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Gestire il whistleblowing in azienda: i vantaggi dei sistemi automatizzati



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L’avvento dell’automazione permette di migliorare significativamente la gestione del whistleblowing, introducendo nuove best practice e aumentando i vantaggi per le aziende che scelgono di adottarla. La tecnologia, se applicata con rispetto delle normative vigenti, può dunque diventare un potente alleato nella promozione dell’integrità aziendale

Pubblicato il 15 dic 2023

Enrico Provenzale

Country Development Lead Italia di Personio



Il whistleblowing si prepara alle sfide della Direttiva UE

Il whistleblowing, pratica di segnalazione volontaria da parte dei lavoratori di attività illecite o non etiche all’interno delle organizzazioni, ha acquisito un ruolo sempre più centrale nel panorama normativo e aziendale contemporaneo.

L’evoluzione delle relative normative e l’importanza critica di una gestione accurata dei processi legati al whistleblowing pongono le organizzazioni di fronte a sfide significative ma, nello stesso tempo, offrono opportunità per migliorare la trasparenza e l’accountability.

In questo scenario in continua evoluzione, la tecnologia offre strumenti preziosi per semplificare e rendere più efficienti i processi di gestione del whistleblowing.

Definizione e origine del whistleblowing

La Direttiva UE in ambito whistleblowing è entrata in vigore in Italia il 15 luglio 2023 per le aziende con minimo 250 dipendenti e sarà attiva anche per le aziende con minimo 50 dipendenti dal 17 dicembre 2023.

Una ricerca di Personio, condotta a livello europeo su 3.000 intervistati fra datori di lavoro e dipendenti, ha rilevato che il 29% delle piccole e medie aziende non hanno una politica esplicita in ambito whistleblowing con un altro 29% che non sa di averla e questo rende molte di queste aziende a rischio di non conformità con le Direttive UE in corso di introduzione.

Cosa si intende per whistleblowing

Il whistleblowing è l’insieme degli strumenti e dei processi di conformità aziendale tramite i quali dipendenti o terze parti di un’organizzazione (clienti, fornitori, altri stakeholder) hanno la possibilità di segnalare in modo riservato, anonimo e protetto eventuali illeciti riscontrati nel corso dello svolgimento della propria attività con l’organizzazione.

Sebbene metaforica, è molto esplicativa la traduzione stessa del termine “whistleblowing” che significa letteralmente “soffiare il fischietto” e che richiama alla mente un arbitro o un vigile che fischia per segnalare un comportamento illecito e non consentito. Naturalmente la similitudine non tiene in considerazione la parte fondamentale di riservatezza per il segnalatore che, come vedremo, si pone l’obiettivo di garantire la recente normativa su questo tema.

Il whistleblowing ha un duplice ruolo e finalità: strumento di prevenzione degli illeciti sia per enti pubblici che privati e diritto alla libera manifestazione di poter denunciare gli illeciti riscontrati.

Le normative in ambito whistleblowing

Le origini delle normative sul whistleblowing affondano le radici nel 1991 quando furono emanate dalla Comunità Europea le prime norme sull’argomento che riguardavano il contrasto in ambito bancario e finanziario al riciclaggio di proventi derivanti dal traffico di stupefacenti: queste prime norme imponevano agli enti bancari e finanziari un dovere di segnalazione di pratiche sospette. Questi doveri di segnalazione vennero estesi negli anni successivi anche in ambito fiscale.

Le successive normative e leggi emanate hanno trasformato la natura della segnalazione da dovere a diritto: questo è avvenuto in primis nel settore pubblico (Legge 90/2012) per contrastare pratiche di corruzione che successivamente è stata estesa in ambito privato (Legge 179/2017). Questo percorso è stato definitivamente sancito con l’emanazione della direttiva UE 2019/1937 recepita nel nostro Paese dal decreto legislativo 24/2023.

Dunque la tematica del whistleblowing ha subito questo netto cambio di rotta, da dovere a diritto di segnalazione di comportamenti illeciti all’interno delle organizzazioni pubbliche o private offrendo le opportune tutele ai soggetti coinvolti, primi fra tutti naturalmente coloro che si fanno carico di effettuare tali segnalazioni.

Il decreto legislativo n° 24 del 10 marzo 2023 ha recepito le nuove normative in ambito whistleblowing emanato dall’UE con Direttiva 1937/2019. Relativamente al settore privato, le norme sono entrate in vigore a partire dal 15 luglio 2023 per aziende con organici superiori a 249 dipendenti; per le aziende sotto questo limite e con almeno 50 dipendenti le norme entreranno in vigore il 17 dicembre 2023; a queste si aggiungono anche aziende con meno di 50 dipendenti, ma appartenenti a cosiddetti settori sensibili, come per esempio quello finanziario.

