La televisita non è una videochiamata: modelli e requisiti per gestirla al meglio | Agenda Digitale

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La televisita non è una videochiamata: modelli e requisiti per gestirla al meglio

Erogare una visita è molto di più della semplice intervista al paziente: comprende lo scambio di documenti e comunicazioni prima, durante e dopo la visita, sia ai fini della valutazione medica che delle attività del paziente. Lo stesso vale per la televisita: ecco come rispettare i medesimi requisiti clinico-organizzativi

11 Mar 2021
Fabrizio Massimo Ferrara

Coordinatore scientifico del Laboratorio sui sistemi informativi sanitari ALTEMS Alta Scuola di Economia e Management dei Sistemi Sanitari, Università Cattolica del Sacro Cuore

La pandemia Covid rende ancora più indispensabile l’uso di soluzioni di telemedicina per assicurare a tutti i pazienti il diritto di accesso alle cure.

Come evidenziato dell’ Instant Report COVID-19 #37 dell’ALTEMS, sono più di 200 le iniziative di telemedicina avviate autonomamente dalle singole aziende da marzo 2020, di cui i tre quarti sono dedicate a pazienti non-covid. Oltre la metà sono relative a televisite; in assenza di sistemi informativi già esistenti (oltre il 60% dei casi) che consentano la presa in carico del paziente e la collaborazione sul territorio, la soluzione più rapida ed efficace è risultata essere l’adozione di strumenti di comunicazione di immediato accesso e conosciute anche dai pazienti: dal telefono a piattaforme web pubbliche.

Dal punto di vista normativo, le “Indicazioni Nazionali per l’Erogazione di prestazioni in telemedicina”, approvate il 17 dicembre scorso dalla Conferenza Stato Regioni definiscono (finalmente) delle regole e dei criteri di validità nazionale per l’erogabilità, la rendicontazione e la tariffazione delle prestazioni in telemedicina.

Oltre la televisita: arriva la regolamentazione nazionale per le prestazioni in telemedicina

Telemedicina subito: ora mettere a sistema le soluzioni definite

Occorre adesso che tutte queste soluzioni siano “messe a sistema”, ovvero realmente integrate nel contesto dei processi clinico organizzativi e senza determinare una ulteriore frammentazione delle attività e dei dati fra diversi sistemi eterogenei e proprietari.

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A questo scopo, obiettivo principale è mantenere il più possibile inalterato il processo clinico-organizzativo delle visite in presenza, continuando a fare uso delle procedure e degli strumenti informatici e/o cartacei già utilizzati per le attività di prenotazione, organizzazione del lavoro nel centro, gestione dei dati clinici e rendicontazione. Con questo approccio, la piattaforma di comunicazione deve rappresentare solo lo strumento mediante il quale gestire le interazioni con il paziente, senza determinare condizionamenti sul processo organizzativo e -soprattutto- senza causare frammentazione dei dati del paziente fra sistemi diversi.

Tramite l’iniziativa “Telemedicina Subito”, il Laboratorio sui Sistemi Informativi Sanitari dell’ALTEMS ha analizzato, in collaborazione con diverse aziende sanitarie, gli scenari relativi a varie patologie e setting assistenziali, arrivando a definire dei manuali operativi (liberamente disponibili sul sito dati-sanita.it) su come implementare soluzioni di telemedicina nell’ambito dei processi esistenti, facendo uso di piattaforme pubbliche per l’interazione con il paziente. A evoluzione di questa collaborazione, è stato adesso istituito l’ “Osservatorio sulla Telemedicina Operativa[1].

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Un modello per la gestione clinico-organizzativa delle televisite

Sulla base di quanto emerso in questa esperienza, è stato possibile delineare un modello di validità generale per la gestione clinico-organizzativa delle televisite, che –opportunamente declinato secondo le specifiche esigenze- può essere utilizzato come termine di riferimento per l’implementazione di soluzioni di televisita nei singoli contesti.

Vale innanzi tutto ricordare che -come esplicitato anche in molte delibere Regionali e nelle Indicazioni Nazionali precedentemente citate – la modalità di telemedicina è praticabile solo nel caso in cui la condizione del paziente e/o la valutazione del medico non renda necessaria un esame fisico del paziente. Analogamente, qualora questa necessità emerga nel corso di una televisita, questa deve essere interrotta, per pianificare una visita in presenza.

