Meno persone, più complessità: perché la PA digitale nel 2026 è a un bivio

C’è una scena che ogni persona che lavora nella PA locale conosce molto bene: è mattina, entri in Comune. Il telefono squilla già, la PEC ha deciso che nella notte era il momento migliore per consegnare mezzo mondo, una piattaforma nazionale chiede l’ennesima scadenza, l’assessore domanda aggiornamenti, un cittadino reclama un servizio, un altro ha bisogno di aiuto. E tu non hai ancora appoggiato la giacca sulla sedia. Questa scena non è l’eccezione: è la quotidianità.

E negli ultimi anni è diventata più intensa, perché il lavoro è aumentato e le persone no. Anzi, spesso sono diminuite. Negli ultimi anni la PA locale, e in particolare i Comuni, hanno perso ben 130.000 unità (circa il 28%) e, secondo studi di ANCI Lombardia, per pensionamento nei prossimi anni ne verrà perso un altro 50% dei rimanenti.

Fonte: Il personale dei comuni italiani – Edizione 2025 – IFEL

Semplificando: stiamo chiedendo ai Comuni di fare oggi molto più di ieri, ma con meno persone, più norme, più responsabilità, più digitalizzazione da governare. Una contraddizione perfetta.

Questa è la fotografia che emerge in modo chiarissimo dai dati e, prima ancora, dall’esperienza quotidiana degli uffici. È il punto di partenza del percorso di assessment che si potrebbe fare su molti Comuni, che potrebbe coinvolgere l’evoluzione dell’ente dall’ICT al Digitale fino all’AI. Un assessment che porterebbe a capire come l’ente — sempre che sia passato all’era digitale e all’era AI — non possa continuare a resistere, ma debba cambiare.

Non è entusiasmo tecnologico: è sopravvivenza amministrativa

Non è una questione di entusiasmo tecnologico: è una questione di sopravvivenza amministrativa.

Per anni abbiamo raccontato la trasformazione digitale della PA come una storia fatta di piattaforme, dashboard, progetti, bandi, finanziamenti. Tutto vero. Il PNRR ha iniettato risorse come mai prima, ha dato impulso, ha messo in moto energie.

Ma conclusa la fase del “fare perché finanziato”, sopraggiunge la fase molto più dura: fare perché serve davvero.

Passata la fase del “seguiamo le indicazioni del PNRR” arriva una fase molto più difficile: “cosa ne faccio degli avanzi?”, “come creo una roadmap per il mio ente ora che non c’è più un’urgenza nazionale come quella del PNRR?”.

Seguire il PNRR è stato utile per distribuire meglio le piattaforme abilitanti, ma anche comodo: so cosa fare, non penso a niente perché qualcun altro decide per il mio Comune. Sono preso da mille cose e a testa bassa le faccio, mentre nel frattempo però è successo qualcosa di enorme e silenzioso: i Comuni si stanno svuotando.

Le statistiche lo dicono con numeri, gli uffici lo dicono con il lavoro di tutti i giorni. Uscite per pensionamento, personale non sostituito, difficoltà nel reperire figure tecniche, concorsi deserti, professionalità rare.

La piramide demografica del personale comunale è sbilanciata verso l’alto: le fasce 50–60 anni sono dominanti, i giovani non entrano a sufficienza.

Fonte: Il personale dei comuni italiani – Edizione 2025 – IFEL

Il risultato? Lo raccontava bene una funzionaria qualche mese fa:
“Non è che non vogliamo innovare. È che a volte non troviamo nemmeno il tempo di respirare”.

E allora qui non stiamo parlando di “innovazione perché fa moderno”. Stiamo parlando di innovazione come condizione minima per continuare a essere Comuni funzionanti.

Un assessment pratico per cambiare davvero, non per “fare tecnologia”

Ipotizzando di fare un assessment ICT, digitale e AI per un Comune di medie dimensioni (pensiamo che lo sia per un Comune che va da zero a ventimila abitanti), è probabile che il risultato sia molto poco tecnico e molto più pratico:

• meno personale in ogni ufficio (con particolari mancanze negli uffici tecnici). Aberrazione etica è la presenza ormai, in un certo numero di ragionerie comunali, di fornitori privati che svolgono il ruolo di ragioniera, gestendo i soldi dell’ente (e quindi pubblici).
• più complessità amministrativa, digitale, organizzativa e burocratica in ogni ufficio
• sistemi ICT che devono reggere
• piattaforme nazionali da usare sul serio, non solo da attivare
• cittadinanza che si aspetta servizi semplici perché abituata da Amazon al “tutto subito e facile”
• un mondo in cui l’intelligenza artificiale non è più un tema da conferenza, ma da ufficio: dopo tre anni di “proviamo a vedere come va”, la domanda sarà “ma per il mio ente questa cosa funziona?”