Le scadenze

In altre parole l’applicazione della normativa europea riguarda un gran numero di imprese private e in particolare, entro dicembre, tutte le imprese di medie dimensioni dovranno implementare tali processi anche per evitare le sanzioni previste in caso di mancato adempimento che possono ammontare fino a 50.000 euro. È facile rilevare la portata di queste nuove norme che riguarderanno un numero molto elevato di imprese a maggior ragione se si considera che da una ricerca di Personio il 58% delle piccole e medie aziende non è dotata di una politica esplicita in ambito di whistleblowing e solo il 30% degli imprenditori intervistati è a conoscenza della nuova normativa.

Il ruolo dei soggetti coinvolti nel whistleblowing

Nel dettaglio le violazioni che possono essere denunciate in ambito whistleblowing possono riguardare: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite riguardanti ad esempio indebita percezione di erogazioni, truffa ai danni dello Stato o di enti pubblici; a questi si aggiungono illeciti relativi ad applicazione degli atti dell’Unione Europea incluso, solo per citare un esempio, la violazione di norme in materia di concorrenza.

I soggetti che possono denunciare questi tipi di illeciti sono diversi: non solo i dipendenti dell’ente pubblico o dell’azienda, ma anche lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la loro attività per l’ente o l’azienda; a questi si aggiungono anche azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo, vigilanza e rappresentanza. D’altra parte vanno anche considerati i soggetti che recepiscono queste segnalazioni e che hanno il compito di gestirle: nelle aziende di maggiori dimensioni sono figure espressamente dedicate a tale scopo o afferenti alle risorse umane e uffici legali o, come spesso avviene nelle aziende di medie e piccole dimensioni, i vertici aziendali stessi in qualità di amministratori o titolari dell’azienda stessa.

Dalla descrizione dei contenuti del whistleblowing e dei soggetti a vario titolo coinvolti si può capire la rilevanza che questo tipo di processi possono avere all’interno di un’organizzazione sia in termini di criticità, riservatezza e protezione, sia in termini di estensione coinvolgendo varie parti dell’organizzazione.

Basti pensare che dalla ricerca svolta da Personio su un campione di 3.000 soggetti intervistati, ben il 48% dei dipendenti dichiara di essere venuto in contatto in passato con comportamenti anomali o illeciti; questo sottolinea come i processi di whistleblowing debbano necessariamente essere strutturati e basarsi su regole e flussi di informazione ben definiti che ne consentano la corretta applicazione e gestione.

Le fasi del processo di gestione del whistleblowing

L’implementazione di un sistema di gestione del whistleblowing comporta quindi la definizione di un processo strutturato che prescinde dalle dimensioni dell’azienda; le maggiori dimensioni ne possono influenzare la ridondanza, sebbene i passaggi fondamentali siano comuni ai diversi tipi di organizzazioni.

Dopo le fasi iniziali di opportuna comprensione delle normative e delle leggi locali sul tema e di acquisizione della consapevolezza da parte delle figure coinvolte in tema di protezione e riservatezza, la definizione di un processo di gestione del whistleblowing si può sintetizzare nelle seguenti fasi:

Implementazione di misure di supporto e protezione

Un elemento chiave è la creazione di adeguati sistemi per le segnalazioni che i whistleblower possono utilizzare che garantiscano riservatezza e siano affiancati da strumenti di protezione da eventuali ritorsioni professionali, economiche e personali; questo può anche includere la possibilità di sostegno finanziario ed economico.

Impostazione dei canali di segnalazione

Più nello specifico è necessario definire i canali di comunicazione a disposizione dei whistleblowers; la normativa indica l’uso di tre diversi canali di segnalazione

  • Canali di segnalazione interni, verso gli organi preposti
  • Canali di segnalazione esterni, verso l’autorità competente ANAC
  • Canali di segnalazione pubblici, attraverso mezzi di comunicazione, inclusi strumenti online, nel caso in cui la segnalazione non è stata gestita mediante altri canali o può avere impatti negativi sul pubblico interesse

In generale la normativa predilige, ove possibile ed in prima istanza, l’utilizzo di canali di comunicazione interni

Implementazione di processi di gestione e risposta

I responsabili aziendali devono gestire le segnalazioni e in particolare, essendo privilegiati i canali interni, devono essere preparati a fornire adeguate risposte; la normativa da un tempo di tre mesi per la risposta a segnalazioni interne. In vari casi questa è la fase più critica del processo e sovente le organizzazioni nominano delle persone neutrali per la gestione dei casi, per garantire obiettività di giudizio e tutela delle parti coinvolte, prima fra cui il segnalatore stesso.

