Procurement, così la PA risparmia e acquista meglio

Per il raggiungimento degli obiettivi di riduzione la spesa pubblica, di garanzia della trasparenza delle procedure e di aumento della concorrenzialità del mercato risulta necessario ripensare agli approvvigionamenti (procurement) come un ampio processo strategico per l’Ente.

Negli Enti Locali la gestione del processo d’acquisto risulta ancora fortemente eterogenea, e non sempre opportunamente strutturata, soprattutto nelle Amministrazioni di minore dimensione, come rivela un’indagine svolta nel mese di gennaio 2017 dall’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano, a cui hanno partecipato 48 dei 111 Comuni Capoluogo italiani.

L’indagine mostra che il 40% degli Enti con meno di 40.000 abitanti non ha ancora formalizzato alcuna procedura per la gestione degli acquisti.

Le competenze per un approccio strategico agli acquisti

Il primo passo per un ripensamento degli approvvigionamenti in chiave strategica deve quindi necessariamente prevedere una ricomposizione e strutturazione del processo, definendo prassi standard in funzione della tipologia di acquisto, identificando il ruolo di tutti gli attori coinvolti in ciascuna fase e predisponendo modulistica standard a supporto delle attività.

Un processo strutturato richiede opportune competenze per poter funzionare correttamente. L’indagine rileva che competenze organizzativo-gestionali e informatiche, fondamentali per un approccio strategico al processo d’acquisto, sono presenti in meno della metà degli Uffici Acquisti dei Comuni intervistati, caratterizzati prettamente da competenze di tipo giuridico-normativo.

Per superare questo gap, l’identificazione e istituzionalizzazione della figura del buyer quale attore owner dell’attuazione del processo di approvvigionamento, consentirebbe di affiancare ai tradizionali aspetti tecnico-giuridici, know-how informatico e manageriale specifico. Il rafforzamento delle competenze risulta un passo fondamentale per operare in ambiti sempre più complessi e per governare in modo strategico l’intero processo di approvvigionamento.

Le potenzialità dell’ICT

Successivamente entrano in gioco le potenzialità offerte dall’ICT: al ripensamento delle scelte organizzative e di governo dell’intero processo di approvvigionamento si affianca quindi il percorso di digitalizzazione delle procedure. Tuttavia l’ICT rappresenta uno strumento e non una soluzione, e affinché possa risultare efficace deve necessariamente innestarsi in un più ampio percorso di ripensamento sistemico del processo di acquisto.

In questo quadro, caratterizzato da forte eterogeneità, risulta importante supportare gli Enti nell’attivare questo percorso di innovazione, non solo vincolandoli all’utilizzo di strumenti di eProcurement, ma anche e soprattutto fornendo linee guida e innescando meccanismi di confronto e condivisione di esperienze virtuose.

Se da un lato le piattaforme elettroniche a supporto della fase di gara sono una prassi, utilizzate per oltre il 50% delle transazioni da oltre il 75% degli Enti intervistati, che ne riconoscono i vantaggi dell’utilizzo e tendono e minimizzare eventuali aspetti negativi, le altre fasi del processo di acquisto risultano ancora marginalmente digitalizzate. Questo dimostra come le azioni promosse sino ad oggi dal legislatore siano riuscite a generare ricadute positive ma anche come molta strada debba ancora essere percorsa.

Oltre al raggiungimento degli obiettivi auspicati dal legislatore, il ripensamento delle procedure d’acquisto consentirebbe di generare benefici specifici per la singola Amministrazione. Il miglioramento delle performance si tradurrebbe sia in una riduzione del costo, della durata e degli errori del processo d’acquisto, sia in una più complessiva riduzione della spesa dell’Ente e aumentando della qualità della fornitura.

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