Eventi meteo estremi: cosa deve fare un’azienda prima, durante e dopo

Il cambiamento climatico sta modificando la frequenza, l’intensità e la distribuzione di numerosi eventi meteorologici estremi; quest’estate ne abbiamo avuto, se fossero necessarie ulteriori evidenze, ancora diverse testimonianze. Tra gli eventi di tale natura tempeste, temporali, forti raffiche di vento, fulmini, grandinate, supercelle e precipitazioni intense, condizioni di caldo estremo, ecc. possono mettere a rischio le persone, le infrastrutture, la continuità operativa e la capacità di un’organizzazione di garantire prodotti e servizi conformi.

In questo contesto, l’Amendment 1:2024 – Climate action changes, introduce il tema del cambiamento climatico nei sistemi di gestione basati sulle norme ISO. L’emendamento, come noto e già approfondito qua volendo si può fare un link ad uno degli articoli scritti in passato sul tema modifica, in particolare, i punti 4.1 e 4.2, chiedendo alle organizzazioni di determinare se il cambiamento climatico sia un tema rilevante e ricordando che le parti interessate possono avere requisiti collegati al clima. L’emendamento è applicabile, tra le altre, alle norme ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22301 e ISO/IEC 27001.

Le indicazioni pratiche pubblicate dalla Suva sulle tempeste e sui temporali, in linea con il modello PDCA, alla base di ogni norma sui sistemi di gestione, costituiscono una base utile per sviluppare una riflessione più ampia. La gestione degli eventi meteorologici estremi non dovrebbe limitarsi alla risposta all’emergenza, ma dovrebbe essere integrata nei processi di analisi del contesto, valutazione dei rischi, pianificazione, formazione e miglioramento continuo. In questo articolo si cerca di comprendere al meglio come le preziose indicazioni della Suva possono fornire un utile spunto per migliorare la capacità di risposta delle organizzazioni nel contesto di eventi climatici estremi.

La Suva e la gestione degli eventi meteorologici estremi

La Suva è l’Istituto Nazionale Svizzero di assicurazione contro gli infortuni LINK. È un ente autonomo di diritto pubblico che opera in Svizzera nell’assicurazione contro gli infortuni professionali e non professionali, nella prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali, nonché nella riabilitazione e nel reinserimento delle persone infortunate. La Suva promuove inoltre la sicurezza sul lavoro e nel tempo libero attraverso campagne, informazioni e strumenti destinati alle imprese, ai lavoratori e alla popolazione. La gran parte del materiale che rende disponibile è di elevata qualità e gratuito. Si tratta, in sostanza, con alcuni distinguo, dell’equivalente italiano dell’INAIL. Recentemente la Suva ha pubblicato un documento su come far fronte ad eventi estremi quali tempeste e temporali, anche se le misure definite possono essere facilmente contestualizzate a qualsiasi evento climatico estremo.

Le raccomandazioni della Suva si concentrano sulla necessità di:

• informarsi tempestivamente sulle condizioni meteorologiche;
• mettere in sicurezza persone, materiali e attrezzature;
• evitare luoghi esposti durante tali eventi;
• adottare comportamenti prudenti in presenza di fulmini, vento forte, grandine e piogge intense;
• controllare i danni e intervenire solo quando le condizioni sono nuovamente sicure.

Questi suggerimenti, originariamente rivolti alla prevenzione degli infortuni e dei danni durante una tempesta, possono essere trasformati in elementi di un sistema organizzativo strutturato ed integrato nei vari sistemi di gestione.

Eventi meteorologici estremi come rischio organizzativo

Un temporale, una tempesta, una supercella non rappresentano soltanto un pericolo naturale. Per un’organizzazione possono tradursi in una serie di conseguenze interconnesse:

• infortuni o esposizione dei lavoratori a condizioni pericolose;
• interruzione dell’energia elettrica o delle telecomunicazioni;
• allagamento di locali, magazzini e aree produttive;
• danneggiamento di coperture, impianti, macchinari e veicoli;
• indisponibilità di infrastrutture digitali o sistemi informatici;
• ritardi nelle consegne e difficoltà nella catena di approvvigionamento;
• perdite di gas, sversamenti di liquidi, spargimenti di polveri con conseguente contaminazione del suolo;
• distruzione di prodotti;
• mancato rispetto di requisiti legislativi, contrattuali o dei clienti;
• costi di ripristino, assicurativi e reputazionali.

