Archiviare file online per poterli raggiungere ovunque ci si trovi e favorire la collaborazione. Questi gli scopi principali del Cloud storage il quale, con il passare del tempo, ha iniziato a integrare funzionalità supplementari, diventando sempre più strumento centrale per ognuno. Il pubblico di riferimento non è soltanto aziendale o professionale, considerati i prezzi in costante diminuzione, il Cloud storage è ormai a portata di tutti, anche di un’utenza consumer. Qui ci concentriamo però sul Cloud storage in ambito aziendale.
Panoramica dei software di Cloud storage
Archiviare file sulla nuvola è ormai un’esigenza. Tuttavia, il mero raggiungere uno spazio online per depositare, creare o modificare documenti non centra appieno i vantaggi offerti dal Cloud storage. Durante la pandemia molte imprese (anche pubbliche) sono corse ai ripari affidandosi a Google Drive, un solo account Google messo a disposizione di più persone.
Il Cloud storage deve tenere conto delle permission e delle policy aziendali, laddove un profilo utente è autorizzato ad accedere ai file di propria pertinenza (e quindi di pertinenza del comparto aziendale in cui è inserito). Il libero accesso a tutti file è cosa tipica del mercato consumer, laddove un utente ha pieno diritto di sfruttare il proprio Cloud come meglio crede.
Cloud storage: le novità e le tendenze del 2023
Lo smart working sta imponendo al mercato del Cloud storage di ereditare tutte le particolarità dei file server aziendali. Sicurezza, resilienza e collaborazione non sono semplici mantra, sono prerogative inalienabili e condizioni per soddisfare la crescente domanda di soluzioni Cloud in grado di concentrare i dati provenienti da dispositivi Internet of Things (IoT) e di integrare funzionalità di Intelligenza artificiale (AI) per l’archiviazione, la lettura e l’etichettatura di file.
Cloud storage: i software da considerare per migliorare la produttività
Chiedersi quali software considerare è domanda ampia che va circoscritta per trovare una risposta adeguata alle necessità dell’azienda.
Cominciamo con il dire che l’archiviazione sul Cloud può essere a blocchi, a oggetti o più semplicemente un’archiviazione di file.
L’archiviazione a blocchi
È una tecnologia prevalentemente usata in ambienti virtualizzati che prevede la creazione di blocchi di dati archiviati nel modo più efficiente possibile e su diversi sistemi operativi.
Offre velocità e si presta alle applicazioni business critical e che assume senso soprattutto laddove i dati provengono da database o li alimentano.
L’archiviazione a oggetti
I file vengono archiviati singolarmente con degli identificatori e dei metadati che contengono informazioni di rilievo per l’uso che ne fa l’organizzazione. Si presta a quegli ambienti che generano grandi quantità di dati e che viene in soccorso laddove si fa uso di file multimediali, di strumenti per la Data analysis e dove c’è necessità di creare data lake.
L’archiviazione di file
È la modalità a cui si associa, per antonomasia, l’archiviazione sul Cloud storage. I dati sono organizzati in cartelle (directory) e sottostanno a politiche di diritti di accesso. Questo tipo di archiviazione prevede anche la collaborazione online e può essere usata per scopi di backup (per esempio di database).
Solo dopo avere considerato quale tecnologia di archiviazione conviene è più in linea con le necessità aziendali, si può cominciare a pensare al software più adatto.
I fattori da valutare nella scelta del software
Le discriminanti non sono soltanto il prezzo e la quantità di spazio di archiviazione. Ci sono aspetti di primaria importanza di cui tenere conto:
- sicurezza: i dati dell’azienda vengono trasferiti online, occorre quindi essere certi che il fornitore di servizi Cloud offra solide politiche di cyber security e di sicurezza fisica come, per esempio, sistemi di ridondanza in caso di calamità e il controllo delle persone che hanno accesso nei data center in cui i file vengono archiviati
- scalabilità: un’azienda può avere necessità di maggiore o minore spazio disco, quindi è opportuno che qualsiasi modifica possa essere fatta in tutta velocità e senza rischi
- disponibilità: il servizio Cloud deve essere sempre raggiungibile e senza fermi macchina che possono creare problemi a chi ne fa uso. Anche in questo caso fare affidamento su fornitori che hanno strutture ridondate è un obbligo
- accesso: i dati archiviati in cloud devono essere accessibili da qualsiasi dispositivo e secondo logiche di controllo degli accessi
- collaborazione: una delle leve positive offerte dal Cloud storage è la possibilità di lavorare in collaborazione sui file. Ciò coincide con la condivisione e la distribuzione di autorizzazioni a più utenti, affinché si possa lavorare sui medesimi file senza crearne più copie
- backup: il fornitore del servizio Cloud deve garantire una politica di ripristino di file efficiente e di facile uso
Fatte salve queste peculiarità – che dovrebbero coesistere all’unisono – subentrano le logiche dei costi che vanno paragonati a quelli relativi all’acquisto, all’uso, alla manutenzione e all’aggiornamento di sistemi di archiviazione di file interni all’azienda.
