pa digitale

eProcurement, Regione Lazio: “così abbiamo innovato la Centrale Acquisti”

I vantaggi di una semplice applicazione informatica che consente la gestione e il monitoraggio delle iniziative di acquisto/gara: le persone sono responsabilizzate e incentivate, i processi semplificati. Il prossimo passo sarà la realizzazione di un sistema complessivo di controllo del “ciclo passivo”

26 Mar 2018
Stefano Acanfora

Regione Lazio, Direzione regionale Centrale Acquisti

Fulvia Lilli

Regione Lazio, Direzione regionale Centrale Acquisti

procurement_525951802

Mettere in relazione i termini “innovazione” e Pubblica Amministrazione potrebbe sembrare paradossale; gli enti di una certa rilevanza, le “macchine complesse”, i cosiddetti “carrozzoni” resi famosi dalla cinematografia del passato, evocano prima di tutto un concetto di immobilismo, e semmai il contrario di modernità e innovazione.

Eppure tanto ci si è dati da fare, tra i notevoli ostacoli, verso un miglioramento dei processi di lavoro e senza lamentare le solite carenze di risorse economiche e / o di personale.

Regione Lazio, com’è ripartita la Centrale Acquisti

La Centrale Acquisti della Regione Lazio, dal punto di vista organizzativo è “ripartita” dall’analisi dello stato di fatto, nello specifico delle attività operative declinate in termini di responsabilità e tempistiche di espletamento, input necessari e output attesi, fonti dati e strumenti informatici di supporto a disposizione.

WHITEPAPER
Zoom: calcola il Total Economic Impact per la tua azienda enterprise
Acquisti/Procurement

Attraverso la fotografia della situazione effettiva di partenza, si è cercato di definire la mappa dei processi completa, aggiornata e conforme alla realtà.

Sono state definite e predisposte le procedure relative ai processi di Pianificazione, Aggregazione e razionalizzazione della spesa, Acquisto e Gestione dei contratti.

È stato elaborato un Tool informatico a supporto delle attività di monitoraggio delle iniziative di acquisto/gara in corso, ad uso esclusivamente interno all’amministrazione regionale.

Lo scopo era aumentare il livello di flessibilità del processo, inteso come “capacità dello stesso di adeguarsi velocemente a cambiamenti organizzativi/normativi”.

A circa due anni di distanza dall’inizio del percorso, il risultato, in questa prima fase di esperienza, è che sono stabilite in maniera chiara, univoca e inequivocabile, le attività operative da svolgere – come descritto nel manuale della qualità per ciascuna risorsa in una scheda di sintesi.

Un “cruscotto” per monitorare tutte le iniziative, ecco i vantaggi

Standardizzazione e trasparenza sono i vantaggi misurabili; infatti tramite l’applicazione, in sostanza un cruscotto di monitoraggio, è possibile avere una visione complessiva sulle attività da iniziare, quelle in lavorazione e quelle concluse.

Altro vantaggio è la distribuzione dei carichi di lavoro tra tutti i funzionari della Centrale.

Lo strumento utilizzato è una semplice applicazione informatica che consente la gestione e il monitoraggio delle iniziative di acquisto/gara, permette agli attori principali, ovvero alle figure apicali, di assegnare alle varie risorse umane a disposizione i vari processi di acquisto, fissando a priori una tempistica e scadenzando le varie attività (es. Individuazione del RUP di gara, costituzione del Gruppo di lavoro, recepimento attività gruppi di lavoro per redazione capitolati di gara, analisi del mercato di riferimento e delle precedenti iniziative di acquisto regionali, raccolta e razionalizzazione dei fabbisogni di acquisto, Redazione e approvazione della strategia di gara, redazione della documentazione di gara, approvazione degli atti e indizione della procedura di gara, pubblicazione degli atti di gara, gestione dei chiarimenti, termine di ricezione delle offerte, apertura delle buste amministrative, sorteggio commissioni, nomina commissioni, inizio dei lavori, proposta di aggiudicazione, pubblicazione esito di gara, stipula del contratto, inserimento esito della procedura in banche dati nazionali e regionali, adempimenti relativi alla normativa sulla trasparenza).

In questo modo, con l’implementazione di questa applicazione, è stato possibile creare le condizioni per ottenere altri vantaggi:

  • supportare e accompagnare la Direzione nel processo di transizione verso un nuovo modello di funzionamento
  • affiancare le risorse della Direzione nell’adozione dei nuovi processi e nell’applicazione delle relative procedure operative.

A titolo esemplificativo:

le risorse della Direzione dispongono di un profilo utente personale con cui accedere alle diverse funzionalità messe a disposizione dal Tool:

  • accesso e Log In nel sistema mediante inserimento di ID e Password
  • definizione di ruoli e responsabilità e profilazione utenti (Supervisore, Responsabile, Owner)
  • inserimento e censimento delle iniziative di acquisto (Acquisto per Enti del SSR, Acquisto per Ente Regione, Acquisto per Enti Locali, Acquisto per altri Enti)
  • definizione e inserimento delle attività operative sottostanti la singola iniziativa (in numero variabile secondo la complessità della stessa), con relativo dettaglio/corredo informativo (c.d. ‘‘anagrafica’’ dell’iniziativa)
  • assegnazione delle attività ai responsabili designati
  • cruscotto direzionale (c.d. dashboard) ad uso del Direttore per le attività di supervisione.

Responsabilizzare le persone, semplificare le attività

Da un lato le persone coinvolte nei processi sono maggiormente responsabilizzate e incentivate a far avanzare le varie attività poste in essere in vista della conclusione della procedura di acquisto assegnata, possono verificare l’adesione alla tempistica prevista di conclusione della gara, e calibrare meglio le proprie attività, e da un altro lato può capitare che l’inserimento nell’applicazione dei dati richiesti e relativi alle gare, necessariamente manuale, faccia avvertire il “peso” di un nuovo adempimento, spesso identico agli altri necessari per la trasparenza.

È evidente che l’innovazione passa obbligatoriamente per la semplificazione delle attività.

È anche una occasione per riflettere e realizzare che nei paesi più competitivi la Pubblica Amministrazione ha regole efficaci, e che oltre alla ricerca di strategie per l’organizzazione e l’innovazione, è imprescindibile il ricorso alla meritocrazia.

Attraverso questo strumento è facilmente verificabile, qualora fosse necessario, il lavoro svolto e per ipotesi vi sarebbe anche la possibilità di legare l’incentivazione e la valorizzazione del personale alle attività eseguite, in termini non solo economici, ma soprattutto di formazione e opportunità di crescita e di ruolo all’interno dell’Amministrazione.

L’eProcurement come modalità di acquisto digitale arriva con notevole ritardo nella PA che l’ha dovuto digerire completamente solo in ottemperanza agli obblighi previsti dal D.Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii., ma da tale momento il processo è divenuto inarrestabile e progredisce speditamente, consentendo alla PA un rapido adeguamento ai mercati con i quali si deve confrontare giornalmente.

Il prossimo passo, inevitabile, sarà l’integrazione delle piattaforme di eProcurement con i sistemi amministrativo/contabili delle varie Pubbliche Amministrazioni al fine di mettere in piedi un sistema complessivo di controllo del “ciclo passivo” seppur con regole contabili, ovviamente, diverse da quelle che disciplinano il mondo dei privati.

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articoli correlati