Sette consigli per rendere le riunioni più produttive

In azienda sta dilagando la moda delle riunioni fiume e ravvicinate. Incontri serrati dove spesso si rischia di perdersi in inutili ricircoli e in discussioni senza fine.

A mettere freno a queste cattive abitudini sono chiamati i manager, che dovrebbero porre sotto la giusta luce il tempo del proprio staff, garantendo la buona conduzione dei meeting e moderando in maniera sensata gli interventi.

«Il fatto è che molti manager non pensano a come gestire bene i meeting, non sono mai stati formati per farlo o semplicemente sono troppo occupati per pensarci», spiega Bob Pozen, docente presso la Harvard Business School autore di “Extreme Productivity”.

Preparare con attenzione le riunioni periodiche con il proprio team e con gruppi più ampi per discutere le scelte strategiche porta benefici in termini di produttività e di riduzione di costi inattesi.

Per farlo basta seguire sette dettami.

Chiarire gli obiettivi del meeting
È possibile scongiurare alcune inefficienze indicando quale sia il motivo del meeting. Per allineare tutti, è importante inviare un ordine del giorno e l’eventuale materiale di supporto qualche giorno prima a tutti i partecipanti. Lo psicologo Roger Schwarz, autore di “Smart Leaders, Smarter Teams” suggerisce che si elenchino i punti all’ordine del giorno come una domanda – ad esempio, “Quando saranno completati i video?” anziché ” Discutere programma video” – per mettere in evidenza quale sia il risultato che si ha in mente. Accanto a ogni voce è anche possibile indicare i ruoli dei partecipanti, ad esempio “condivide le informazioni”, “contribuisce a portare idee” o “può supportare nel prendere una decisione”.

Ridurre il numero di partecicpanti
Le riunioni possono andare fuori controllo se si è in troppi. Conviene includere unicamente le persone direttamente interessate all’argomento che si sta affrontando. «Non si deve sentire il bisogno di invitare tutti coloro che hanno anche superficialmente affrontato il tema», ribadisce Pozen. «Se si pensa che qualcuno si possa offendere per non essere stato coinvolto, è possibile inviargli un memo e avere un confronto successivo per un veloce aggiornamento».

Impostare il tono giusto
Al leader spetta il compito di mettere a proprio agio i partecipanti per permettere loro di contribuire alla riunione in libertà. «Il manager è lì per essere un “amministratore” di tutte le idee», dice Schwarz. Per questo deve impostare il tono per favorire l’apprendimento; invece di utilizzare il tempo per convincere le persone del proprio punto di vista deve essere aperto all’ascolto; inoltre deve spiegare che non ha tutte le risposte – così come nessun altro nella stanza – e accettare se qualcuno gli dimostra di essere in errore. Schwarz afferma che bisogna immaginare la riunione del team come un puzzle: si deve puntare ad avere tutti i pezzi sul tavolo e capire come si incastrano insieme.

Gestire gli interventi
Spesso le persone fanno dei discorsi troppo lunghi invece di fare domande e non interagiscono con gli altri. Schwarz consiglia di interrompere cortesemente e dire, ad esempio, «Hai assolutamente ragione, ne possiamo parlare dopo?». In particolare, se qualcuno è incline ad essere prolisso, si potrebbe chiedere – prima della riunione o durante una pausa – di ridurre al minimo i propri commenti per permettere agli altri di parlare.

Tenere sotto controllo i commenti fuori luogo
«Se due o tre persone toccano argomenti contigui ma non proprio pertinenti, la riunione può degenerare», dice Pozen. In questi casi si deve ricondurre il discorso all’ordine del giorno previsto. A volte, qualcuno potrebbe intenzionalmente “andare per la tangente” per portare la discussione su di un argomento per lui di maggiore interesse o perché magari sta prendendo una direzione infelice. A questo punto conviene, piuttosto che accusare la persona di cercare di far deragliare la riunione, capire cosa sta succedendo. Pozen suggerisce di dire qualcosa come: «Hai più volte divagato, qual è la tua preoccupazione?». Un atteggiamento di questo tipo può aiutare a riportare la riunione in carreggiata.

Sottolineare il passaggio a un nuovo punto da discutere
«In genere i leader saltano da un argomento all’altro», afferma Schwarz. «Ma gli altri partecipanti non sempre riescono a seguire con immediatezza e possono rimanere mentalmente bloccate sull’argomento precedente». Quindi prima di affrontare un nuovo punto dell’ordine del giorno, conviene sottolinearlo per dare il tempo di metabolizzare la cosa e mantenere focalizzata la conversazione.

Terminare bene l’incontro
Un incontro produttivo deve finire con la “nota giusta” così da preparare il terreno per continuare il lavoro. Pozen suggerisce di chiedere ai partecipanti: «Quali sono i prossimi passi? Chi ne è responsabile? Quali sono i tempi?». Annotare le risposte e inviare un’email di follow up in modo che tutti i partecipanti siano allineati.