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Gestione documentale, perché il digitale è la chiave per un futuro senza cartelle

Digitalizzare i processi documentali aiuta le aziende a essere più efficienti: bisogna però adottare un approccio innovativo e strutturato, che punti a ridefinire i flussi di lavoro con il supporto della tecnologia

07 Giu 2022
Marco Scuri

Product Manager Digital Solutions

gestione documentale

Per sviluppare in azienda efficaci processi documentali eliminando la carta, serve ripensare le modalità con le quali vengono svolte diverse attività in azienda. È possibile un futuro non solo senza carta, ma anche senza cartelle digitali, ma per realizzarlo è indispensabile uscire dall’ottica che si è instillata in anni di informatizzazione dei processi documentali per cui per esempio il documento invece che essere posizionato in faldoni su uno scaffale veniva inserito in faldoni digitali negli scaffali virtuali del proprio computer. Un sistema simile a quello cartaceo quindi, poco intuitivo e che può creare difficoltà.

Gestione documentale, lo scenario negli uffici

Eppure, nella maggior parte delle realtà la gestione documentale viene ancora svolta riproducendo nel mondo virtuale il processo analogico. Da dati Konica Minolta emerge che il 70% della documentazione oggi viene ricreata in digitale e il 20% del tempo in ufficio è occupato dalla ricerca di dati, informazioni e colleghi. I flussi di comunicazione, infatti, come quelli di lavoro, subiscono intoppi a causa di processi troppo articolati e canali non efficienti. Si pensi che il 46% delle informazioni sensibili è contenuto in comuni fogli di videoscrittura o di calcolo, quindi non possono essere gestite in modo sicuro ed efficiente. Inoltre, il 53% delle aziende europee ha almeno tre o più sistemi di gestione dei contenuti.

Insomma, la situazione è caotica. In questo scenario risulta difficile trovare le informazioni in real-time quando necessarie e svolgere le opportune verifiche e analisi. La duplicazione continua di contenuti oggetto di salvataggi e condivisioni con canali non adeguati crea inoltre confusione. Oltretutto, sussistono anche rischi in materia di data protection: il classico esempio di dati anagrafici inclusi in un semplice foglio di calcolo salvato sul proprio hardware locale porta a capire come spesso non si apportino adeguate misure di prevenzione dei rischi cyber.

Gestione documentale innovativa, i vantaggi

Quando si utilizzano applicazioni consumer come Netflix e Spotify, le piattaforme danno spesso la possibilità di cercare un contenuto in base al suo contesto (es. una canzone in base al genere musicale a cui appartiene). Nel mondo documentale bisogna cercare di riprodurre questa modalità di ricercare, andando a creare una struttura in grado di collegare diversi documenti tra loro in modo che le persone cerchino in modo intuitivo le informazioni e le possano reperire con semplicità. Questo approccio consente di avere un punto di accesso unico alle informazioni aziendali, personalizzabile secondo le proprie esigenze. Il valore aggiunto è quello di creare un ponte tra dati strutturati, presi dai sistemi come l’ERP aziendale, e non strutturati come e-mail, slide, file di testo. Con tale approccio si possono collegare i due mondi, integrandoli.

Organizzare i workflow è particolarmente importante, soprattutto per gestire attività con processi non strutturati. Se per esempio bisogna affrontare un processo in cui bisogna arrivare alla generazione di un contratto, ci sono alcuni step intermedi di cui tenere conto: prendere una bozza, lavorarla, girarla al legal, mandarla ad altri dipartimenti per presa visione e conferma, poi il cliente deve visionarla e alla fine si arriverà all’approvazione, alla firma e all’archiviazione; dopo un certo periodo di tempo bisognerà reperire il documento e magari rinnovarlo. In molti casi queste fasi non sono strutturate, si generano diverse versioni dello stesso documento in modo non controllato e ci si può scordare anche di svolgere alcuni passaggi nei tempi previsti. Inoltre sussiste il rischio di commettere errori. Con un workflow efficiente e strutturato invece ogni azione è tracciata, una volta che si firma il documento, esso viene archiviato in modo automatico con il sistema di conservazione sostitutiva e possono essere inviati alert sulle azioni da compiere anche a distanza di tempo. Insomma, una gestione documentale innovativa, con processi ridisegnati grazie alla tecnologia, permette di essere più efficienti.

Digitalizzare i processi, l’esempio del settore bancario

In banca o nelle assicurazioni ci sono ancora diverse attività svolte per e-mail o con scambi di documenti da un dipartimento all’altro. Ci sono già sistemi digitali in quasi tutte le banche, però spesso non sono integrati. Per fare un esempio, l’adempimento della fatturazione elettronica si lega anche ad altre attività correlate: la fattura va conciliata con gli ordini che arrivano in seguito ad approvazione, vanno compiute operazioni relative alla gestione del budget, ai pagamenti e all’incasso, oltre a curare la contabilizzazione. Spesso si riscontrano inefficienze, soprattutto se le attività vengono svolte manualmente.

L’intero processo però può essere digitalizzato, monitorandolo costantemente per avere maggiore trasparenza su spese e budget in real-time, magari grazie a una dashboard. Si automatizza anche la gestione contabile e si attua l’integrazione con l’internet banking: in questo modo si può pagare in automatico il fornitore e si verifica l’incasso effettivo. Per esempio, se non si sta incassando da un cliente, un sistema automatico di notifiche può avvisare della situazione.

Tutto questo non sarebbe possibile con un approccio a singoli prodotti software stand-alone, ma è reso possibile da un approccio più ampio e a 360° che analizza l’intero processo end-to-end.

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