L’approccio dell’Amendment 1:2024 invita quindi a superare una visione puramente ambientale del cambiamento climatico. Il clima può influenzare la qualità, la salute e sicurezza sul lavoro, l’ambiente, la sicurezza delle informazioni e la continuità operativa. Proprio rispetto a questo ultimo aspetto le note della Suva rivestono particolare rilevanza anche alla luce della ISO 22301 – Sistemi di gestione della continuità operativa.

Esempio – un’azienda manifatturiera dovrebbe porsi la questione se l’aumento degli eventi temporaleschi possa compromettere la disponibilità dei fornitori, la stabilità della rete elettrica, la sicurezza degli addetti che lavorano all’aperto, la stabilità delle cisterne di stoccaggio dei liquidi poste all’esterno, la capacità di mantenere le condizioni ambientali richieste per il prodotto, ecc.

Applicazione dell’Amendment 1:2024 agli eventi estremi

Il modello proposto può essere impostato, per una gestione completa, secondo il ciclo di vita di un evento considerando le fasi:

• prima dell’evento – pianificazione;
• durante l’evento;
• post evento – compresa la consuntivazione ed il miglioramento.

Prima dell’evento – pianificazione

Il primo passaggio consiste nel verificare se il cambiamento climatico sia un tema rilevante per l’organizzazione.

Analizzare il contesto dell’organizzazione

Questa valutazione dovrebbe considerare sia i rischi fisici sia quelli organizzativi.

Tra i rischi fisici rientrano:

• tempeste e raffiche di vento;
• precipitazioni estreme e alluvioni;
• ondate di calore;
• siccità e scarsità d’acqua;
• incendi boschivi;
• frane e instabilità del terreno.

Tra le conseguenze di tali rischi, particolarmente rilevanti sono, ai fini dell’analisi condotta, le interruzioni delle infrastrutture essenziali.

La valutazione dovrebbe essere specifica per il territorio, le sedi, i processi e il settore dell’organizzazione. Non è sufficiente dichiarare genericamente che “il cambiamento climatico è rilevante”, occorre documentare quali fenomeni possono verificarsi, i processi che possono essere coinvolti e con quale livello di rischio.

Considerare le parti interessate

Contestualmente è necessario individuare le parti interessate rilevanti e le loro esigenze; nel contesto climatico, possono emergere richieste da parte di:

• lavoratori e rappresentanti della sicurezza;
• clienti e committenti;
• autorità pubbliche;
• compagnie assicurative;
• fornitori e partner logistici;
• proprietari degli immobili;
• comunità locali;
• enti finanziatori, investitori e istituti finanziari;
• organismi di certificazione.

Esempio – un cliente potrebbe richiedere un piano di continuità operativa; un’autorità potrebbe imporre misure di protezione dalle alluvioni; un lavoratore potrebbe aspettarsi procedure chiare per sospendere le attività durante un temporale; un’assicurazione potrebbe chiedere prove dell’efficacia delle misure preventive.

Il cambiamento climatico diventa quindi anche un tema di conformità e di capacità dell’organizzazione di comprendere e soddisfare requisiti esterni ed interni.

Nel caso in cui l’azienda rientrasse nel perimetro della NIS 2 o avesse sottoscritto obblighi contrattuali con il cliente sulla continuità della fornitura del prodotto servizio, analizzare tale aspetto risulta ancora più critico.

Integrare il rischio climatico nei processi

Le procedure devono essere proporzionate al rischio. Una sede amministrativa, un cantiere, un deposito all’aperto e un impianto industriale possono richiedere controlli e forme documentali molto diversi, anche in relazione ai vari tipi di eventi estremi.