A quel punto, fatto questo ipotetico assessment, serve una progettazione che guardi al futuro: ICT solido, Digitale concreto, inserimento di una AI graduale, organizzazione che cambia.

Aggiungo: dipendenti umani e dipendenti digitali. Non è fantascienza: il centralino che dice “premi 1 per anagrafe, 2 per ragioneria…” non è forse già un dipendente digitale che ha sostituito un umano? SEND non è forse il “messo digitale” per il futuro della PA?

L’ICT: le fondamenta del Comune digitale

In molti articoli su Agenda Digitale l’ho scritto tante volte: la trasformazione digitale non esiste senza una struttura ICT che funziona bene.

Se cade l’ICT, cade tutto. Se manca internet — soprattutto dopo la migrazione massiccia dei software core degli enti in cloud — siamo fermi (salvo aver previsto una vera linea di backup).

E non “in senso teorico”: cade l’anagrafe, cade il protocollo, cade la contabilità, cade la scuola, cade il sociale. Cade il Comune e si bloccano i suoi servizi.

Per questo la progettualità parte da lì: cablaggi nuovi, apparati attivi più solidi, sistemi protetti da sicurezza potenziata (mediante firewall, antivirus, XDR, SOC), monitoraggio dei sistemi, continuità dei servizi.

Non è la parte che finisce sui giornali, ma è quella che permette agli uffici di lavorare senza vivere con la paura del blackout amministrativo.

È come rifare le fondamenta prima di alzare un piano nuovo. È noioso? Forse. È indispensabile? Sicuramente sì.

Dal digitale “attivato” al digitale che lavora per le persone

Negli ultimi anni molti Comuni hanno fatto una cosa enorme: aderire alle piattaforme nazionali. SPID, CIE, pagoPA, app IO, SEND, PDND.

Molti lo hanno fatto bene, altri in modo parziale, limitandosi agli obiettivi PNRR. La verità però è che attivare quanto basta non è sufficiente.

L’obiettivo ora è un altro: far sì che queste piattaforme diventino davvero parte del lavoro quotidiano, cioè:

• pagamenti riconciliati automaticamente (pagoPA)
• notifiche digitali che sostituiscono processi manuali e costosi (SEND)
• messaggi digitali che riducono sportello, telefonate, segnalazioni di mancata ricezione (app IO)
• interoperabilità dei dati che evita di chiedere al cittadino dati che lo Stato già conosce, anche tramite l’accesso a PDND e alle basi dati di interesse nazionale
• fascicolo del cittadino che mette ordine nella relazione tra persona e Comune, dando al cittadino una visione completa di sé in relazione al Comune, in ottica di “sistema operativo del Comune”

Facciamo un esempio concreto.

Oggi in moltissimi Comuni una parte del tempo degli uffici viene assorbita da attività “quasi invisibili”: cercare un pagamento, verificare se è arrivato, spostare un dato da un sistema a un altro (data entry), ricostruire una storia amministrativa sparpagliata in cinque posti diversi.

Non è che queste attività siano “eroiche”: sono lente, faticose e soprattutto rubano tempo a cose molto più utili come l’analisi dei processi per migliorarli, l’attivazione di servizi più efficaci, le verifiche di nuove proposte per servizi più digitali.

Fonte: Andrea Tironi – Titolo: Schema di fasi del PNRR

Lì il digitale fa la differenza. Non perché “digitalizza”, ma perché toglie peso alle persone. Il suo scopo non è fare miracoli: è automatizzare.

Più il digitale permea davvero i processi, più le parti umane si riducono e aumentano le parti automatizzate. E questo non implica licenziamenti: implica sopravvivenza delle persone e dei servizi in una PA che si svuota.

Fonte: Andrea Tironi – Titolo: Schema di un servizio digitalizzato con le piattaforme abilitanti

Automazione intelligente nella PA locale: l’AI come ossigeno, non fantascienza

E poi arriva l’AI. Non come fantascienza, ma come ossigeno.

La parola “intelligenza artificiale” nella PA spesso genera due reazioni opposte. Da una parte entusiasmo incontrollato: “faremo tutto con l’AI!”. Dall’altra paura: “ci sostituirà, sbaglierà, è pericolosa”. La verità, come sempre, sta nel mezzo.

Prima cosa: governance.

Non si parte da un utilizzo non controllato, ma si parte da:

• AI Board
• registro delle soluzioni AI usate
• linee guida di adozione
• comprensione dell’AI Act e della legge 132/2025
• formazione delle persone (dagli amministratori, al segretario, ai dirigenti, alle PO, ai funzionari)

Poi si passa alla fase operativa: usare l’AI dove serve davvero.

