Un sistema di Governance, risk e compliance implica attività aziendali cruciali che possono essere costose e richiedere molto tempo. Oggigiorno è possibile usufruire di software/piattaforme GRC presenti sul mercato per gestire e monitorare un sistema GRC in modo più agile ed efficiente.
Software GRC
Il software/la piattaforma GRC combina le applicazioni che gestiscono le funzioni principali di GRC in un unico pacchetto integrato, consentendo a un’organizzazione la capacità di perseguire un approccio sistematico e organizzato alla gestione della strategia e dell’implementazione di un sistema GRC. Ovvero, gli amministratori – invece di utilizzare applicazioni in silos – possono avvalersi di un unico framework per monitorare e applicare regole, procedure e, al contempo, riuscire a gestire i rischi, ridurre i costi sostenuti da più installazioni e ridurre al minimo la complessità per i gestori.
Di fatto, un software/piattaforma GRC efficace include strumenti di esame e valutazione del rischio che identificano i collegamenti con i processi aziendali, i controlli interni e le operazioni. Inoltre, fornisce un approccio strutturato per la conformità ai requisiti legali e normativi. Di fatto, grazie al software/piattaforma GRC risulta più facile ed efficiente:
- Condurre un audit interno
- Ridurre il rischio operativo
- Ottenere il controllo sulla gestione degli incidenti
- Implementare l’automazione per risparmiare tempo e denaro
- Migliorare il focus sulla gestione delle policy
- Semplificare la comunicazione interna
I software/le piattaforme GRC offrono anche altre funzionalità quali: la gestione del rischio operativo; gestione del rischio informatico (IT); politica; gestione dell’audit; gestione del rischio di terze parti; monitoraggio dei problemi e gestione dei documenti.
I prodotti GRC si adattano a qualsiasi tipo o dimensione di organizzazione e sono sempre più basati su cloud, ma sono anche disponibili in loco. Inoltre, i fornitori di GRC stanno incorporando tecnologie di automazione e intelligenza artificiale, tra cui il machine learning ed elaborazione del linguaggio naturale, per aiutare le organizzazioni a tenersi al passo con i rischi nuovi e in evoluzione e per rendere gli strumenti GRC più intuitivi.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di software GRC
I dashboard GRC e gli strumenti di analisi dei dati possono aiutare gli amministratori a identificare l’esposizione al rischio di un’organizzazione, misurare i progressi verso gli obiettivi trimestrali, eseguire rapidamente un audit delle informazioni.
La buona governance – definita come gestione efficace ed etica di un’azienda a livello esecutivo – è trattata come un qualcosa oggettivamente misurabile, così come la conservazione dei dati e la gestione del rischio. Inoltre, la conformità agli standard e ai regolamenti può essere ulteriormente garantita poiché il software/la piattaforma GRC esamina le attività esistenti rispetto a standard e regolamenti, indentificando le aree di miglioramento. Pertanto, il software/la piattaforma GRC può soddisfare le esigenze di più parti interessate ed aiutare l’organizzazione a:
- Aumentare il proprio valore fornendo una strategia preventiva
- Generare report in tempi ridotti in modo che le decisioni possano essere prese in modo più rapido e sicuro
- Rilevare le “eccezioni” al fine di ridurre i danni il più rapidamente possibile
- Automatizzare i controlli investigativi per una maggiore efficienza
- Ridurre i costi di conformità in futuro
- Ricevere avvisi in tempo reale se/quando le normative cambiano
- Abbreviare i cicli di audit
- Garantire la continuità operativa per quanto riguarda i processi di conformità e i programmi di conformità
Come implementare un software/una piattaforma GRC
L’implementazione di software/piattaforma GRC comporta in genere procedure complesse, che includono la negoziazione del fornitore e il coordinamento dei dati tra il team tecnico del fornitore e più reparti dell’organizzazione. Tra le sfide principali l’integrazione di dati e altre informazioni rilevanti provenienti da dipartimenti interni e organizzazioni esterne. Informazioni utili che garantiscono che tutti gli utenti del sistema GRC siano adeguatamente allineati e formati per ottenere il massimo beneficio dal software/piattaforma.