Le soluzioni che stanno rivoluzionando il mercato
Più avanti citeremo soluzioni a loro modo innovative, tra le quali figurano quelle che mettono a disposizione anche gli strumenti necessari all’elaborazione dei file. Il Cloud storage deve fornire accessibilità a qualsiasi tipo di dispositivo ovunque gli utenti si trovino, di conseguenza è indispensabile che questi possano accedere con facilità anche ai tool che servono loro.
I vantaggi dell’utilizzo dei software di cloud storage più innovativi
Chi ne fa uso ha sempre a disposizione gli strumenti per lavorare, sottostando a politiche di accesso ai file precise e nel pieno rispetto della privacy, della sicurezza e della continuità di servizio.
Va considerato anche che ci sono norme nazionali e sovranazionali (una di queste è il Gdpr) che devono essere rispettate. La compliance, ossia il rispetto della conformità, è imprescindibile: una soluzione Cloud storage che centra appieno le aspettative di un’azienda può non rispondere alle norme, per esempio archiviando i file in un Paese in cui le norme sulla privacy non sono stringenti.
I software per il Cloud storage
È vero che i player principali del mercato sono gli ormai noti Google Workspace, Dropbox e Microsoft OneDrive. Oltre a questi, che comunque passiamo in esame, ce ne sono di meno gettonati ma non meno efficaci.
Sono tutte soluzioni che rispettano gli elementi cardine citati in questo articolo.
Microsoft OneDrive for Business
Molte organizzazioni dispongono di architetture di rete Microsoft, tipicamente single-master domani, laddove c’è un dominio archive directory, dei file server e degli application server. Microsoft OneDrive for Business, che permette anche l’integrazione con Microsoft Teams, risulta essere lo strumento più naturale per quelle aziende che vogliono spostare i file nel Cloud e vogliono garantire la piena mobilità ai propri collaboratori. Consente di lavorare offline e di accedere al Cloud in un secondo momento.
Sono diverse le soluzioni offerte: si va dal puro spazio Cloud da 1 Terabyte per utente fino alla soluzione Microsoft 365 Business Standard che include anche l’uso della suite Office 365. I prezzi variano da 4,20 euro a 10,50 euro al mese per ogni singolo utente.
Google Workspace
Il funzionamento è del tutto simile a quello di Microsoft OneDrive for Business ma, invece della suite Office, fa leva su quella proprietaria di Big G. Una combinazione che offre una certa libertà dal punto di vista commerciale ma che non favorisce il lavoro offline.
I prezzi partono da 5,75 al mese fino a 17,25 al mese per utente. La versione Enterprise, che non contempla limiti di spazio e consente una ricerca integrazioni di elementi di terze parti, ha un costo che viene rilasciato a chi ne fa richiesta.
Google Workspace fa leva sulle caratteristiche di collaborazione offerte da Meet, il tool per le conferenze che sostiene anche più di 500 connessioni contemporanee per 24 ore.
Dropbox
La filosofia di Dropbox per le aziende è diversa: innanzitutto integra un insieme di tecnologie proprietarie come, per esempio, la firma elettronica o dei gateway per lavorare sia con la suite di Google sia con quella di Microsoft. Favorisce l’integrazione dei dati provenienti da terze parti (anche dai canali social) e conferisce la condivisione dei file (fino a 100 Gb) usando code proprietarie.
I prezzi possono arrivare fino a 45 euro al mese per utente, ma è un’architettura Cloud storage tra le più evolute.
Amazon S3
È un servizio di archiviazione di blocchi che si presta a ogni necessità aziendale. Amazon S3 si presta alla creazione di data lake e si integra con altri servizi Amazon Web Services. Non è la migliore soluzione per quelle imprese che necessitano di condividere file generati da suite da ufficio, che possono trovare soluzioni più confacenti a tale necessità.
Anche le politiche di prezzo variano a seconda della dimensione, della durata e della classe di archiviazione, indicizzate anche in base al livello di monitoraggio e di automazione.
iCloud
A costo di suscitare le ire dei simpatizzanti dei prodotti di Cupertino, al di fuori di aziende che fanno largo (se non esclusivo) uso di dispositivi Apple, iCloud non offre vantaggi rispetto ad altre soluzioni.
