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eProcurement, Regione Lazio: “così abbiamo innovato la Centrale Acquisti”

I vantaggi di una semplice applicazione informatica che consente la gestione e il monitoraggio delle iniziative di acquisto/gara: le persone sono responsabilizzate e incentivate, i processi semplificati. Il prossimo passo sarà la realizzazione di un sistema complessivo di controllo del “ciclo passivo”

26 Mar 2018

Stefano Acanfora

Regione Lazio, Direzione regionale Centrale Acquisti

Fulvia Lilli

Regione Lazio, Direzione regionale Centrale Acquisti


Mettere in relazione i termini “innovazione” e Pubblica Amministrazione potrebbe sembrare paradossale; gli enti di una certa rilevanza, le “macchine complesse”, i cosiddetti “carrozzoni” resi famosi dalla cinematografia del passato, evocano prima di tutto un concetto di immobilismo, e semmai il contrario di modernità e innovazione.

Eppure tanto ci si è dati da fare, tra i notevoli ostacoli, verso un miglioramento dei processi di lavoro e senza lamentare le solite carenze di risorse economiche e / o di personale.

Regione Lazio, com’è ripartita la Centrale Acquisti

La Centrale Acquisti della Regione Lazio, dal punto di vista organizzativo è “ripartita” dall’analisi dello stato di fatto, nello specifico delle attività operative declinate in termini di responsabilità e tempistiche di espletamento, input necessari e output attesi, fonti dati e strumenti informatici di supporto a disposizione.

Attraverso la fotografia della situazione effettiva di partenza, si è cercato di definire la mappa dei processi completa, aggiornata e conforme alla realtà.

Sono state definite e predisposte le procedure relative ai processi di Pianificazione, Aggregazione e razionalizzazione della spesa, Acquisto e Gestione dei contratti.

È stato elaborato un Tool informatico a supporto delle attività di monitoraggio delle iniziative di acquisto/gara in corso, ad uso esclusivamente interno all’amministrazione regionale.

Lo scopo era aumentare il livello di flessibilità del processo, inteso come “capacità dello stesso di adeguarsi velocemente a cambiamenti organizzativi/normativi”.

A circa due anni di distanza dall’inizio del percorso, il risultato, in questa prima fase di esperienza, è che sono stabilite in maniera chiara, univoca e inequivocabile, le attività operative da svolgere – come descritto nel manuale della qualità per ciascuna risorsa in una scheda di sintesi.

Un “cruscotto” per monitorare tutte le iniziative, ecco i vantaggi

Standardizzazione e trasparenza sono i vantaggi misurabili; infatti tramite l’applicazione, in sostanza un cruscotto di monitoraggio, è possibile avere una visione complessiva sulle attività da iniziare, quelle in lavorazione e quelle concluse.

Altro vantaggio è la distribuzione dei carichi di lavoro tra tutti i funzionari della Centrale.

Lo strumento utilizzato è una semplice applicazione informatica che consente la gestione e il monitoraggio delle iniziative di acquisto/gara, permette agli attori principali, ovvero alle figure apicali, di assegnare alle varie risorse umane a disposizione i vari processi di acquisto, fissando a priori una tempistica e scadenzando le varie attività (es. Individuazione del RUP di gara, costituzione del Gruppo di lavoro, recepimento attività gruppi di lavoro per redazione capitolati di gara, analisi del mercato di riferimento e delle precedenti iniziative di acquisto regionali, raccolta e razionalizzazione dei fabbisogni di acquisto, Redazione e approvazione della strategia di gara, redazione della documentazione di gara, approvazione degli atti e indizione della procedura di gara, pubblicazione degli atti di gara, gestione dei chiarimenti, termine di ricezione delle offerte, apertura delle buste amministrative, sorteggio commissioni, nomina commissioni, inizio dei lavori, proposta di aggiudicazione, pubblicazione esito di gara, stipula del contratto, inserimento esito della procedura in banche dati nazionali e regionali, adempimenti relativi alla normativa sulla trasparenza).

In questo modo, con l’implementazione di questa applicazione, è stato possibile creare le condizioni per ottenere altri vantaggi:

  • supportare e accompagnare la Direzione nel processo di transizione verso un nuovo modello di funzionamento
  • affiancare le risorse della Direzione nell’adozione dei nuovi processi e nell’applicazione delle relative procedure operative.

A titolo esemplificativo:

le risorse della Direzione dispongono di un profilo utente personale con cui accedere alle diverse funzionalità messe a disposizione dal Tool:

  • accesso e Log In nel sistema mediante inserimento di ID e Password
  • definizione di ruoli e responsabilità e profilazione utenti (Supervisore, Responsabile, Owner)
  • inserimento e censimento delle iniziative di acquisto (Acquisto per Enti del SSR, Acquisto per Ente Regione, Acquisto per Enti Locali, Acquisto per altri Enti)
  • definizione e inserimento delle attività operative sottostanti la singola iniziativa (in numero variabile secondo la complessità della stessa), con relativo dettaglio/corredo informativo (c.d. ‘‘anagrafica’’ dell’iniziativa)
  • assegnazione delle attività ai responsabili designati
  • cruscotto direzionale (c.d. dashboard) ad uso del Direttore per le attività di supervisione.

Responsabilizzare le persone, semplificare le attività

Da un lato le persone coinvolte nei processi sono maggiormente responsabilizzate e incentivate a far avanzare le varie attività poste in essere in vista della conclusione della procedura di acquisto assegnata, possono verificare l’adesione alla tempistica prevista di conclusione della gara, e calibrare meglio le proprie attività, e da un altro lato può capitare che l’inserimento nell’applicazione dei dati richiesti e relativi alle gare, necessariamente manuale, faccia avvertire il “peso” di un nuovo adempimento, spesso identico agli altri necessari per la trasparenza.

È evidente che l’innovazione passa obbligatoriamente per la semplificazione delle attività.

È anche una occasione per riflettere e realizzare che nei paesi più competitivi la Pubblica Amministrazione ha regole efficaci, e che oltre alla ricerca di strategie per l’organizzazione e l’innovazione, è imprescindibile il ricorso alla meritocrazia.

Attraverso questo strumento è facilmente verificabile, qualora fosse necessario, il lavoro svolto e per ipotesi vi sarebbe anche la possibilità di legare l’incentivazione e la valorizzazione del personale alle attività eseguite, in termini non solo economici, ma soprattutto di formazione e opportunità di crescita e di ruolo all’interno dell’Amministrazione.

L’eProcurement come modalità di acquisto digitale arriva con notevole ritardo nella PA che l’ha dovuto digerire completamente solo in ottemperanza agli obblighi previsti dal D.Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii., ma da tale momento il processo è divenuto inarrestabile e progredisce speditamente, consentendo alla PA un rapido adeguamento ai mercati con i quali si deve confrontare giornalmente.

Il prossimo passo, inevitabile, sarà l’integrazione delle piattaforme di eProcurement con i sistemi amministrativo/contabili delle varie Pubbliche Amministrazioni al fine di mettere in piedi un sistema complessivo di controllo del “ciclo passivo” seppur con regole contabili, ovviamente, diverse da quelle che disciplinano il mondo dei privati.