Robotic process automation (RPA), la grande ascesa negli uffici: ecco perché

La diffusione del Covid-19 ha portato le organizzazioni a dover affrontare nuove sfide legate principalmente alla revisione dei propri modelli di business e operativi. In questo contesto, l’adozione di tecnologie di Robotic process automation ha supportato le organizzazioni nella mitigazione e gestione degli impatti che l’emergenza sanitaria ha avuto sullo standard way of working. Pertanto, l’emergenza sanitaria ha determinato un’ulteriore accelerazione nella diffusione della robotica: i robot non subiscono gli impatti del lavoro da remoto e possono svolgere anche quelle operatività che potrebbero essere eseguite soltanto in ufficio.

Le tecnologie di Robotic Process Automation (RPA) hanno abilitato il lavoro da remoto su diverse aree aziendali e, in tal senso, l’Automation ha assicurato la business continuity delle organizzazioni mitigando il rischio di potenziali blocchi operativi.

I benefici dell’Automation

Ai benefici generati nell’attuale situazione emergenziale, si aggiungono quelli che per natura derivano dall’adozione di tecnologie di Automation, come:

Boom automazione con il covid: urge una strategia nazionale per il futuro del lavoro

• la riduzione dei costi determinata dalla possibilità di dedicare le proprie risorse ad attività a più alto valore aggiunto (le organizzazioni che hanno adottato soluzioni di automazione hanno raggiunto una riduzione dei costi pari al 24% nel 2020, in aumento rispetto al 19% del 2019 – Deloitte Insights, Novembre 2020. Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination),
• l’aumento della produttività che genera un impatto positivo sulle revenue (le organizzazioni che hanno adottato soluzioni di automazione hanno aumentato la capacità produttiva del 12% nel 2020 – Deloitte Insights, Novembre 2020. Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination)
• il supporto nel miglioramento del time-to-market a garanzia di un migliorato livello di servizio per i clienti.

Gli elementi da considerare

Gli elementi cardine che le aziende devono tenere in considerazione nell’adozione e integrazione dei robot all’interno del contesto organizzativo sono tre:

• Governance: identificare i ruoli chiave a cui assegnare le leve necessarie a garantire il governo end-to-end del piano di automazione. È necessario dotarsi di un modello operativo evoluto che preveda la creazione di una nuova unità organizzativa tramite l’inserimento di personale altamente qualificato e competente, sia dal punto di vista della conoscenza dei processi di business che da quello tecnologico;
• Competenze: prevedere dei piani di re-skilling delle risorse a tutti i livelli dell’organizzazione con l’obiettivo di allineare la vision strategica con le attività operative, attraverso una modalità di creazione delle opportunità che non si basi solo su un modello top-down dove i vertici organizzativi identificano gli ambiti di applicazione, ma su un modello buttom-up che risponda alle esigenze quotidiane dell’organizzazione;
• Tecnologia: definire gli enabler tecnologici da utilizzare per abilitare l’automazione end-to-end, partendo dalla revisione dei processi di business e disegnando i processi To-Be tenendo in considerazione il grado di maturità delle tecnologie nell’utilizzo su larga scala.

L’integrazione con le tecnologie disponibili

L’integrazione con le diverse tecnologie disponibili oggi sul mercato permette di estendere notevolmente il perimetro di automazione, trasformando l’approccio tradizionale basato esclusivamente sull’RPA in un approccio di Intelligent Automation. Ad esempio:

• l’OCR (Optical Character Recognition) permette di identificare caratteri scritti a mano all’interno di documenti e di convertirli in testo digitale,
• l’NLP (Natural Language Processing) consente di estrarre informazioni dal testo libero applicando logiche di riconoscimento semantico
• il BPM (Business Process Management) è uno strumento utilizzato per modellare, implementare, eseguire, monitorare e ottimizzare processi di business end-to-end.