Al di là dei principi di sicurezza che sono di prim’ordine e della sincronizzazione dei file tra dispositivi che è impeccabile, la collaborazione tra più utenti è nativa solo per Pages, Numbers, Note e Keynote, ossia l’interpretazione di una suite da ufficio secondo Apple.
I prezzi vanno da 99 centesimi a 9,99 euro al mese. Due tacche sulla cintura però bisogna apporle. Chi sottoscrive un abbonamento può usare il relay privato che maschera e crittografa il traffico generato dai dispositivi mediante Safari, garantendo così un più elevato livello di privacy.
Box
Soluzione che offre principi di automazione dei flussi di lavoro e include un servizio di firma elettronica per siglare documenti con valore legale come, per esempio, i contratti di acquisto o di vendita.
Permette l’integrazione con terze parti, come Google Workspace, Office 365, Slack, Salesforce, Zoom, Okta e centinaia di altre.
Oltre a ciò, prevede le canoniche misure di privacy, condivisione dei file, collaborazione e controllo degli accessi.
I prezzi partono da 13,50 euro per utente al mese fino a 31,50 euro mensili e i piani possono essere sottoscritti a partire da 3 utenti. I prezzi del pacchetto Enterprise Plus sono comunicati a chi ne fa richiesta, si tratta di una versione che offre criteri avanzati di sicurezza, ricerca e conservazione dei file, oltre alla possibilità di sviluppare Api per interfacciare Box con qualsivoglia applicazione aziendale.
Box alza i criteri di usabilità, facendo in modo che la propria soluzione possa diventare un factotum digitale al servizio dell’azienda.
SpiderOak
SpiderOak Crossclave è da intendere come un servizio di Cloud storage sviluppato usando una Blockchain per il controllo dell’integrità dei file, che sono criptati anche sui server SpiderOak. Esiste anche una versione on-premise che le imprese possono installare su server proprietari.
Sicurezza e affidabilità sono il piatto forte di questa soluzione, usata anche da agenzie spaziali proprio per l’elevato grado di controllo dell’integrità.
I prezzi partono da 15 euro al mese per utente, con uno spazio di 2 Terabyte espandibile aggiungendo 10 euro al mese per ogni Terabyte.
Nextcloud
Soluzione Cloud storage del tutto in linea con quelle più blasonate (o più note) che garantisce elevati livelli di sicurezza e di controllo degli accessi. Pagando un supplemento si può utilizzare anche una suite da ufficio proprietaria, fermo restando che l’integrazione con Microsoft Outlook, Microsoft Teams e – limitatamente al pacchetto premium – con l’intera suite di Office 365 è uno dei capisaldi di Nextcloud che, comunque, bocciamo. I prezzi possono essere allettanti, partendo da 36 euro l’anno per almeno 100 utenti (quindi 3 euro al mese), ma il servizio di assistenza si riserva 3 giorni per intervenire e non vi è supporto via email. L’assistenza diventa multicanale e più rapida solo con la versione Premium, il cui costo parte da 95 euro l’anno per utente (sempre per un minimo di 100 sottoscrizioni).
pCloud
Condivisione sicura, gestione accessi e versioning dei file fino a 180 giorni, ossia la possibilità di ripristinare versioni precedenti del medesimo file in caso di necessità. Encryption lato client e sincronizzazione dei file veramente veloce, cosa che ci ha stupito al pari dell’assistenza.
Durante i test effettuati abbiamo riscontrato un problema che è stato risolto in meno di venti minuti, mediante lo scambio di due email per parte.
pCloud prevede un costo di 7,99 euro al mese per utente (minimo 3 utenti) per uno spazio di archiviazione da un Terabyte per utente, oppure un costo di 15,98 euro al mese per utente (minimo tre utenti) senza limiti di spazio.
Egnyte
Egnyte ha una vocazione per la condivisione dei file sicura e si presta all’archiviazione di file di grandi dimensioni. La sicurezza viene posta in rilievo, mettendo a disposizione una dashboard che esamina il livello di rischio e per la classificazione dei contenuti sensibili grazie al supporto del Machine learning.
Poiché predisposto by-default alla condivisione, integra una quantità di strumenti come Amazon Web Services, le suite da ufficio di Microsoft e Google, Salesforce e altri servizi Cloud come OneDrive, Box o Dropbox.
Egnyte mette a disposizione un servizio per il rilevamento di attività anomale, oltre allo scan dei file contro le minacce ransomware più note.
I prezzi partono da 20 dollari al mese per utente e offre un Terabyte cadauno. Le versioni Enterprise Lite ed Enterprise, i cui prezzi sono comunicati a chi ne fa richiesta, integrano funzionalità evolute di privacy, compliance e di integrazione con i servizi di terze parti.