È doveroso evidenziare che l’introduzione di un software/piattaforma GRC potrebbe rendere necessario attuare cambi di paradigma a livello di cultura aziendale per adattarsi alla natura collaborativa del nuovo sistema GRC. Inoltre, il software/piattaforma GRC deve essere sottoposto a test periodici e si dovrà prevedere una formazione adeguata a garantire che venga utilizzato correttamente dai reparti interni. Ancora, il software/piattaforma GRC -come gli altri sistemi critici – deve essere aggiunto ai piani di Disaster Recovery (DR) per garantire che rimanga operativo in caso di eventi dirompenti.
Principali Software/piattaforme GRC sul mercato
La pianificazione, la selezione e l’implementazione del software/piattaforma GRC non è diversa dall’implementazione di qualsiasi altra installazione IT. Attualmente sono disponibili molte opzioni sul mercato e con un’ampia gamma di prezzi, il che può rendere difficile il processo di valutazione e selezione. Pertanto, si consiglia di visionare i vari report di Gartner, Capterra, Forrester ecc., che forniscono analisi dei vari vendor di prodotti GRC in modo tale da operare una scelta prudente.
È doveroso ricordare che il giusto software/piattaforma GRC: sarà coerente con i requisiti aziendali; fornirà i risultati desiderati; funzionerà secondo le aspettative delineate dal cliente.
Di seguito – in ordine alfabetico – alcune tra i principali software/piattaforme disponibili sul mercato.
IBM OpenPages GRC Platform
IBM OpenPages GRC Platform è una suite di applicazioni che supporta le attività di gestione del rischio aziendale. La piattaforma include moduli per la gestione dei controlli finanziari, la gestione del rischio operativo, la gestione delle policy e della conformità, la governance IT e la gestione dell’audit interno. Sono supportate sia le opzioni on-site sia cloud.
MetricStream Enterprise GRC Platform
MetricStream Enterprise GRC Platform. Un’unica piattaforma che incorpora le attività GRC rilevanti in un sistema unificato. I moduli includono la gestione del rischio aziendale, la gestione del rischio operativo, la gestione dell’audit interno, la gestione della conformità e la gestione delle politiche e dei documenti. Sono supportate sia le opzioni on-site sia cloud.
Quantivate GRC Platform
Quantivate GRC Platform è una piattaforma costruita su un’architettura SaaS flessibile che consente alle organizzazioni di implementare rapidamente soluzioni GRC che forniscono una base fondamentale per un approccio a livello aziendale alla governance, al rischio e alla conformità. Quantivate GRC offre anche soluzioni personalizzabili, flessibili e riconfigurabili per affrontare le sfide che ogni organizzazione deve affrontare. Inoltre, grazie all’accesso centralizzato ai dati di governance, rischio e conformità, offre alle organizzazioni una migliore collaborazione tra i team attraverso processi coerenti e conformi, consentendo decisioni più rapide e strategiche. È in grado di fornire facilmente alle parti interessate informazioni utili in termini di rischio e conformità grazie a Quantivate Report Builder, lo strumento integrato di visualizzazione dei dati e di reporting della piattaforma.
RSA Archer Suite
RSA Archer Suite – Una soluzione di risk management che fornisce soluzioni in settori quali business resiliency, operational and enterprise risk management, audit management, public sector, security and IT risk management, third-party governance e regulatory compliance management. La suite consolida i dati di rischio provenienti dalle organizzazioni e sfrutta l’analisi dei rischi per fornire un quadro integrato e completo del rischio. Le funzionalità principali di RSA Archer Suite includono tassonomia dei rischi integrata, standard di settore integrati, database di informazioni finanziarie, modelli di workflow, analisi dei rischi on-demand, simulazioni matematiche, tabelle delle perdite e altro ancora. Inoltre, la piattaforma consente alle aziende di automatizzare i processi di rischio e governance garantendo anche un’efficienza dei costi e dei saving. RSA Archer Suite supporta dispositivi iOS e Android e fornisce supporto al cliente tramite live chat, e-mail, telefono e manuali.
