automazione

ChatGPT: esempi di rivoluzione nell’Office Automation per le PMI

Le tecnologie basate sull’IA offrono una vasta gamma di soluzioni per migliorare l’efficienza, la produttività e la competitività delle PMI in molti ambiti: dalla gestione delle email, alle presentazioni, dall’assistenza clienti, alla redazione e revisione dei documenti, dall’analisi dei dati, all’automazione del marketing

Pubblicato il 18 Apr 2023

Andrea Benedetti

Data strategist

Manager,Engineer,Analyzing,And,Control,Automation,Robot,Arms,Machine,On

Ad oggi, i sistemi di intelligenza artificiale stanno diventando sempre più sofisticati, precisi e, soprattutto, accessibili per ogni organizzazione, che sia pubblica o privata, che sia grande o piccola, sfruttando il paradigma del cloud che ha – di fatto – mandato in soffitta la necessità di dover disporre di mezzi economici e finanziari per poter accedere a piattaforme e sistemi così complessi.

ChatGPT in azienda? Ecco i benefici e i rischi da valutare

ChatGPT di OpenAI ne è un classico esempio: ha impiegato meno di una settimana per raggiungere un milione di utenti e ha superato la soglia dei 100 milioni di utilizzatori in meno di due mesi. Dei numeri impressionanti.

Pensando al nostro paese diventa quindi molto utile chiedersi come le nostre piccole e medie imprese potrebbero trarre un significativo vantaggio da queste innovazioni, piuttosto che trovarsi a subirne l’avvento: un’opportunità invece di un rischio.

Vantaggi dell’IA per le PMI e rivoluzione Office automation

Le tecnologie basate sull’IA offrono una vasta gamma di soluzioni che possono migliorare l’efficienza, la produttività e la competitività delle PMI in diversi ambiti.

Grazie a queste tecnologie, l’Office automation sta – di fatto – iniziando a vivere una rivoluzione, grazie a strumenti e soluzioni innovative in grado, da un lato, di migliorare le attività quotidiane delle persone e, dall’altro, di ridurre i costi operativi potendo interagire con i dati e le informazioni dell’impresa (mail, documenti, chat, calendari, …) che vuole sfruttarne le capacità.

Proviamo, allora, a vedere alcuni esempi concreti di come le PMI possono (iniziare a) trarre vantaggio da queste innovazioni digitali.

Automazione della gestione delle eMail

Obiettivo: migliore comprensione dei contesti trattati e riduzione tempi di risposta e di azione.

Le IA come ChatGPT possono essere utilizzate per gestire in modo efficiente le caselle di posta elettronica, ad esempio riassumendo testi lunghi o complicati, evidenziando i temi principali trattati in una mail appena ricevuta, preparando una lista di azioni che devono essere portare avanti.

Potrei chiedere di ricevere un riassunto delle mail che non sono riuscito a leggere la scorsa settimana, preparare una bozza di risposta sfruttando un tono professionale, preparare una minuta da condividere con colleghi interessati al tema in oggetto, sottolineare le domande aperte a cui non sono ancora state date risposte.

Si potrebbero sfruttare meccanismi automatici per comprendere non solo quello che è stato detto, ma anche i diversi punti di vista.

Gestione delle presentazioni

Obiettivo: miglioramento della narrazione, concentrazione sul contenuto e non sullo stile.

Funzionalità intelligenti in grado di trasformare documenti scritti in slide / diapositive complete di note e fonti del relatore; ridurre o consolidare presentazioni lunghe con un semplice clic, magari riformattando il testo e sincronizzando le animazioni.

Assistenza clienti e supporto tecnico

Obiettivo: gestione personalizzata del rapporto, fidelizzazione del cliente.

Funzionalità in grado di essere implementate nei servizi di assistenza clienti e supporto tecnico, così da fornire risposte rapide e precise legate sia alle domande degli utenti, sia ai loro contesti (conoscendo, ad esempio, le ultime interazioni fatte, gli ultimi acquisti / resi, …).

