Appalti pubblici, priorità digitalizzare: ecco i vantaggi

La digitalizzazione degli appalti pubblici è una delle manifestazioni più evidenti del percorso di modernizzazione della PA. L’evoluzione normativa, l’introduzione di piattaforme certificate di approvvigionamento (PAD) e il crescente bisogno di trasparenza nella gestione delle risorse pubbliche hanno spinto il sistema verso un modello sempre più digitale.

L’impiego di piattaforme digitali nel ciclo di vita del contratto pubblico consente infatti di aumentare la trasparenza, ridurre gli errori amministrativi, semplificare le attività di verifica e rendere più efficiente il rapporto tra stazioni appaltanti e operatori economici.

La digitalizzazione degli appalti pubblici non si esaurisce con la gara

La digitalizzazione degli appalti pubblici non si limita alle fasi che vanno dalla programmazione degli acquisti alla gestione della gara, ma si estende alla fase esecutiva del contratto pubblico, laddove quanto definito sulla carta deve essere tradotto in risultati concreti, avanzamenti misurabili e costi sostenibili. È qui che entrano in gioco tematiche di esecuzione dei lavori, gestione degli stati di avanzamento, pagamenti e varianti, fino alla rendicontazione e alla verifica di conformità finale. Soprattutto, è in questa fase che la pianificazione deve confrontarsi con la realtà, dove gli imprevisti sono fisiologici e può essere necessario gestire attività non previste o modifiche.

Il contesto attuale rende questa sfida ancor più importante. Pierluigi Aluisio, Presidente di Venicecom, gruppo internazionale di consulenza e servizi IT con soluzioni proprietarie di e-Procurement e governance di progetti complessi, ci spiega che “Il PNRR impone un livello di rendicontazione molto puntuale, che può essere garantito solo attraverso un controllo continuo e integrato dell’esecuzione dei contratti. Per questo, il PNRR è tuttora un banco di prova decisivo per la capacità degli enti europei di governare le commesse pubbliche. La frammentazione degli strumenti, che si riscontra in molte realtà, porta a un rischio concreto: non riuscire a rendicontare le spese sostenute in modo corretto e nei tempi giusti, compromettendo così l’accesso ai finanziamenti europei”. 

Le sfide dell’esecuzione dei contratti

Come accennato, la fase esecutiva continua ad essere una delle principali criticità per le stazioni appaltanti poiché il governo dei contratti tende a frammentarsi in una molteplicità di strumenti, procedure, soggetti e archivi distinti. La gestione operativa di una commessa pubblica coinvolge infatti diversi uffici e competenze (tecniche, amministrative, economico-finanziarie e legali), ciascuna delle quali presidia una parte specifica del processo.

C’è quindi una complessità organizzativa di cui tener conto, che inevitabilmente si riflette anche sugli strumenti utilizzati per la gestione delle commesse. Quando il controllo degli stati di avanzamento, la gestione dei costi, delle varianti e della documentazione si sviluppano attraverso applicazioni non integrate, file condivisi o fogli di calcolo, le informazioni tendono a disperdersi tra sistemi e uffici diversi, rendendo più difficile avere una visione aggiornata e coerente dell’andamento del progetto.

A questo si aggiunge un ulteriore elemento: la fase esecutiva non segue modelli operativi standardizzati. Pur all’interno di un quadro normativo comune, ogni organizzazione sviluppa nel tempo proprie modalità di monitoraggio, procedure autorizzative, sistemi di controllo economico e flussi documentali. Il risultato è un contesto in cui dati, responsabilità e decisioni si distribuiscono tra più strutture e strumenti, rendendo più complesso ricostruire in modo tempestivo lo stato reale di avanzamento delle commesse e, soprattutto, il valore generato.

KronosApp: la piattaforma di project governance di Venicecom

Per superare la frammentazione dei dati e il rischio di perdere marginalità, Venicecom ha sviluppato KronosApp, un software di project governance progettato per governare l’intero ciclo di vita della commessa unendo le dimensioni tecniche, economiche e operative in un unico ambiente digitale.

Gestione integrata di progetti complessi

La piattaforma abilita una gestione integrata dei progetti complessi, collegando in un unico ecosistema digitale tutte le attività, dalla pianificazione al consuntivo finale, dalla gestione dei fornitori alla rendicontazione economica. In questo modo, KronosApp intende superare la frammentazione dei sistemi tradizionali e rendere misurabile in modo continuo il valore generato dalle commesse.

La soluzione non nasce in laboratorio, ma dall’esperienza sul campo nella gestione di grandi progetti internazionali nel settore Oil&Gas, per poi evolvere e adattarsi a diversi ambiti applicativi mantenendo come obiettivo principale quello di fornire una visione completa e strutturata dell’andamento dei progetti.

Una soluzione completamente personalizzabile

Uno degli elementi distintivi di KronosApp è la sua flessibilità. La piattaforma è progettata per adattarsi ai processi delle singole realtà pubbliche e private, senza imporre modelli operativi rigidi. Entità di progetto, flussi autorizzativi e modalità di monitoraggio possono essere configurati in funzione delle esigenze dell’organizzazione, permettendo alla tecnologia di supportare i processi esistenti invece di costringere i processi ad adattarsi al software.

Pianificazione e monitoraggio continuo

KronosApp abilita la pianificazione e il controllo avanzato dei lavori, due pilastri fondamentali della project governance. L’avanzamento della commessa è integrato con il sistema di rilevazione dei costi e delle risorse impiegate, cosa che permette di valutare in modo continuo la marginalità della commessa e verificare il rispetto di tempi e budget.

In altri termini, la piattaforma consente di monitorare costi, tempi, margini e produttività lungo tutto il ciclo di vita del progetto, evitando di scoprire solo a consuntivo se una commessa è stata realmente redditizia. Questo approccio, basato su un controllo continuo e su dati aggiornati, assume un valore ancora maggiore nei progetti finanziati dal PNRR, dove tracciabilità, misurabilità dei risultati e rendicontazione puntuale rappresentano requisiti determinanti.

Per approfondire, ti aspettiamo alla tavola rotonda del 22 aprile

Le sfide legate alla digitalizzazione degli appalti e delle commesse saranno al centro della tavola rotonda digitale organizzata da Venicecom per il prossimo 22 aprile: “Gare pubbliche, lotta ai software rigidi: come misurare il valore prodotto e governare davvero le commesse”.

L’incontro offrirà l’occasione per approfondire i temi trattati in questo articolo, a partire dalle difficoltà che molte organizzazioni incontrano nel collegare in modo efficace le piattaforme di e-procurement con la gestione operativa delle commesse.

Durante la tavola rotonda verranno discussi modelli e strumenti per superare queste criticità, con un focus su approcci di governance orientati al valore e sulla misurazione dell’avanzamento dei progetti attraverso KPI concreti.

Articolo realizzato in collaborazione con Venicecom