Qui le possibilità sono concrete e già numerose:

• smistare automaticamente PEC e istanze in base al contenuto
• aiutare nella redazione di documenti standard
• supportare cittadini con assistenti intelligenti
• analizzare bandi e opportunità
• aiutare nella comprensione di norme complesse
• fare pre-screening di pratiche con supervisione umana

L’AI può aiutare le persone nei compiti a minor valore aggiunto, supportarle in compiti complessi, rimpiazzarle in compiti dove manca il personale, aggiungersi in compiti dove l’ente non ha mai avuto personale ma ci sono nuove esigenze.

L’AI diventa un collega silenzioso che lavora sempre, non si stanca, aiuta, velocizza, propone: il tutto tramite controllo umano, responsabilità pubblica e attenzione etica. Ed è qui che succede una cosa innovativa: l’AI passa da sistema tecnologico ad alleato amministrativo.

Lo scopo non è “fare AI”. Lo scopo è automatizzare ciò che, nel tempo, l’uomo si è abituato a fare manualmente. Anzi, è probabile che le macchine possano svolgere meglio molti compiti, se impariamo a restituire loro attività che oggi portiamo avanti solo per abitudine o perché “si è sempre fatto così”.

La GenAI ha semplicemente reso “cool” qualcosa che tecnicamente era possibile già prima: l’automazione dei processi. La differenza è che nel settembre 2022 quasi nessuno nella PA voleva sentirne parlare (ChatGPT è arrivato a novembre 2022), mentre oggi la vogliono tutti.

E spesso, quando si dimostra che un processo può essere automatizzato anche senza AI, qualcuno ci rimane persino male, dimenticando che l’obiettivo non è fare qualcosa di “modaiolo”, ma semplificare il lavoro e aumentare la produttività del Paese.

Resta il fatto che il 2026 sarà comunque l’anno dell’adozione, che si parli di AI o di automazione intelligente.

Fonte: fondazionecerm – Titolo: Produttività Italiana rispetto ai Paesi Europei, 2000-2022

Tecnologia, processi e persone: senza organizzazione non regge nulla

Non basta la tecnologia se mancano i processi e le persone.

Meglio dire subito come stanno le cose: l’AI non risolverà i problemi della PA e nemmeno del privato. La tecnologia funziona se comporta un cambiamento nell’organizzazione.

E cambiare l’organizzazione significa: formazione, consapevolezza, metodo, partecipazione.

Bisogna quindi lavorare su alcuni temi:

• formazione strutturata (non corsi spot). L’epoca della formazione una tantum è finita. Al cambio di un software, all’apparire di una tecnologia, serve un percorso che parta dalle basi, attraversi il mindset, passi da tool e prove e arrivi alla vera trasformazione. Dare strumenti non basta più.
• cultura del dato: senza dati non si può più essere parte viva in un mondo che cambia velocemente. Senza decisioni basate sui dati si resta negli anni ’80. Business intelligence, report, indicatori devono diventare parte integrante del ragionare di un dipendente pubblico digitale e di un amministratore digitale.
• lavoro sui processi: capire dove siamo serve a capire cosa possiamo cambiare. Qui ci sono due filosofie: migliorare l’esistente o chiedersi “se partissimo da zero oggi, cosa faremmo?”. La seconda è spesso la più efficace, ma anche la più difficile nella PA.

Fonte: Andrea Tironi – Titolo: Flusso di un servizio digitalizzato con le piattaforme abilitanti

• gestione del cambiamento: le persone non amano il cambiamento. Cambiare richiede energia, attenzione, capacità di rimettersi in gioco, mentre la quotidianità ci ha abituati alla comodità e all’immediatezza.

Eppure il passaggio dall’analogico al digitale prima, e quello verso l’AI ora, porteranno trasformazioni profonde che non possono essere affrontate con frasi superficiali come “da domani cambiamo software”.

Serve accompagnare le persone, spiegare le ragioni, dare senso al cambiamento e guidarlo in modo strutturato. Questo implica anche ripensare come definiamo gli obiettivi, rendendoli più chiari, coinvolgenti e partecipati, soprattutto per le nuove generazioni.

Modelli come gli OKR (Objectives and Key Results) possono aiutare a creare una cultura del risultato condivisa, trasparente e motivante, in cui tutti si sentano parte del percorso e non semplici destinatari di decisioni calate dall’alto.

Senza dimenticare che per giocare con l’AI basta ChatGPT, ma per fare AI in un ente servono tutti gli ingredienti indicati nello schema.

Fonte: Andrea Tironi – Titolo: AI e Automazione Artificiale: un percorso non un gioco

Non basta “avere strumenti”: bisogna costruire persone che li sanno usare, ne riconoscono il valore, li mettono nel quotidiano e capiscono l’ecosistema in movimento in cui sono immerse.