Senza dimenticare che il sistema può / potrà essere addestrato al meglio per comprendere il linguaggio specifico del proprio settore o la terminologia aziendale utilizzata, migliorando ulteriormente l’esperienza e la soddisfazione del cliente.

Redazione e revisione di documenti

Obiettivo: migliorare la scrittura, contesti più dettagliati, informazioni utili.

L’intelligenza artificiale può essere utilizzata per creare e revisionare documenti in modo efficiente, riducendo gli errori e migliorando la qualità del lavoro.

Si potranno creare bozze, aggiungere contenuti a documenti esistenti, riassumere il testo o modificare sezioni per renderle più concise. Si potrà anche ottenere dei toni, da quello informale a quello professionale, anche sfruttando suggerimenti utili a rafforzare argomentazioni o attenuare incongruenze.

Si potranno generare report, contratti, proposte di progetto e altri documenti aziendali in base alle specifiche fornite, velocizzando i processi e riducendo il carico di lavoro dei dipendenti.

Analisi dei dati e previsioni

Obiettivo: rendere fruibili i dati e possibili le analisi a una platea più vasta dell’organizzazione.

Le PMI possono sfruttare l’IA per analizzare e interpretare grandi quantità di dati, consentendo loro di prendere decisioni informate e prevedere le tendenze del mercato. ChatGPT può essere integrato con sistemi di business intelligence per fornire insight e suggerimenti su come ottimizzare le operazioni aziendali.

Diventa possibile porre domande in linguaggio naturale, come se parlassi con un collega, sul set di dati che si vuole capire e analizzare, senza più la necessità di utilizzare formule più o meno complesse.

Questi sistemi saranno in grado così di rivelare correlazioni, proporre scenari ipotetici, identificare le tendenze, creare visualizzazioni utili alla comprensione del proprio patrimonio informativo.

Automazione del marketing e vendite

Obiettivo: semplificazione del flusso di informazioni, rapidità di esecuzione, contesti precisi.

L’intelligenza artificiale può migliorare le strategie di marketing e vendita, personalizzando le comunicazioni con i clienti e identificando i segmenti di mercato più promettenti.

Si potrà dire addio alla brochure (si pensi al volantino che troviamo spesso nella nostra cassetta delle lettere) creata identica per tutti i clienti, per poter avere dei contenuti personalizzati costruiti e pensati sui gusti e sulle necessità di ognuno.

ChatGPT può, ad esempio, essere utilizzato per creare contenuti marketing personalizzati, analizzare i dati delle campagne e fornire suggerimenti su come migliorare le performance delle vendite.

Collaborazione efficace

Obiettivo: minore probabilità che le attività non vengano portate avanti, migliore condivisione delle informazioni

Su applicazioni di collaborazione, dove si fanno riunioni virtuali, scambiandosi appunti e note, l’intelligenza artificiale permette di gestire meeting e incontri in maniera più efficace, organizzando e/o riassumendo i punti di discussione chiave, elencando le azioni discusse in modo che l’intero gruppo sappia cosa come procedere una volta terminata la riunione, pianificando il seguente incontro sulla base delle agende dei partecipanti presenti e/o di quelle che dovranno essere presenti.

Tramite la chat si possono fare domande specifiche sull’oggetto trattato, il tutto senza interrompere il flusso della discussione.

Si potrà chiedere un riassunto di quanto discusso, chiedere quali temi dell’agenda sono già stati trattati fino a quel momento, su quale argomento si è in disaccordo, quali decisioni sono state prese e quali sono alcuni passaggi successivi suggeriti.

Conclusioni

In conclusione, l’idea e l’obiettivo di fondo di queste soluzioni è quello di portare le potenzialità dell’intelligenza artificiale in ogni contesto, arricchendo le potenzialità umane, permettendo di automatizzare azioni e attività che possono essere demandate a una figura virtuale, consentendo alle persone di migliorare la loro produttività e, alle aziende, di ridurre i costi operativi.

Il mio personale suggerimento? Investire del tempo per capire e provare questa rivoluzione.

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