Nel corso dell’ultimo anno l’adozione dell’RPA, nata come soluzione tattica e a breve termine per esigenze di business puntuali che non trovavano risoluzione in progetti di trasformazione più estesi, ha assunto un valore strategico e di lungo termine all’interno delle organizzazioni: la scelta di adottare queste soluzioni presenti sul mercato ormai da diversi anni rappresenta un requisito fondamentale per abilitare l’intera filiera tecnologica grazie alle sue funzionalità di gestione e orchestrazione dei processi operativi e pertanto non è da considerarsi obsoleta rispetto alle tecnologie più sofisticate.

L’Automation-as-a-Service

Diversi vendor si stanno affacciando sul mercato con soluzioni che permettono di rendere i robot accessibili abbattendo le naturali barriere all’ingresso della tecnologia RPA, quali i costi di disegno e creazione delle infrastrutture su cui implementare i robot e i costi progettuali per lo sviluppo delle soluzioni.

In questo contesto, si è diffuso il concetto di Automation-as-a-Service (AaaS), cioè l’utilizzo di piattaforme che permettono di adottare l’automazione come un servizio attraverso la fornitura non solo del processo automatizzato, ma anche di tutto lo stack tecnologico necessario al corretto funzionamento della soluzione. Inoltre, i principali vendor del mercato RPA si stanno muovendo nella direzione di rendere i robot accessibili a tutti i livelli dell’organizzazione, con l’obiettivo di associare a ogni professionista un Digital Worker a supporto dell’operatività ordinaria.

Automation e competitività

Il contesto attuale e l’evoluzione tecnologica hanno permesso una democratizzazione dell’Automation supportando il business nella revisione dei modelli organizzativi e dei processi operativi.

L’adozione di soluzioni automatizzate a supporto dell’operatività umana (automated work) si traduce in valore solo se accompagnata da una trasformazione dei modelli operativi e da un cambiamento nell’approccio dei professionisti (augmented workers), che devono riconoscere alla tecnologia il ruolo di abilitatore della collaborazione tra persone e Digital Worker.

Nell’ambito dei Financial Service, la competizione che le banche tradizionali (incumbent) stanno affrontando con i nuovi player del mercato (fintech) è un esempio di come sia ormai inevitabile rivedere i modelli di business lasciando spazio all’automazione.

La competitività delle fintech dipende fortemente dal loro modello di business, che prevede una value proposition analoga rispetto a quella delle incumbent, perseguita però tramite un modello di servizio differente: non solo tramite l’utilizzo di front-end completamente digitali, ma soprattutto grazie al back-office zero-based, che permette di erogare gli stessi servizi delle incumbent con costi notevolmente inferiori e con time-to-market ampiamente più competitivo. Il disaccoppiamento tra front-end e sistemi core di back-office rappresenta una soluzione flessibile che può essere ottenuta tramite l’adozione di soluzioni di RPA. Con l’obiettivo di competere con i nuovi player del mercato, le banche tradizionali devono quindi cercare di adeguare la propria struttura di costo rivedendo i processi di back-office nell’ottica di utilizzare la tecnologia come abilitatore.

Attribuire un ruolo centrale all’Automation nella definizione delle strategie aziendali rappresenta ormai un’opportunità imprescindibile per le organizzazioni: al fine di perseguire una strategia di Intelligent Automation end-to-end è necessario potenziare i processi di business attraverso una combinazione efficace di strumenti e tecnologie che permettano di massimizzare i benefici per l’organizzazione.

Conclusioni

Il mercato dell’Automation si sta espandendo con un tasso di crescita annuo di circa il 40% e supererà i 25 miliardi di dollari entro il 2027 (Deloitte Insights, Novembre 2020. Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination).

Gli impatti del COVID-19, l’evoluzione tecnologica e la diffusione del paradigma dell’Automation-as-a-Service stanno riformulando il ruolo dell’Automation all’interno delle organizzazioni.