Firma elettronica avanzata e registrazione dei contratti, quando si può: cosa dice l'Agenzia delle Entrate - Agenda Digitale

Le regole

Firma elettronica avanzata e registrazione dei contratti, quando si può: cosa dice l’Agenzia delle Entrate

La firma elettronica avanzata può essere ritenuta sufficiente per sottoscrivere contratti che poi andranno registrati: con la sua risposta a un interpello, l’Agenzia delle entrate approfondisce questo ambito

04 Mag 2021
Barbara Maria Barreca

Dottore commercialista e Valutatore di impatto Sociale

Luca Benotto

Dottore Commercialista

Netherlands, 02 November 2012. Sales of the new Apple iPad mini start in different countries on the same day. EPA/EVERT ELZINGA

In alcuni casi la firma elettronica avanzata è sufficiente per sottoscrivere e poi registrare certe tipologie di contratti anche in ambito immobiliare. In tali circostanze non è quindi necessario usare per forza la firma elettronica qualificata o digitale.

Questi aspetti vengono chiariti con la pubblicazione della risoluzione 23/E dell’8 aprile 2021, che fornisce lo spunto per alcune considerazioni relative alle modalità di registrazione di atti e contratti formati e in maniera completamente digitale (“originale informatico” previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale).

Registrazione di atti sottoscritti con FEA: cosa dice l’Agenzia delle Entrate

La risoluzione risponde ad un’istanza di interpello presentata da un’agenzia immobiliare che opera online prevedendo la sottoscrizione di contratti aventi ad oggetto locazione o trasferimento di immobili (offerte di acquisto e contratti preliminari) firmati dalle parti mediante un sistema di firma elettronica avanzata. Tale firma produce dei documenti dove la volontà di firmare dei contraenti è certificata dal log della procedura (autenticità), mentre l’integrità e l’immodificabilità è garantita dalla firma elettronica o dal sigillo (sostanzialmente una firma elettronica per società ed enti) utilizzando un certificato non intestato al firmatario ma al fornitore del servizio di firma.

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Sebbene il quesito posto fosse sostanzialmente univoco: “È possibile registrare le scritture private sottoscritte tramite FEA?”, l’Agenzia è risposto su due distinti aspetti: “a) validità ed efficacia degli atti sottoscritti tramite FEA; b) la possibilità di procedere alla loro registrazione”.

Validità ed efficacia degli atti sottoscritti tramite Firma elettronica avanzata

Senza volersi addentrare in aspetti normativi troppo tecnici, ci limitiamo ad evidenziare come, trattandosi di contratti immobiliari, l’Agenzia abbia evidenziato come ci siano alcuni contratti, quali ad esempio le locazioni ultra novennali o i contratti di cessione di immobili ed i relativi preliminari (art. 1350 e 1351 c.c.) o comunque quelli che riguardano la determinati diritti, per cui è prevista, pena la nullità, la forma dell’atto pubblico o della scrittura privata (che però deve essere autenticata per ottenerne la trascrizione ai sensi dell’art. 2657 c.c.). A questa forma obbligatoria l’articolo 20 del CAD affianca quella del documento informatico sottoscritto con Firma Digitale o Firma Qualificata (che nella nostra normativa interna sono sostanzialmente equivalenti).

Viceversa, per quegli atti in cui è valida la forma scritta senza necessità di autentica (ad esempio le tipiche locazioni commerciali o abitative, oppure le offerte di acquisto di immobili) è in effetti sufficiente anche la Firma Elettronica Avanzata per la loro piena validità.

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Registrazione degli atti sottoscritti tramite FEA

In effetti l’Agenzia prosegue confermando il fatto che, indipendentemente dalla validità o meno dell’atto (che può venir esclusivamente accertata dal giudice competente), la registrazione e il pagamento dell’imposta restano obbligatorie, peraltro senza possibilità di rimborso nel caso venisse poi accertata la nullità). Da qui in poi però il testo diventa piuttosto fumoso, limitandosi a precisare che gli atti da sottoporre a registrazione devono essere presentati in un formato idoneo alla conservazione ai sensi dell’art.43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (che a sua volta rimanda a regole tecniche la cui ultima versione è stata pubblicata a fine 2020), senza precisare in alcun modo le modalità di registrazione.

Conclude poi in bellezza ricordando che il bollo va comunque assolto tramite contrassegno (fisico) indicando nel documento (ovviamente prima della firma digitale, visto il requisito dell’immodificabilità) il codice numerico riportato nel contrassegno e procedendo a conservare (fisicamente) il medesimo entro il termine di decadenza triennale per l’accertamento.

A cosa serve e quando è obbligatorio registrare un atto

Ricordiamo che la registrazione è quella procedura mediante la quale un atto viene assoggettato ad imposta di registro, perché obbligatorio per legge o per volontà di una delle parti (ad esempio perché necessario per l’utilizzo in giudizio). La norma prevede espressamente, nel caso di registrazione di atti, che l’ufficio trattenga uno degli originali dell’atto (in caso di atto avente forma scritta, ovviamente) annotando sull’originale (o copia) riconsegnata al richiedente i dati della registrazione e dell’avvenuto pagamento dell’imposta.

Ovviamente l’esistenza di atti e contratti formati e perfezionati in maniera interamente digitale non è una novità dell’ultima ora. Già oggi esistono alcuni atti stipulati da notai, contratti di locazione e cessioni di quote di s.r.l., che, se rispettano determinate caratteristiche (formato PDF/A o TIFF, firma digitale CAdES/P7M) possono venir registrati telematicamente dai professionisti o persino dagli interessati. Per ciascuno di questo atti è però prevista una procedura appositamente dedicata, significativamente differenti tra di loro nelle modalità d’uso e nelle tecnologie utilizzate.

Conclusioni

Da quanto riportato dalla risoluzione, non possiamo non concludere che tutti gli atti creati come documento informatico e sottoscritti con firma elettronica avanzata, tanto quelli pienamente validi (ad es. un tipico contratto di locazione commerciale o abitativo) quanto quelli per cui sarebbe prescritta la firma digitale (ad es. il preliminare di cessione di immobili) devono poter essere registrati. Ci aspettiamo che l’Agenzia delle Entrate proceda a rendere edotti i contribuenti e gli uffici locali a breve, visto che la nostra richiesta di chiarimenti inviata via Pec all’ufficio competente è tutt’ora senza risposta.

Ci sia inoltre concessa una considerazione. L’imposta di bollo sui documenti digitali è una barbarie: uno spreco di risorse ed energie residuo dello scorso millennio. Se proprio è necessario preservare il piccolo gettito che porta all’erario, che venga sostituita almeno sui documenti digitali da una tassa sul servizio proporzionata all’effettivo lavoro che comporta ma che nasca tenendo conto delle caratteristiche dei documenti digitali senza costringere a salti mortali per l’adempimento.

 

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