Le informazioni sugli eventi estremi dovrebbero essere trasformate in controlli operativi. Alcuni esempi sono:

• stabilire ruoli, responsabilità, livelli di autorizzazione e sostituti;
• verificare le coperture assicurative e i piani di continuità;
• definire le fonti di monitoraggio degli allarmi meteorologici;
• individuare chi monitora gli allarmi (compreso sostituto);
• stabilire le soglie che determinano la sospensione delle attività;
• identificare le aree vulnerabili;
• analizzare gli eventi storici e le allerte locali;
• effettuare sopralluoghi e verifiche tecniche;
• individuare gli accessi in condizioni di emergenza;
• predisporre aree sicure per il personale, visitatori, autisti, ecc.;
• ancorare o rimuovere materiali esposti al vento;
• mantenere in efficienza tetti, grondaie, sistemi di protezione;
• mantenere liberi scarichi, griglie e sistemi di drenaggio;
• mettere in sicurezza ponteggi, gru, coperture e strutture temporanee;
• proteggere apparecchiature elettriche ed elettroniche;
• prevedere procedure per l’evacuazione o il riparo;
• assicurare sistemi di comunicazione alternativi;
• predisporre contatti di emergenza;
• verificare la disponibilità di generatori o alimentazioni di emergenza (che devono essere regolarmente controllati e manutenuti);
• proteggere i dati e garantire il back-up dei sistemi informatici;
• definire modalità sicure per l’ispezione post-evento.

Documentare

Definiti i controlli è necessario documentare in piani e procedure, che vanno verificati ed aggiornati regolarmente e le responsabilità. Tale componente documentale non è fine a sé stessa ma è un caposaldo di ogni piano per renderlo efficace e condiviso. Le procedure devono essere proporzionate al rischio. Una sede amministrativa, un cantiere, un deposito all’aperto e un impianto industriale possono richiedere controlli e forme documentali molto diversi, anche in relazione ai vari tipi di eventi estremi.

La documentazione, che deve prevedere anche il piano di esercitazione e simulazione, funge da criterio per l’esecuzione di audit mirati per verificare l’efficacia delle misure stabilite.

Formare il personale

Come sempre la formazione si rivela una misura indispensabile; la formazione non riguarda solo il personale addetto alle emergenze, ma anche tutti i lavoratori che devono sapere quando interrompere il lavoro, dove recarsi, chi avvisare, quali comportamenti assumere e quali evitare.

Pianificare ed eseguire esercitazioni e simulazioni

Non è sufficiente la sola pianificazione delle misure da mettere in atto in caso di evento; è necessario pianificare e svolgere esercitazioni e simulazioni mirate. Il risultato di tali esercitazioni serve sia per verificare l’efficacia, sia pure in condizioni che non possono essere assimilate a quelle reali, sia per correggere/integrare/aggiornare la documentazione predisposta. I piani definiti senza una verifica in campo, per quanto in condizioni simulate, risultano sterili.

Pianificare ed eseguire audit

Gli audit interni dovrebbero verificare non soltanto l’esistenza delle procedure, ma anche la loro applicazione pratica. È importante intervistare i lavoratori, esaminare i registri, controllare i risultati delle esercitazioni e verificare se le azioni correttive sono state effettivamente chiuse.

Business continuity ed eventi meteorologici estremi nei sistemi di gestione

I temi degli eventi avversi impattano su più sistemi di gestione; di seguito una lista di quelli che, in prima battuta sono da considerare maggiormente impattati:

• ISO 9001 Qualità – Possibili implicazioni di tempeste e temporali, continuità dei processi, conformità del prodotto, rispetto dei tempi di consegna e gestione dei fornitori.
• ISO 14001 Ambiente – Prevenzione di sversamenti, gestione delle acque meteoriche, protezione del suolo e controllo degli impatti ambientali durante l’emergenza;
• ISO 45001 Salute e sicurezza sul lavoro – Protezione dei lavoratori, sospensione delle attività pericolose, gestione delle emergenze e formazione comportamentale;
• ISO/IEC 27001 Sicurezza delle informazioni – Disponibilità dei sistemi, protezione dei data center, continuità delle comunicazioni e ripristino dei dati;
• ISO 50001 Energia – Gestione delle interruzioni energetiche, efficienza degli impianti e resilienza della fornitura elettrica;
• ISO 22301 Continuità operativa – Analisi d’impatto, strategie di continuità, tempi di ripristino e gestione delle crisi.