Fatta salva questa premessa, va tenuto conto che, anche in presenza, erogare una visita è un processo ben più articolato della semplice intervista al paziente, ma comprende anche lo scambio di documenti e comunicazioni – prima, durante e dopo la visita- necessari sia ai fini della valutazione medica che delle attività del paziente.

Per individuare come implementare la modalità di telemedicina come alternativa alle visite in presenza vanno quindi analizzate tutte le fasi del processo sotto il profilo delle interazioni con il paziente, che rappresentano quindi requisiti che devono essere soddisfatti dalle funzionalità della piattaforma di comunicazione adottata.

La televisita non può quindi essere una semplice videochiamata: la piattaforma di comunicazione non può essere un semplice videotelefono, ma deve rappresentare un ambiente unitario, completo e protetto attraverso il quale il paziente ed il centro possano interagire e scambiarsi documenti anche al di fuori del solo momento della prestazione. Il tutto mediante funzionalità semplici ed intuitive, specialmente per il paziente che opera principalmente attraverso smartphone (come riscontrato dall’analisi di circa 1.500 prestazioni monitorate attraverso l’iniziativa Telemedicina Subito).

In questa ottica per rispettare i requisiti clinico-organizzativi e riflettere lo scenario delle visite in presenza, il modello può essere schematizzato come in figura.

Le fasi della visita, in presenza ed in telemedicina

Prenotazione della televisita

La prenotazione della prestazione, eventualmente seguita da un pagamento, viene eseguita telematicamente in modo analogo sia per le visite in presenza che per le televisite, secondo le procedure e con gli strumenti informatici in uso presso l’organizzazione. La piattaforma di comunicazione adottata per la televisita non ha quindi rilevanza né influenza in questo processo.

Prima della televisita

  • Sulla base della usuale lista di lavoro, l’ambulatorio programma la televisita, con il contemporaneo invio al paziente di comunicazioni circa eventuali attività preparatorie e con la richiesta di inviare quella documentazione necessaria, che -in caso di visita in presenza- avrebbe portato con sé (ad esempio misurazioni e questionari registrati nel periodo, referti e risultati di esami effettuati).
  • Il paziente conferma l’appuntamento, con il vantaggio aziendale di evitare il caso di “no-show”, con conseguente spreco di risorse, ed invia la documentazione richiesta.
  • L’ambulatorio effettua un’analisi preliminare delle comunicazioni inviate dal paziente e della completezza della documentazione prodotta, in modo da valutare l’effettiva possibilità clinica di effettuare la visita in telemedicina e -se necessario- richiede al paziente di inviare eventuale documentazione mancante o annulla la televisita per programmarne una in presenza.

Durante la televisita

  • Il medico avvia la telecomunicazione e comincia l’interazione con il paziente attraverso il video.
  • Il medico ha la possibilità di richiedere al paziente ulteriori documenti in relazione a particolari situazioni cliniche che dovessero essere riscontrate durante il colloquio.

Nota: per alcune patologie e setting assistenziali, ad esempio la dermatologia, l’odontoiatria e l‘assistenza domiciliare, questi documenti possono anche includere fotografie scattate al momento, sotto la guida del medico.

  • Il medico effettua le registrazioni cliniche ed organizzative del caso (compresa l’integrazione di documenti forniti dal paziente in visione) con gli usuali strumenti informatici e/o manuali adottati in presenza: sistema informativo aziendale, cartella clinica elettronica, archivio cartaceo, etc..
  • Il medico produce -con gli usuali strumenti informatici adottati durante la visita in presenza- documenti clinici, quali referti, certificati, prescrizioni e impegnative.
  • Questi documenti sono inviati sotto forma di file (preferibilmente in formato PDF protetto da password) e ricevuti dal paziente nel corso della televisita, in modo da avere sicurezza della consegna e permettere al medico di fornire al paziente le spiegazioni necessarie.
  • I documenti scambiati sono cancellati dalla piattaforma di comunicazione al termine della televisita.

Dopo la televisita

  • Il paziente deve avere la possibilità di inviare all’ambulatorio comunicazioni e documenti circa quanto prescritto durante la visita, con la conseguente possibilità da parte del medico di valutare la lo stato di salute e rispondere al paziente e/o prendere altre iniziative ritenute necessarie (ad esempio la modifica della terapia o la programmazione di una nuova visita, nel caso in presenza).
  1. Si ringrazia la Società Ely Lilly SpA per il supporto incondizionato fornito
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