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Perché la carta continua a regnare nella PA (ovvero il flop delle norme sulla dematerializzazione)

In molte amministrazioni pubbliche sufficientemente digitalizzate sono stati soddisfatti tutti i presupposti della dematerializzazione. Eppure circola ancora carta in abbondanza. Ecco perché. Mentre il Piano Triennale non aiuta a fare chiarezza sul futuro, anzi

11 Lug 2017

Andrea Nicolini, Project Manager ICAR presso Cisis (Centro interregionale servizi informatici, geografici, statistici)


La recente pubblicazione del Piano Triennale ICT sembra mettere fine all’era della dematerializzazione per aprire una nuova era del digitale. O forse no.

Da oltre trent’anni la Pubblica Amministrazione è impegnata in una colossale opera di dematerializzazione, in questo lungo periodo ogni volta che una norma o una regola tecnica ha introdotto o modificato un  principio o una prescrizione, abbiamo scritto che finalmente si poteva dematerializzare, spesso nell’accezione di eliminare definitivamente la carta a favore del documento digitale.

Quasi sempre l’approccio è stato quello di trasferire in digitale il processo ed i documenti cartacei, a tal punto che tutti abbiamo finito con l’associare il termine dematerializzare, non tanto all’abbandono della carta, quanto alla trasposizione in digitale del cartaceo, conseguendo quasi sempre risultati concreti e tangibili di risparmio di carta, ma non di efficientamento vero della PA.

Il termine dematerializzare andrebbe forse abolito, proprio perché divenuto sinonimo di processo lungo ed inefficiente di passaggio al digitale, mentre l’imperativo di cui è permeato il piano triennale è mobile first o digital first, un chiaro e palese invito a ripensare tutti i flussi digitali nella sola ottica digitale.

Quindi tutti gli esperti che per anni hanno cavalcato il tema della gestione documentale digitale e della dematerializzazione hanno sbagliato?

Ovviamente no, ma di certo hanno sempre invocato una graduale transizione e così facendo hanno favorito la replica digitale dell’inefficienza analogica.

Chiunque può verificare che nella stragrande maggioranza delle pubbliche amministrazioni sufficientemente digitalizzate (escludendo quelle che per assenza totale di competenze o di risorse umane e finanziarie non hanno di fatto realizzato un processo di digitalizzazione, che comunque sono la minoranza delle PA e non sono solo alcuni piccoli comuni) tutti i presupposti, almeno quelli ritenuti sempre fondamentali, della dematerializzazione sono stati soddisfatti: protocollo informatizzato, firma digitale e conservazione.

Eppure la carta circola ancora in abbondanza, perché?

Perché in quasi tutte le amministrazioni pubbliche la dematerializzazione è stata solo l’applicazione della norma e così si sono susseguiti l’obbligo del protocollo informatico prima e quello della conservazione poi, che hanno di fatto obbligato ad avere sistemi di firma digitale.

Ignorato o quasi l’obbligo della gestione documentale e della gestione dei procedimenti digitali, perché per troppo tempo è stato associato alla reingegnerizzazione dei procedimenti, attività in genere ritenuta troppo onerosa e lunga o lasciato alla decisione del singolo dipartimento o servizio con la creazione della digitalizzazione a macchia di leopardo.

Così è mancato lo sviluppo di un vero processo innovativo di gestione dei procedimenti e non ci sono adeguati sistemi di gestione documentale (nella maggior parte dei casi le PA utilizzano i repository del protocollo informatico come sistema di gestione documentale o l’applicativo verticale di gestione del singolo settore), nonostante il mercato offra tantissime soluzioni di gestione documentale open e non, in cloud e tradizionali, con workflow attivi e passivi.

Di fronte a questo scenario il Piano Triennale rinuncia a definire un ruolo importante alla dematerializzazione,  vista l’assenza di un capitolo dedicato, con la presenza solo di richiami legati principalmente alla conservazione e ad un fantomatico sistema di gestione documentale frutto dei vari contratti Consip legati ad SPC.

L’intento dovrebbe essere quello di spingere le pubbliche amministrazioni a cambiare radicalmente paradigma, non più il documento al centro, frutto di un procedimento, ma il cittadino al centro che con il suo smartphone accede a dati e a documenti prodotti dalla PA che quindi possono essere solo digitali e funzionali ad essere consultati ed elaborati.

Il procedimento ripensato non per trasporlo in digitale, ma per ri-crearlo funzionale alla produzione di dati e di documenti che devono essere consultati in digitale dai cittadini e dalle imprese e dalle altre PA, adottando sostanzialmente una architettura della PA digitale orientata ai dati o meglio alle risorse (ROA) e mantenendo saldi i principi del dato e del documento della PA.

Se questi sono gli intenti allora sono più che condivisibili e forse andavano esplicitati nel documento, perché a molti addetti ai lavori la lettura del piano ha ingenerato altre interpretazioni, soprattutto i riferimenti al fantomatico sistema nazionale di gestione dei procedimenti inserito nel contratto quadro SPC delle gare Consip, perché è chiaro ai più che quelle gare non sono state guidate da questi principi e che un unico sistema nazionale per la gestione di tutti i procedimenti è semplicemente improbabile.

Digitalizzare i procedimenti della PA, rendendoli efficienti e funzionali a cittadini e imprese, si può e si deve fare, ma non con una piattaforma o un sistema unico nazionale di gestione dei procedimenti e nemmeno con nuove più o meno coercitive norme, ma serve, come per qualsiasi progetto complesso, un vero piano di intervento a tutti i livelli istituzionali di formazione e di accompagnamento, con regole tecniche e standard chiari e condivisi e tanta, tanta, tanta pazienza e perseveranza.

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