SAI360 Platform
SAI360 Platform. La piattaforma GRC cloud-first di SAI360 offre moduli flessibili, scalabili e configurabili per un migliore punto di osservazione sulla gestione del rischio. Inoltre, la piattaforma fornisce funzionalità didattiche e di monitoraggio dell’accesso di terze parti contribuendo a promuovere una cultura della conformità all’interno delle organizzazioni. SAI360 offre anche un ciclo di vita semplificato per la gestione dei rischi dei fornitori, oltre a un’ampia base di conoscenza dei contenuti normativi.
SAP GRC Software
SAP GRC Software. Un software che consente agli utenti di integrare i processi GRC su una piattaforma tecnologica comune. Esso si distingue per: la strategia e la pianificazione del rischio; un archivio unificato per le informazioni sul controllo dei processi; pianificazione, gestione e performance degli audit; rilevamento delle eccezioni e controlli di conformità. Inoltre, SAP offre una miriade di prodotti e servizi di prima parte che sono disponibili per l’integrazione con il proprio sistema GRC principale. Gli utenti possono personalizzare il pacchetto che desiderano e pagare solo ciò di cui hanno bisogno.Uno svantaggio del software è che richiede tempi relativamente lunghi per l’implementazione e la formazione. Inoltre, non si distingue particolarmente per l’assistenza al cliente.
ServiceNow Platform
ServiceNow Platform. ServiceNow Governance, Risk, and Compliance fornisce alle organizzazioni gli strumenti necessari per gestire in modo proattivo il rischio misurando, testando e verificando i processi interni. La piattaforma offre funzionalità di reporting e analisi intuitive che consentono alle organizzazioni di monitorare e misurare qualsiasi metrica in base alle loro esigenze specifiche. ServiceNow si differenzia per le sue funzionalità di chat e comunicazione, che consentono una gestione semplificata del flusso di lavoro e la collaborazione tra team esterni e interni.
Software e servizi correlati alle piattaforme GRC
Poiché il software GRC risulti utile a qualsiasi reparto di un’azienda, deve integrarsi con altri software aziendali. Sono elencate di seguito alcune delle integrazioni più comuni.
- Gestione dell’ambiente, della qualità e della sicurezza (Environment Quality Health and Safety– EQHS) — Alcuni fornitori forniscono suite che combinano GRC ed EQHS, ma queste sono l’eccezione alla regola. Tutte le altre piattaforme GRC di solito si integrano con software di gestione della qualità (Quality Management System – QMS) e un software per la salute e sicurezza ambientale (Environment Health and Safety- EHS) per semplificare la conformità in settori come la vendita al dettaglio e la produzione.
- Sicurezza e privacy dei dati – Mentre le piattaforme GRC di solito includono moduli o funzionalità per la gestione dei rischi IT, i requisiti avanzati per la sicurezza e la privacy non sono sempre coperti. È quindi importante integrare le piattaforme GRC con software per la sicurezza delle applicazioni e della rete, nonché per la gestione della privacy dei dati.
- Software di eLearning per la formazione — Il software GRC spesso include materiali di formazione per scopi di conformità, ma non sempre fornisce funzionalità per creare nuovi contenuti di apprendimento. Pertanto, la maggior parte delle piattaforme GRC si integra con Learning Management System (LMS) e software di per la formazione.
- Corporate Social Responsibility Software (CSR) — Anche la CSR può essere definita e implementata separatamente dalla conformità e dalle politiche interne. Spesso fa parte della strategia GRC di un’organizzazione. Inoltre, considerando che la CSR è autoregolamentata piuttosto che applicata dalla legge, per implementarla, le aziende che la adottano devono definire precise politiche interne.
