documenti

Conservazione digitale, questione di processi anche per il privato

Non solo le PA, ma anche le aziende private e i professionisti devono realizzare processi di digitalizzazione a norma, prima ancora di dematerializzare i propri documenti

Pubblicato il 08 Apr 2016

Nicola Savino

esperto digitalizzazione a norma dei processi aziendali

conservazione-140317163618

L’accelerazione della digitalizzazione dei procedimenti della pubblica amministrazione è un dato di fatto nelle intenzioni del legislatore. La triade delle regole tecniche sulla:

1. gestione dei flussi documentali (definite spesso in maniera limitativa regole tecniche sul protocollo informatico)

2. conservazione dei documenti informatici

3. formazione dei documenti informatici

diventano il fattore abilitante per dare piena attuazione alla completa dematerializzazione dei flussi documentali e in particolare all’articolo 40 comma 1 del codice dell’amministrazione digitale che recita:

“Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.”

L’art. 40, nella sostanza, è quello che avrebbe dovuto permettere l’abolizione della carta almeno dal punto di vista della produzione dei documenti amministrativi una volta approvate le regole tecniche.

E’ lecito chiedersi cosa sia veramente cambiato con le nuove regole tecniche in particolare per la gestione documentale e per la conservazione considerando che queste erano, tutto sommato, già normate rispettivamente dal DPCM 31 ottobre 2000 e dalla deliberazione CNIPA 11/2004.

Andiamo per ordine.

Molto si è detto sulle nuove regole tecniche del protocollo informatico entrate in vigore ad ottobre 2015 e fondamentalmente ci si è frequentemente soffermati su due aspetti:

1. la conservazione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico entro il giorno successivo a quello di riferimento

2. la figura del responsabile della gestione documentale

pur essendo giustissimo focalizzarsi su questi argomenti si potrebbe obiettare che:

A)La conservazione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico sarebbe stata comunque diretta conseguenza dell’impossibilità di produrre documenti in formato cartaceo derivanti dalle regole tecniche sulla formazione del documento informatico e dal citato art. 40 del CAD. Inoltre l’articolo 7 comma 5 del DPCM 31 ottobre 2000 che recitava:

4. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili e deve essere conservato da soggetto diverso dal responsabile del servizio appositamente nominato da ciascuna amministrazione.

Esprimeva già, in maniera perfino più restrittiva il requisito della rapida memorizzazione del registro (non oltre la giornata).

B)La figura del responsabile della gestione documentale era comunque già prevista nel DPR 445/00 e nel DPCM 31/10/2000.

Per ciò che concerne le regole tecniche sulla conservazione sicuramento sono spariti i riferimenti al termine “conservazione sostitutiva” ed alle memorie ottiche ed è stato molto più approfondito il ruolo del responsabile della conservazione.

L’aspetto che interessa puntualizzare, in questa sede, è come, con buona pace delle regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici, le regole tecniche sulla gestione documentale e sulla conservazione si focalizzino anzitutto sulla neutralità tecnologica e sulla gestione per processi.

Il processo è un concetto fondamentale per le realtà aziendali private ed esso si potrebbe definire, senza scomodare i testi ed i luminari della gestione aziendale, come una sequenza di azioni e punti di decisione mirati al conseguimento di determinati obiettivi. Caratteristiche salienti di un processo sono:

1. La descrizione del processo (process description) con l’attribuzione delle responsabilità a livello globale ad un responsabile di processo (process owner) che sottindende un organigramma di uffici e/o soggetti responsabili delle singole azioni e decisioni

2. La ripetibilità: a parità di input e di condizioni si deve riprodurre lo stesso output con la stessa sequenza di azioni

3. La scomponibilità in sottoprocessi in caso di processi non atomici

In questa ottica la gestione documentale e la conservazione possono essere visti come due processi

A. Descritti nei loro rispettivi manuali previsti dalla normativa

B. Aventi i propri responsabili identificati nei responsabili della gestione documentale e della conservazione con gli organigrammi da questi coordinati per la gestione dei flussi documentali (es. Ufficio protocollo, uffici responsabili dei procedimenti, ufficio archivio, responsabili dei backup, del disaster recovery ecc.)

C. Ripetibili e scomponibili in sottoprocessi (preparazione pacchetto di versamento, preparazione rapporto di versamento, controllo periodico dell’integrità dei documenti ecc.)

I due processi possono a loro volta essere visti come sottoprocessi di un processo di gestione informatizzata dei procedimenti.

Nella dimensione temporale i due processi possono essere visti come consecutivi in quanto la fine del procedimento amministrativo coincide con la fase di archiviazione di deposito dei documenti ed il conseguente passaggio di responsabilità della documentazione dal responsabile della gestione documentale al responsabile della conservazione. Questo passaggio di consegne che rappresenta anche il punto di transito da un processo all’altro può essere esemplificato nella figura seguente:

Da quanto emerso è evidente come le regole tecniche sulla gestione documentale e sulla conservazione siano due processi strettamente correlati ed interdipendenti fin dalla loro formulazione normativa e probabilmente già concepiti in questo modo dal legislatore. A titolo di puro esempio basti riflettere su come il sistema di gestione documentale sia, di fatto, anche un sistema di conservazione fino alla fine dei procedimenti amministrativi dopodichè, dopo il versamento in conservazione, i documenti in teoria dovrebbero essere rimossi da esso per il principio di non eccedenza nel trattamento dei dati con l’eventuale permanenza del rapporto di versamento che garantisce il responsabile della gestione documentale dell’avvenuto passaggio di responsabilità.

Il problema è che le regole tecniche sulla conservazione sono obbligatorie non solo per la pubblica amministrazione, ma anche per i privati nel caso di documenti fiscali a norma del DMEF 17 giugno 2014.

In pratica di due processi interdipendenti se ne è, probabilmente, tirato dentro solo uno nel mondo del privato, per cui è lecito porsi domande su come conservare il rapporto di versamento come già evidenziato da questo articolo o su come conservare i documenti fiscali prima di averli versati al conservatore in outsourcing considerando i termini di legge entro i quali il versamento deve avvenire.

Su questo ricordiamo che l’articolo 2 comma 1 del DMEF 17 giugno 2014 recita:

1. Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione,

la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione,
l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei
documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche
adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005,
n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della
Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione
elettronica.

A questo punto, poichè si parla non solo di conservazione, ma anche di gestione del documento informatico che deve essere fatta a norma delle regole tecniche derivanti dal CAD è forse lecito pensare che implicitamente e nella dovuta maniera le regole tecniche sulle gestione documentale sono estese anche ai privati almeno per i documenti fiscali?

In tutto questo si aggiunge anche la fatturazione elettronica B2B che si presuppone ricalcherà la stessa normativa di quella verso le PA.

In parole povere se si inquadrano le regole tecniche in una visione per processi appare evidente lo loro forte interrelazione e la necessità di un ripensamento dell’ambito di applicabilità delle stesse.

Valuta questo articolo

La tua opinione è importante per noi!

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
Salute digitale
Formazione
Analisi
Sostenibilità
PA
Sostemibilità
Sicurezza
Digital Economy
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articolo 1 di 3