L’integrazione è particolarmente efficace quando l’organizzazione evita di creare procedure separate e costruisce invece un approccio coerente e coordinato. Un unico scenario di condizione climatica emergenziale, infatti, può coinvolgere contemporaneamente sicurezza, ambiente, qualità, energia, informatica e continuità operativa, anche se non necessariamente l’organizzazione ha implementato e certificato tutti questi sistemi di gestione.

Durante l’evento: priorità alla sicurezza delle persone

Durante il temporale la priorità è la sicurezza delle persone. Le attività all’aperto o in quota dovrebbero essere sospese quando le condizioni lo richiedono. Occorre evitare l’esposizione a strutture metalliche, alberi isolati, ponteggi, recinzioni, corsi d’acqua e aree soggette ad allagamento.

Tutti devono essere consapevoli che deve essere data priorità alla sicurezza delle persone e solo in seconda battuta ai beni materiali.

Le decisioni devono essere rapide e basate su procedure già definite e simulate. In una situazione di emergenza non è il momento di stabilire per la prima volta chi abbia l’autorità di fermare un’attività o di intervenire per aprire o chiudere una valvola.

Dopo l’evento: consuntivazione e miglioramento

Il rientro nelle aree colpite dovrebbe avvenire soltanto dopo aver verificato l’assenza di pericoli residui. Tra questi possono esserci:

• cavi elettrici danneggiati;
• strutture instabili;
• superfici scivolose;
• materiali caduti;
• acqua contaminata;
• perdite di gas o sostanze pericolose;
• danni a impianti e apparecchiature;
• ulteriori fenomeni meteorologici in arrivo.

Una check-list, ovviamente preparata in anticipo, può aiutare in questa fase, ma considerando la peculiarità di questi eventi, è necessario che tali verifiche siano condotte da personale esperto.

Indicatori e verifiche

Per rendere efficace l’approccio, l’organizzazione può definire indicatori misurabili, ad esempio:

• percentuale di lavoratori formati sulle procedure per eventi meteorologici estremi;
• tempo necessario per diffondere un’allerta;
• numero di esercitazioni annuali;
• percentuale di verifiche completate su tetti, drenaggi e strutture esterne;
• numero di interruzioni operative causate da eventi meteorologici;
• tempo medio di ripristino dei processi critici;
• numero di non conformità o quasi incidenti;
• percentuale di fornitori critici valutati sotto il profilo della resilienza climatica.

Miglioramento

Dopo ogni evento è utile svolgere un debriefing e registrare:

• cosa è accaduto;
• quali misure hanno funzionato;
• quali difficoltà sono emerse;
• quali processi sono stati interrotti;
• quali danni si sono verificati;
• quali azioni correttive devono essere attuate, comprese misure sulle infrastrutture, personale, documentazione.

Queste informazioni alimentano il miglioramento continuo del sistema di gestione.

Conclusione

L’Amendment 1:2024 non richiede di trasformare ogni sistema di gestione in un piano climatico autonomo. Chiede però alle organizzazioni di valutare in modo esplicito la rilevanza del cambiamento climatico e le aspettative delle parti interessate.

Le indicazioni della Suva sulle tempeste e sui temporali mostrano come la prevenzione inizi da comportamenti semplici come: informarsi, evitare l’esposizione, mettere in sicurezza persone e strutture e intervenire soltanto quando le condizioni lo consentono. È quindi necessario rendere queste buone pratiche parte integrante del sistema di gestione, collegandole alla valutazione dei rischi, alla pianificazione operativa, alla formazione, alla documentazione, alla simulazione nella gestione delle emergenze e al miglioramento continuo.

Nota dell’autrice – La base concettuale di questo articolo è stata fornita dalla pagina della Suva dedicata a “Tempeste e temporali | Evitare i danni”, Tempeste e temporali | Evitare i danni LINK per quanto successivamente integrata con considerazioni dell’autrice.