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Competenze

L’archivista digitale è un middle manager, ecco che significa

Non più solo conoscitore del documento, esperto della sua conservazione: l’archivista digitale è protagonista di un processo che interviene sin dal momento della produzione del documento informatico, ne assicura valenza, efficacia nel tempo, svolge analisi sulla produttività dell’ente

05 Nov 2018

Donatella Mazzetto

direttrice gestione documentale Università di Padova


Nella information society, introdotta qualche anno fa con il Cad, il Codice dell’amministrazione digitale, l’archivista gestisce e organizza l’informazione espressa dai documenti: è quindi un “manager”, o meglio un “middle manager”, in grado di rispondere ad un’utenza in crescita, che a propria volta usa le tecnologie informatiche. Fino a poco tempo fa era il conoscitore del documento nelle sue declinazioni, storiche, sociali, giuridiche, ma oggi con la digitalizzazione l’archivista non può esimersi dalle conoscenze informatiche.

Un esempio semplice è il formato del documento: non più un mero supporto o “pezzo” di carta (pergamena, carta bianca – vergine – o riciclata) bensì un file (.doc, .docx, .pdf, .pdf/a, .tiff, .jpg, .xml, formati zippati, formati dei messaggi di posta elettronica), in un processo evolutivo continuo. I formati sono importanti per mantenere inalterato ed integro i documenti digitali nel tempo. Ma il punto è: fino a quando?

L’archivista digitale, da esecutore a protagonista

Facciamo un passo indietro. Vorrei porre l’accento sul termine “procedamus”, che semanticamente indica agli operatori della Pubblica Amministrazione, nella coniugazione dell’imperativo presente del verbo “procedere”, l’esortazione a “fare” nel nuovo contesto della società dell’informazione. Nel fluire eracliteo dei fenomeni della vita (Eraclito era il filosofo presocratico che diceva tutto fluisce, scorre e si trasforma) anche il documento ha la sua collocazione definitiva nell’archivio (leggi le proposte degli archivisti italiani sulla digitalizzazione dell’archivio documenti PA).

L’archivio quindi come sintesi di un processo che vede la relazione tra un documento e l’organizzazione, come fatto dinamico che provvede alla sua gestione, interpretazione, collocazione, e quindi messa a disposizione anche telematica dell’utenza, dove l’Utente è soggetto portatore di interessi qualificati che dialoga con l’organizzazione amministrativa. L’archivista quindi è l’altro soggetto che opera nel team amministrativo, esperto, non mero notaio, protagonista all’interno del processo ora informatico.

L’archivista è il conoscitore dei tempi di conservazione delle diverse tipologie documentarie (è l’unico attore preparato per lo scarto e/o per la conservazione del documento, sia esso analogico o informatico). Di conseguenza, interviene sin dal momento della produzione del documento informatico al fine di assicurarne la sua valenza, la sua efficacia nel tempo e lo organizza, in linea con le norme vigenti, a partire dalla sua formazione, ai fini del trattamento e alla sua conservazione.

Il valore del documento informatico

Per non parlare delle diverse firme elettroniche e della loro validità giuridica. Prima il documento analogico era originale se sottoscritto con la firma olografa, ora il documento informatico può essere sottoscritto con la firma digitale, con la firma elettronica avanzata, con la firma elettronica qualificata, con la firma crittografica, con la firma elettronica “semplice”, etc. etc. Qual è la firma elettronica che rende originale il documento? Lo stesso Codice dell’amministrazione digitale lascia spazio alla giurisprudenza, e in ambito giuridico la semplice e-mail, strumento quotidiano di scambio di comunicazioni, è liberamente valutabile in giudizio così come previsto dall’art. 20 del D.Lgs. 82/2005.

E’ interessante e famosa la recente sentenza della Cassazione Civile n. 5523/2018, che partendo dal concetto di documento informatico, già elaborato nel D.P.R. 445/2000 (art. 1), e successivamente dal D.Lgs. n. 82/2005 (art. 1) lo dichiara “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Lo stesso D.Lgs. 82/2005 all’articolo 21, a riguardo alla valenza probatoria, attribuisce l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile alla scrittura privata, solo al documento sottoscritto con la firma elettronica avanzata, perché tale strumento possiede i requisiti di immodificabilità e sicurezza che la tradizionale ed usuale e-mail non possiede (approfondisci le norme sul valore legale della firma digitale).

Quindi ci troviamo di fronte al possibile passaggio da un sistema di civil law a un sistema di common law, considerato che sarà la giurisprudenza a plasmare i nuovi concetti giuridici, e ciò anche alla luce della continua evoluzione tecnologica del settore.

Le nuove competenze dell’archivista digitale

Nell’organizzazione della Pubblica Amministrazione, sia centrale che locale, e degli enti strutturati, università, ma anche fondazioni, banche, l’Archivio e l’operatore archivista sono soggetti indefettibili, non possono non esserci. Il documento – oggi informatico – che trattano, è la stessa vita dell’organizzazione, soggetto quindi propulsore in grado anche di svolgere analisi sulla produttività dell’ente, di prevederne gli sviluppi, e di orientare il governo nella funzione legislativa, a mettere in campo normative tecniche al passo con l’evoluzione tecnologica usando lo strumento del decreto legislativo, che è atto di alta amministrazione di contenuto normativo, quindi di agile strutturazione.

Questo è il contributo di scienza e conoscenza che dà l’archivista, engineer della rivoluzione digitale. Una domanda emerge: ma questa rivoluzione manderà definitivamente in soffitta la carta? Il futuro, dicevano gli antichi greci, è nelle mani di Giove, ma i segnali portano a ritenere che i due piani, o meglio i due documenti, digitale e analogico, continueranno a fare strada insieme: nei tribunali infatti accanto al fascicolo (processo civile) telematico, i giudici sono soliti chiedere la “copia cartacea di cortesia” dei documenti informatici.

La donna e l’archivio digitale: mondi paralleli?

Un’ultima considerazione si può fare sulla professionalità del donne nel settore dell’informatica, fino a poco tempo fa quasi esclusivamente campo di azione del genere maschile. Negli ultimi anni anche il genere femminile sta dando un contributo efficace alla materia. Una testimonianza dell’archivista femminile esperta di digital documents è Luciana Duranti, professore ordinario di archivistica all’University of British Columbia (Vancouver, Canada) di fama internazionale. In ogni caso, direi che la necessità di interazione fra professionalità diverse (archivisti e informatici, ma anche esperti del diritto amministrativo, dell’informatica giuridica, del diritto dell’informatica e privacy, della sociologia dell’organizzazione) vede una completa parità di genere, con incontri e scambi reciproci del proprio sapere e delle proprie esperienze. Archivisti e informatici dei due sessi sono del pari impegnati nella gestione documentale ed entrambi interagiscono con il giurista e lo scienziato dell’organizzazione.

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