trattandosi di operazione effettuata prima dell’inizio dell’obbligo, con fattura cartacea immediata validamente emessa e consegnata, senza una esplicita accettazione della fattura elettronica in quanto tale da parte del destinatario, si ritiene che la registrazione effettuata in contabilità nel 2018 non debba essere modificata.

E-fattura senza importo totale

Ho ricevuto una fattura elettronica priva di Importo totale, è corretta?

L’importo complessivo non è un elemento prescritto dall’art. 21 del DPR 633/72. La fattura è corretta e valida. Certo, per pagarla sarà necessario armarsi di calcolatrice e fare le somme.

Conservazione notifiche e metadati

Devo conservare a norma le sole fatture elettroniche emesse e ricevute o anche le notifiche di esito e i file dei metadati di trasmissione?

È necessario conservare non solo le fatture, ma anche le informazioni che accertano il transito attraverso il Sistema di Interscambio. Per fare ciò è possibile conservare notifiche di esito (per le FE emesse) e file dei metadati di trasmissione (per le fatture ricevute). In alternativa, è possibile indicare i dati di trasmissione (es. l’identificativo univoco idFile) all’interno dei metadati di conservazione. Ricordiamo infatti che l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda non solo il formato del file (XML formato fattura PA), ma anche la consegna dello stesso attraverso il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Quanto tempo c’è per inviare la fattura allo Sdi (dopo la data fattura)

Ho ricevuto un pagamento la scorsa settimana mentre ero in vacanza. Posso spedire al SdI oggi una fattura con data del pagamento di alcuni giorni fa?

Sicuramente fino al 30 giugno 2019 (30 settembre per i contribuenti mensili) è possibile spedire al SdI fatture elettroniche entro il termine di liquidazione dell’IVA. Per cui è certamente possibile oggi spedire una fattura con data della scorsa settimana. Per chiarire con un esempio, la fattura data 7 gennaio 2019 può essere spedita senza sanzioni entro il 16 febbraio 2019 se contribuente mensile o addirittura entro il 16 maggio 2019 se contribuente trimestrale. Attenzione però che il cliente che attende la fattura, se non la riceve entro 4 mesi dall’effettuazione dell’operazione, sarà tenuto ad emettere la cosiddetta “Autofattura
denuncia” ai sensi dell’articolo 6, comma 8, D.Lgs. 471/1997, versare l’IVA e, verosimilmente, richiederla al fornitore che non ha emesso la fattura, nel caso in cui avesse pagato anticipatamente.

Utilizziamo quindi i maggiori termini di invio concessi dalla normativa temporanea, ma ricordando di non eccedere nel ritardo. Sicuramente anche dopo il primo luglio 2019 sarà possibile inviare fatture elettroniche successive alla data di effettuazione delle operazioni, ma per conoscere le modalità pratiche di compilazione della fattura è necessario attendere la pubblicazione delle nuove specifiche tecniche che dovranno essere aggiornate in virtù delle modifiche introdotte dal c.d. Decreto fiscale (DL 119/2018 convertito con legge n.136 del 17/12/2018).

@RIPRODUZIONE RISERVATA

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