Fondi, sostenibilità e scelte dal 2028: niente alibi

Ma i soldi per fare tutto ciò ci sono?

Incredibile ma vero, sì. Forse per la prima (e speriamo non ultima) volta nella storia della PA digitale italiana, abbiamo residui PNRR che mediamente, a livello nazionale, sono il 50% dei fondi PNRR erogati a un ente.

Quindi abbiamo spazio per progettare, cambiare, aggiungere strumenti, aggiungere mindset e fare formazione, oltre che completare l’adozione delle piattaforme abilitanti.

Inoltre, con il bando “Risorse in comune” arriveranno ulteriori fondi (probabilmente tra i 30.000 e 270.000 euro a Comune). Potremo probabilmente usufruirne nel 2026 e 2027, poi dal 2028 sarà necessaria una strategia diversa.

Ma se nel frattempo l’automazione nel nostro ente non è migliorata, nel 2028 sorgeranno ulteriori problematiche, oltre a quelle di “sostenibilità economica del digitale”.

Il 2026 e 2027 serviranno anche per capire meglio i contratti firmati per il PNRR con le software house e magari uniformarli in ottica post PNRR, considerandoli un tutt’uno e non contratti isolati, come fatto con il PNRR per motivi di avviso e amministrativi.

Anche perché è importante che le software house capiscano:

• dal 2028 i Comuni dovranno decidere se investire in sociale o digitale: la domanda retorica sorge spontanea, cosa sceglieranno?
• i canoni di utilizzo per l’interoperabilità bloccano l’interoperabilità stessa: come possiamo attivare un mercato digitale delle API se lo blocchiamo con schemi commerciali degli anni ’90, in un mondo che lavora con API e AI a livello globale e parla già di MCP e A2A come protocolli del futuro?
• i Comuni hanno una spesa corrente limitata: anche con l’arrivo della contabilità accrual, i meccanismi conservativi delle ragionerie non cambieranno drasticamente. Come potranno sostenere i canoni dei periodi “ricchi” del PNRR e dei residui PNRR?

Governance, RTD e sovracomunalità: da soli non si regge più

E la governance?

Tutto questo non è solo tecnologia. È visione. È il coraggio di dire che il mondo è cambiato e che la PA non può restare ferma al modello amministrativo coerente con vent’anni fa.

È la responsabilità di governare il cambiamento, invece di subirlo.

Questa responsabilità è in capo al RTD (Responsabile della Transizione Digitale), purché sia un RTD in gamba o che abbia un ufficio a supporto. E qui, oltre al digitale (ICT + digitale + AI), entra il secondo ingrediente per la sopravvivenza dei Comuni: la sovracomunalità.

Pensare di farcela da soli è diventato ridicolo per l’Europa, figuriamoci per il Comune di Rocca di Fianco di 1000 abitanti, che pensa di riuscire a fare tutto meglio da solo.

Ma siamo così sicuri di essere proiettati al futuro dei nostri cittadini pensando di fare meglio da soli? Oppure stiamo solo portando avanti una mentalità risalente a 20 anni fa, che ora non funziona più?

Perché qui non si tratta solo di digitale: si tratta di difendere il diritto dei cittadini ad avere Comuni funzionanti, capaci di stare in piedi, di rispondere, di accompagnare la vita delle comunità.

Un compito che in primis è quello del Sindaco, eletto (si spera) per qualità umane e non solo perché “è simpatico”. Per questo vanno valutati servizi sovracomunali come un ufficio RTD territoriale che può governare il digitale.

Lo scenario: il rischio non è innovare, è fermarsi

Chi governa oggi ha una responsabilità enorme: decidere se lasciare ai prossimi anni una PA più debole e affaticata, oppure una PA più sostenibile, più intelligente, ancora umana ma anche digitale.

La buona notizia è che strumenti, competenze, fondi e visione oggi esistono e alcuni spunti speriamo di averli dati anche noi.

La seconda buona notizia è che prima della GenAI oltre il 50% dei lavori nella PA erano automatizzabili, ora lo sono oltre il 75%. La cattiva notizia è che non abbiamo più tempo.

Il percorso disegnato è una traccia possibile per tanti Comuni. Una strada fatta di:

• ICT solido
• digitale che funziona davvero
• AI intelligente e governata
• organizzazione che cresce
• partnership fornitori – Comune
• governance sovracomunale
• visione politica

Anche perché la verità è semplice: il rischio oggi non è innovare, ma rimanere fermi mentre il mondo va avanti. Il rischio è continuare soli quando è evidente che, continuando soli, si porterà l’ente al blocco dei servizi.

E quando il Comune si ferma, non si ferma solo un ente. Si ferma una comunità e, su larga scala, un Paese.