Il progetto GHRS OSA (One Step Ahead) di Saipem
Saipem è una società del gruppo eni che opera a livello mondiale come contractor nella filiera dell’Oil&Gas. Saipem è una società internazionale, attiva in più di 70 paesi, con più di 40.000 dipendenti di oltre 120 nazionalità.
Con un fatturato di 12,5 miliardi di Euro nel 2011, detiene una posizione di leadership nella fornitura di servizi di ingegneria, procurement, project management e costruzione, sia offshore che onshore, e vanta un orientamento particolare verso progetti complessi e impegnativi dal punto di vista tecnologico: attività in aree remote, acque profonde e progetti che comportano lo sfruttamento di gas o greggi difficili. In Italia conta circa 7.000 dipendenti.
Saipem si propone come una realtà avanzata all’interno del proprio settore, riconoscibile per innovazioni tecnologiche anche in ambito HR che hanno l’obiettivo di valorizzare le proprie persone e supportare in maniera efficace i processi di business. In particolare, le necessità di coordinare le Direzioni HR di numerose unità all’estero con la Direzione corporate in Italia e di uniformare e rendere trasparenti e affidabili i dati, hanno determinato l’esigenza di sviluppare un sistema informativo di gestione e sviluppo delle Risorse Umane condiviso e integrato per tutto il gruppo.
Nel maggio 2011 viene avviato un progetto pilota in Italia, GHRS OSA (One Step Ahead), volto soprattutto ad accrescere la comunicazione con i dipendenti e il coinvolgimento della linea nei processi HR. L’obiettivo è, entro la fine del 2013, di completare il rilascio di nuovi moduli a tutto il mondo Saipem. Il progetto è volto allo sviluppo di un portale all’interno del quale sono presenti servizi e funzionalità a valore aggiunto che consentono di supportare processi quali il talent management, la selezione, l’amministrazione, la compensation, il reporting/business analytics e la comunicazione interna.
Di particolare interesse è l’introduzione, all’interno di questo sistema, di alcuni servizi a supporto della vita aziendale di tutte le persone di Saipem attraverso i quali i dipendenti possono visualizzare, secondo il ruolo ricoperto, alcuni dati di reporting dell’azienda e svolgere in modalità self-service operazioni come la modifica della propria anagrafica personale, e l’inserimento del timesheet (funzionalità già attiva nel sistema prima del progetto).
Grazie a questo portale i dipendenti possono creare e visionare anche il proprio “personal profile” come un vero e proprio social network interno in cui i dipendenti sono profilati, possono inserire il proprio CV contenente le proprie esperienze professionali, tracciare le attività di formazione svolte all’interno e all’esterno di Saipem. Hanno, inoltre, la possibilità di auto-valutarsi su determinate competenze, e di inserire i progetti a cui hanno partecipato.
In particolare, i manager, in aggiunta alla già attiva funzionalità di approvazione dei timesheet, hanno la possibilità di accedere ai dati personali e impiego dei collaboratori diretti e indiretti, aggiungere o certificare i contenuti del CV inseriti dal dipendente, crearsi autonomamente report con informazioni e dati segmentati sulle proprie persone e gestire i workflow relativi alla valutazione delle performance e gestione delle politiche retributive.
Il portale è accessibile anche da dispositivi mobile attraverso applicazioni specifiche. Ad oggi si sono registrati aumenti di efficienza ed efficacia nella gestione dei CV dei dipendenti, sempre aggiornati e facilmente accessibili, e un miglioramento del processo di identificazione dei talenti e di inserimento dei nuovi assunti che possono trovare fin da subito tutti i servizi a supporto della propria vita aziendale. Grazie a GHRS OSA, i processi e le pratiche HR sono stati ulteriormente standardizzati a livello globale con un conseguente incremento di efficienza, efficacia e controllo dei dati. Il sistema risulta poi ben integrato coi processi funzionali, e ha ottenuto il coinvolgimento della linea, avendo offerto strumenti di collaborazione e trasparenza.
Questo sistema è destinato a divenire il punto di riferimento per le Line of Business, integrare e snellire i diversi processi HR, supportare la gestione del capitale umano e offrire servizi self-service e Web 2.0 a tutta popolazione aziendale. Nel prossimo futuro, Saipem allargherà il self-service ad altri processi come il recruiting e la formazione.
Nel primo caso, una persona che si candida per ricoprire una posizione aperta compila il proprio CV che diventa automaticamente parte integrante del person profile nel momento di assunzione. Nel secondo caso, verranno ampliate le funzionalità relative alla pianificazione di sviluppo personale: i dipendenti ad oggi possono visualizzare il proprio curriculum formativo, l’obiettivo è di fare in modo che sia possibile anche definire un proprio piano formativo in cui proporre al proprio responsabile i corsi di interesse e gestire successivamente il processo di validazione e approvazione. Inoltre, Saipem svilupperà workspace virtuali, ovvero spazi di collaborazione per condividere documenti, forum, discussioni, calendari e quant’altro.
tratto dal Rapporto dell’Osservatorio HR Innovation Practice 2012 realizzato dagli Osservatori della School of Management del Politecnico di Milano
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