A queste tre fasi principali di impostazione di gestione del processo di whistleblowing si deve affiancare una diffusione dell’informazione all’interno dell’organizzazione in modo che tutti i dipendenti siano consapevoli del processo e di come comportarsi in caso di necessità. E’ anche buona norma, per trasparenza e completezza di informazione, inserire queste indicazioni nel manuale aziendale in modo che tutti i collaboratori siano chiaramente informati su obblighi e diritti in caso di segnalazione.

L’automazione nei processi di whistleblowing

Vista la criticità del processo e l’applicazione della nuova normativa sul tema, conviene soffermarsi sulla parte relativa ai canali di comunicazione e sulla loro gestione, tendendo presente il caposaldo della riservatezza che va garantita a coloro che effettuano la segnalazione. La criticità di questo aspetto è sottolineata dal fatto che il 37% del campione intervistato nella ricerca realizzata da Personio sostiene che attualmente la propria azienda non dispone di strumenti tecnologici idonei a garantire la confidenzialità delle segnalazioni effettuate.

Relativamente ai canali di comunicazione interna la normativa lascia ampio spazio sulla tipologia degli strumenti che possono essere utilizzati: possono essere una mail, un sistema online interno, una hotline telefonica; l’elemento essenziale è la garanzia di riservatezza di coloro che effettuano la segnalazione, la supportano o ne siano in qualche modo coinvolti. Va da sé che maggiore è il livello di automazione di questa fase del processo maggiore sarà la riservatezza e protezione garantita ai segnalatori; a questo si aggiunge che un processo automatizzato permette anche una migliore gestione delle segnalazioni da parte degli uffici competenti che possono in questo modo non solo rispettare i requisiti normativi ma, nel concreto, anche migliorare notevolmente la gestione fornendo feedback tempestivi ed efficaci, mostrando proattività nei confronti dei segnalatori e risolvendo in maniera proficua problematiche, rischi e minacce al buon funzionamento dell’organizzazione.

Un sistema automatizzato di gestione del whistleblowing può fornire basilari ma enormi vantaggi all’organizzazione. Da un lato permette ai dipendenti di avere e percepire una maggiore tutela di riservatezza nel fornire segnalazioni rispetto ad altri metodi di comunicazione diretta, pensiamo ad esempio all’invio di una mail; d’altro lato un sistema automatizzato garantisce ai gestori delle segnalazioni di poterle conservare in modo sicuro, protetto e poter sempre avere a disposizione una visione delle segnalazioni aperte come una vera e propria dashboard per il loro monitoraggio.

I vantaggi dell’automazione nei processi di whistleblowing

In linea generale da quanto emerso in questa descrizione sulle normative e sui processi emergono i vantaggi derivanti dall’implementazione di un sistema strutturato e automatizzato di gestione del whistleblowing in azienda o più in generale all’interno di un’organizzazione. In particolare fra le motivazioni che spingono le PMI all’implementazione di tali sistemi le principali sono: garantire la sicurezza dei lavoratori (37%), rispetto delle normative (26%), miglioramento della fiducia dei dipendenti (22%), incremento della reputazione aziendale (16%).

I dipendenti e collaboratori hanno a disposizione un valido strumento che permette loro di effettuare segnalazioni su illeciti e comportamenti non idonei, potendosi sentire garantiti in termini di riservatezza e protezione da eventuali ritorsioni; questo aumenta il livello generale di trasparenza e incrementa il livello di fiducia dei collaboratori nei confronti dell’organizzazione.

Dal lato dell’azienda e di chi gestisce questi processi si possono ravvisare molteplici vantaggi: innanzitutto l’organizzazione risulta essere conforme alle normative introdotte di recente, evitando il rischio di incorrere nelle sanzioni previste e in possibili danni in termini di immagine. Inoltre il costante controllo garantito da un sistema automatizzato può prevenire il perdurare di comportamenti scorretti e illeciti e la loro diffusione all’esterno con negative conseguenze legali, economiche e di immagine.

In questo senso l’impiego di piattaforme automatizzate permette un miglioramento di questa gestione anche dal lato dell’organizzazione limitando la dispersione delle informazioni e fornendo un valido contributo alla gestione dei flussi informativi.

Obiettivi di tali piattaforme sono: dotare le aziende di ogni livello, ma in particolare quelle di medie dimensioni con processi meno strutturati, di un sistema semplice ma efficace di gestione delle segnalazioni. I dipendenti possono acquisire maggiore consapevolezza e potersi sentire più ascoltati avvalendosi di uno strumento che ne tutela riservatezza e protezione; l’organizzazione può migliorare la propria trasparenza interna, prevenire illeciti ed essere allineata alle normative entrate in vigore.

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